Kartlegge
- behov og brukere

«Spør dem som har skoene på», heter det i ordtaket. Det gjelder også for offentlige anskaffelser. I praksis betyr det at man snakker med brukerne av et produkt eller en tjeneste før anskaffelsen. Både behov og tilgjengelige løsninger endrer seg over tid, og derfor er det viktig å kartlegge situasjonen; – ikke for å spørre hva brukerne vil ha, men for å undersøke hva de trenger.

Les mer...

Pil

For å sikre god kartlegging av behovet er det viktig å gå dypere i dialog med behovseierne. I tillegg bør det settes rammer for tid- og ressursbruk til dette.  For å legge til rette for nytekning/ innovasjon er det viktig å forstå behovet som skal besvares. Det betyr at både brukernes, fagpersoners og andre interessenters utfordringer må avdekkes for å sikre at man adresserer de reelle behovene.

Men, hva er et behov?

Spørsmålet kan lettest besvares gjennom et eksempel. En stige er en løsning på et behov, mens behovet er den oppgaven stigen skal løse for deg. Det kan formuleres som et behov for tilgang til steder man ikke når. Det handler om å gå fra å beskrive hva løsningen skal være, til å beskrive behovet som skal dekkes. For eksempel: fra å be om en vekter (sikkerhetsvakt) til å be om løsninger for sikring (beskyttelse). Løsningen kan være flere ting i tillegg til en vekter, som for eksempel et høyt gjerde eller videoovervåkning.

For å avdekke behovet må du snakke med brukerne!

En bruker er alle som på en eller annen måte er involvert eller bruker av et produkt/tjeneste. Brukere er noe mer enn kunder eller det vi kaller sluttbruker. Det er alle de som på en eller annen måte påvirker produksjonen, administrasjonen eller leveransen av en tjeneste. La oss ta buss som eksempel: Brukerne for tjenesten busstransport er både passasjer, bussjåfør, vedlikeholdsteknikere og trafikksentral. Alle disse påvirker tjenesteproduksjonen og tjenesteopplevelsen. Tenk deg bare hva som ville skje dersom passasjerer ikke gjorde sin del av produksjonen; kjøpe billett, holde seg orientert om stoppene, holde seg fast hvis man har ståplass og gi signal når man skal av.

Det er viktig å merke seg at krav om brukerinvolvering kommer i økende grad til uttrykk i lovverket, fra politisk hold, og gjennom virksomhetenes verdier og visjoner. Avhengig av kompleksitet og størrelse på prosjektet kan du vurdere å leie hjelp til behovskartlegging dersom virksomheten ikke har kapasitet eller kunnskapen. Som for eksempel trente feltarbeidere som sosialantropologer eller tjenestedesignere til dette arbeidet. Det finnes støtteordninger man kan søke på dersom man ikke har midler til å finansiere det selv.

Behovsbeskrivelsen

I en innovativ anskaffelse beskrives behovet i en behovsbeskrivelse. I beskrivelsen presenteres behovet som skal dekkes gjennom ytelser, og hvordan behovet skal dekkes, gjennom funksjoner. Etter at konkurransen er lyst ut skal leverandørene gi tilbud på løsninger som oppfyller disse ytelsene og funksjonene på best mulig måte. Disse funksjonelle kravene sier noe om hvilke effekt man ønsker anskaffelsen skal gi.

Som beskrevet ovenfor er en stige en løsning på et behov, mens behovet er den oppgaven stigen skal løse for deg. I dette tilfellet kan det funksjonelle kravet være at løsningen må være mobil, og gi en rekkevidde på fire meter.

Funksjonelle krav for sikring kan være 24/7 sikring, dokumenterbar, reaksjonstid.

Nedenfor finner du eksempel på behovsbeskrivelser.

I tillegg til behovsbeskrivelsen kan behovet med fordel formuleres og formidles i form av en film eller animasjon. Den brukes ikke i konkurransegrunnlaget, men som et virkemiddel for å nå ut med behovet til potensielle leverandører og fagmiljøer.

 

Sjekkliste

Pil

Er behovet utforsket godt nok?

Nedenfor finner du en sjekkliste for behovskartlegging. Gå igjennom spørsmålene og vurder om det må legges ned mer arbeid i behovskartleggingen, eller om det kan planlegges for neste steg, markedsdialog.

  • Er det gjennomført konkrete aktiviteter for å få en bedre forståelse for behovet?
  • Er brukerne av løsningen definert, og har vi en forståelse for hver brukers behov?
  • Foreligger det en beskrivelse av behovet?
  • Er løsningens interessenter kartlagt?
  • Er det foretatt en markedsundersøkelse knyttet til mulige løsninger?
  • Er det undersøkt om det er andre offentlige virksomheter som nettopp har anskaffet, eller er i anskaffelsesprosess av løsninger på samme behov?

Verktøy og eksempler

Pil

Eksempel på behovsbeskrivelse

Nedenfor kan du laste ned behovsbeskrivelsen fra anskaffelsen:

  • nye løsninger for automatisk arkivering av e-post for Arkivverket.
  • å finne frem i sykehusets bygg for Sunnaas sykehus HF.

Les mer om anskaffelsene på anskaffelser.no

 

Alternativ handleliste

Dette verktøyet vil hjelpe deg med å forstå hvordan du skal formulere behov og at et behov kan ha flere løsninger.

Ta meg videre til mer veiledning på anskaffelser.no

Pil

På anskaffelser.no kan du leser mer om hvordan du gjennomfører behovskartlegging og hvor du eventuelt kan søke om finansiell støtte til gjennomføringen.

Slik gjør du en grundig behovsvurdering