Under utvikling

Kontrolltårn for operasjonsplanlegging

Sist oppdatert
Hvert år avlyses over 3000 planlagte operasjoner ved Oslo universitetssykehus. Derfor har KPMG og Oslo Universitetssykehus utviklet et verktøy som forenkler planleggingen av operasjoner, gir bedre rom- og ressursutnyttelse og styrker pasientsikkerheten.

Behovet: bedre planlegging av operasjoner på sykehus

Oslo Universitetssykehus (OUS) er landets største kirurgiske sykehus, og gjennomfører 54 000 operasjoner hvert år. Det vil si over 1000 operasjoner i uken som må planlegges etter romkapasitet, tilgjengelig utstyr, bemanning og pasienten. Pasientkoordinatorene ved OUS planla og styrte operasjoner manuelt via flere systemer som ikke kommuniserte med hverandre. Det var arbeids- og tidskrevende, og krevde mye sjonglering når det oppstod nødoperasjoner og endringer i bemanningen.

Med mål om å oppnå bedre pasientsikkerhet og ressurseffektivisering ved sykehuset og, inngikk OUS et innovasjonspartnerskap med KPMG i 2022. Med i konsortiet var også ServiceNow, Neo Consulting og designbyrået Comte Bureau. Prosjektet fikk 15 millioner kroner støtte fra Innovasjon Norge.

Løsning: planleggingsverktøy med automatiske forslag

Når pasientkoordinatorene på OUS skal planlegge en operasjon, må de gå inn i fire ulike systemer: Outlook, systemet for operasjonsstuene, pasientjournalen og et medisinsk system som logger allergener. I tillegg bruker de gjerne et Excel-skjema for å holde oversikt.

– Det tar nesten en time å booke én pasient. Alt er manuelt planlagt, alt er planlagt i siloer og de har veldig lite verktøystøtte for å utføre oppgavene, forteller partner i KPMG Tormod Lysne Voje. Han leder KPMGs arbeid med digital innovasjon i helsevesenet.

Løsningen har fått navnet Kontrolltårn etter inspirasjon fra luftfarten. Den gir en helhetsoversik over all operasjonsvirksomhet, oppdaterer seg automatisk og varsler ansatte dersom det er risiko for kansellering.

Planleggingverktøyet bruker algoritmer og maskinlæring til å gi automatiske forslag på hvor i planen innkommende operasjoner kan plasseres. Den henter ut informasjon fra systemene som logger bemanning, dekning på operasjonsstuene, utstyr og pasientdata. Basert på denne informasjonen lages en optimal plan som inneholder hvem som skal opereres, når, hvor og av hvem.

For pasientkoordinatorene betyr det at de slipper å sjekke mange ulike systemer og vurdere alle risikofaktorer før de booker en operasjon. I stedet får de opp forslag som de kan ta stilling til og godkjenne.

Dermed blir det enklere for ansatte å planlegge arbeidsdagen sin, noe som bidrar til bedre ressursutnyttelse og kvalitet på tjenestene.

Gevinster

  • Ansatte sparer tid på å lage operasjonsplanen, som frigjør tid til å sørge for at planen blir realistisk.
  • Skaper en forutsigbar arbeidssituasjon for ansatte.
  • Styrker pasientsikkerhet gjennom redusert risiko for utsettelse av operasjon.
  • Effektivisert pasientbehandling.
  • Økt utnyttelse av operasjonssalene som gir en produktivitetsøkning på 7%* og kostnadsbesparelser.

*Resultat fra to måneder med testing på OUS.

Styrker pasientsikkerheten

Et viktig mål for OUS har vært å redusere antallet operasjoner som må avlyses på kort varsel, fordi det det gir bedre pasientflyt og sikkerhet for pasientene.

Men stadig innkommende akutte pasienter gjør at planlagte operasjoner må flyttes eller avlyses for å frigjøre plass til en nødoperasjon. For å redusere flokene dette skaper, justeres planen automatisk i sanntid. Slik holder ansatte en kontinuerlig oversikt, og man kan gjøre bedre prioriteringer.

– Det gir en betydelig tidsbesparelse for pasientkoordinatorene, som gjør at de kan bruke tiden sin til å mitigere risiko i planen. Da kan de bedre sikre at legen har all informasjonen han trenger om pasienten, fremhever Voje.

- Bedre planlegging vil optimalisere utnyttelsen av operasjonsstuene, bedre arbeidsforhold for ansatte og øke pasientsikkerheten.

- Tormod Lysne Voje

For å sikre at verktøyet fungerer etter sykehusansattes premisser, har flere miljøer i OUS vært involvert i utformingen og implementeringen av Kontrolltårn. Blant annet har kirurger, pasientkoordinatorer og driftere fra OUS vært aktivt deltagende under utviklingen av verktøyet.

Maskiner bruker brøkdelen av et sekund

Det unike i løsningen, ifølge Voje, er at planleggingsverktøyet ikke lager et køsystem, men en kontinuerlig plan som kan endres hele veien. Slik kan operasjoner og kapasiteten planlegges langt frem i tid.

– Pasientkoordinatoren kan i grunnen gjøre dette selv, men problemet er at de ikke har tid til å lage en plan som strekker seg lengere enn én uke frem i tid. Maskinlæring kan gjøre dette på brøkdelen av et sekund – de kan se flere sammenhenger enn mennesker kan, og ut ifra det legge en optimal plan, hevder Voje.

I løpet av prosjektet har KPMG også laget en digital tvilling av sykehuset – en digital kopi som de bruker til å teste ut ulike scenarier. For eksempel kan man teste hvilke gevinster en ekstra operasjonsstue ville gitt, eller hvilke kapasitetsutfordringer nedleggelsen av en fløy ville medført. Hensikten er å gi sykehusledelsen data som kan brukes i strategiske og økonomiske beslutninger.

– Nå har OUS et veldig operasjonelt verktøy som gir de muligheten til å styre virksomheten på en annen måte. Eksempelvis koster en operasjonsstue 20 000 kroner i timen, så det å forbedre utnyttelsen av stuene gir også økonomiske besparelser, mener Voje.

Veien videre

Prosjektleder ved OUS Odd Arild Lehne forteller at de har godkjent løsningen og er i forhandlinger med KPMG om kjøp.

– Løsningen er utviklet i en kontinuerlig prosess med klinikerne, og de har også vært involvert i verifiseringsprosessen. Vi kjørte en runde i september hvor vi brukte verktøyet i en skyggedrift. Resultatene av det var veldig positive, sier Lehne.

Lehne påpeker at de har ønsket å lage en løsning som er skalerbar til andre sykehus, både i Norge og internasjonalt. Tanken bak dette er at det blir dyrt for OUS hvis de er de eneste som betaler for drift og videreutvikling av systemet. Derfor er det både i KPMG og OUS sin interesse at løsningen blir skalert til flere sykehus.

Leverandørene

KPMG har hatt prosjektlederansvar og ledet utviklingen. Deres kompetanse innen endringsprosesser og digitalisering i helsesektoren har banet vei for utvikling og forankring av det nye systemet.

ServiceNow har levert teknologiplattformen ServiceNow som har gjort det mulig å digitalisere på tvers av eksisterende systemer, og gjort det enkelt å rulle ut nye versjoner på kort tid. Kåret til verdens mest innovative selskap av finansmagasinet Forbes.

Neo Consulting er et rådgivende konsulentbyrå som har bidratt med innsikt i hverdagen på norske sykehus.

Comte Bureau har bidratt med tjenestedesign gjennom involvering av helsepersonell på sykehuset.

Leverandør

KPM

Sørkedalsveien 6, 0369 Oslo

https://kpmg.com/no/nb/home.html

Kontaktperson:

Tormod Lysne Voje

Partner

tormod.lysne.voje@kpmg.no+47 406 37 814

Neo Consulting

Lønningsvegen 47, 5258 Blomsterdalen

https://www.neoconsulting.no/

Comte Bureau

Pilestredet Park 31, 0176 Oslo

https://www.comte.no/

Løser dette ditt behov?

Gjenta en innovativ anskaffelse!

1. Gjenbruk og oppdater behovsbeskrivelsen
2. Gå i dialog med markedet
3. Gjennomfør anskaffelse

Kontakt oss i LUP om du ønsker bistand.

Ida Laustsen

Fagleder skalering

idaskaaret.laustsen@lup.no