Det er mange gode grunner til å snakke med markedet og potensielle leverandører i forkant av en anskaffelse. På et overordnet nivå handler det om å øke bestillerkompetansen hos den offentlige virksomheten for å lage et så godt konkurransegrunnlag som mulig, sørge for at potensielle leverandører forstår behovet og med det kan optimalisere sine foreslåtte løsninger, og for å stimulere til utvikling av nye og/eller bedre løsninger (markedsdynamikk).

Mer konkret ønsker vi å få i gang en dialog med potensielle leverandører fordi:

• Vi er usikre på hva vi skal etterspørre.
• Vi ikke vet hva markedet kan tilby og vi har lite kjennskap til markedet og bransjen.
• Vi tror det har skjedd mye utvikling på området og vi trenger å oppdatere oss.
• Vi trenger å utfordre markedet på ulike funksjoner ved produktet eller leveransen.
• Vi har behov for at markedet skal foreslå best mulige løsninger på behovet vi har, og vi ønsker å få mer innsikt i løsninger vi kanskje ikke kjenner til.
• Vi trenger å utfordre markedet på nye eller bedre løsninger og vi ønsker å bruke innkjøpsmakten og være en aktør som stimulerer og legger til rette for utvikling av nye løsninger.
• Vi er usikre på hva vi bør sette som kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier (og hvor mye de skal vektes) sett i forhold til hva vi etterspør, og vi ønsker å spørre markedet om tilbakemeldinger på dette.
• Vi lurer på hvilken konkurranseform og prosedyre vi bør bruke og ønsker å øke egen bestillerkompetanse slik at vi minsker risikoen for å velge feil leverandør og løsning.
• Vi vil ha bedre kontrakter enn de vi har hatt tidligere og ønsker å diskutere endringer eller nye med markedet før vi legger ut konkurransen.

Anskaffelsesregelverket oppfordrer offentlige innkjøpere til å ha dialog med potensielle tilbydere. Det eneste du må passe på at at du likebehandler leverandørene ved at du gir samme informasjon til alle du snakker med, at du ikke deler det som kan oppfattes som forretningshemmeligheter og at du utligner eventuelle konkurransefortrinn.

Dialognotatet

Et dialognotat kan ha ulik form, men det har til hensikt å informere kort om hva dialogen handler om og hvorfor dere inviterer til dialog. Mye av det som gjøres i planleggingen av dialogen blir beskrevet i dialognotatet. Dialognotatet må du ha klart før du offentliggjør en dialogaktivitet på Doffin som en veiledende kunngjøring.

Se eksempel på dialognotat under verktøy og eksempler under.

Identifisere, motivere og rekruttere leverandører og fagmiljøer til dialog

I tillegg til utlysningen på Doffin må du jobbe aktivt med å identifisere, motivere og rekruttere potensielle leverandører til å delta på dialogaktiviteten og den påfølgende konkurransen. Da kan du benytte sosiale medier, redaksjonell omtale i bransjemedier og kontakt med aktuelle bransjeorganisasjoner og fagklynger. Noe lager også korte filmer som forklarer behovet og inviterer til samarbeid.

Tenk over og inviter inn andre miljø og bransjer som tradisjonelt ikke har vært leverandørmarkedet til slike anskaffelser. De kan ha andre og nye løsninger og annen kunnskap som kommer dette behovet til gode. Bruk gjerne den tidlige markedsundersøkelsen til å kartlegge andre bransjer og bedrifter som kan være aktuelle. Tenk «utenfor boksen» når dere mobiliserer og sett av nok tid og ressurser til dette arbeidet.

Les, last ned og bruk eget verktøy for markedsdialog 

Det må oppleves som trygt for leverandørene å gi innspill, ideer, løsningsforslag og tilbakemeldinger.  Dialogen bør gjennomføres mest mulig systematisk av hensynet til likebehandling. Det som ytres av leverandører i plenum er ikke konfidensiell informasjon, men innspill og forslag til løsninger som enkelt-leverandører (eller grupperinger av leverandører) kommer med til dere som oppdragsgiver(e) skriftlig eller «under fire øyne» skal ikke videreformidles til andre. Dette gjelder f. eks informasjon fra én-til-én møter eller RFI.

Informasjon dere gir skal være tilgjengelig for alle (også de som ikke deltar på dialogaktiviteter), være lik og komme ut til alle samtidig. Lag gjerne referat etter dialogaktiviteten eller ta et opptak av fellesdelen fra digitale nettmøter.

Etter dialogaktivitetene

Etter endt dialogaktivitet er det viktig å spørre seg: har vi fått den informasjonen vi søkte, eller trenger vi mer informasjon og dialog? Og hvordan tar vi det vi har lært fra dialogen videre? Husk å informer markedet i etterkant om hva dere skal foreta dere og hva som skal skje når, også til leverandører som ikke har vært aktiv i dialogaktivitetene.

Noen av spørsmålene dere skal være bedre rustet til å besvare etter markedsdialogen er:

• Hva skal vi etterspørre i konkurransegrunnlaget?
• Har vi fått bedre forståelse for behovet? Kan vi videreforedle funksjons- og ytelsesbeskrivelser for løsningen?
• Hvilken konkurranseform, prosedyre og hvilke kontrakter og kontraktsstrategier skal vi velge ?
• Hvilke kvalifikasjonskrav er hensiktsmessig?
• Hvilke tildelingskriterier bør vi velge, og hvordan bør de vektes? Hvordan lager vi tildelingskriterier som legger mest vekt på de viktigste funksjonene og ytelsene? Er de mulig for leverandørene å dokumentere disse?
• Skal vi etterspørre anskaffelsesklare løsninger, eller skal vi etterspørre nye løsninger?

Les mer om veien videre under steg – 6, veivalg.

På anskaffelser.no finner du veiledning, tips og verktøy for å planlegge og gjennomføre ulike former for markedsdialog.