Avklare
— hva vi egentlig trenger.
De fleste anskaffelsene handler om å kjøpe mer av det man allerede har. Det er helt greit så lenge produktet eller tjenesten man har fungerer. Noen ganger dukker det imidlertid opp nye behov, endrede krav eller en erkjennelse om at den eksisterende løsningen ikke lenger holder mål.
Da bør man vurdere en innovativ anskaffelse, og det første man da gjør er å stille seg et spørsmål om hva det er vi egentlig trenger?
Les mer...
Offentlige tjenester er i dag som oftes en kombinasjon av noe kommunen, fylket eller den statlige virksomheten produserer selv og innkjøp fra det private. En kommunal barnehage produserer og leverer selv omsorg og det pedagogiske opplegget med egne ansatte, mens det meste av lekeapparater, materiell, mat og renhold er innkjøp.
Fordi det er en kombinasjon man må se både på det offentlige, og det innkjøpte bidraget i tjenesten når man søker etter forbedringer. Dårlig renhold kan skyldes valg av leverandør, men det kan også tenkes at renholdet kan forbedres gjennom endrede rutiner for ankomst, toalettbesøk og bespisning. For å få maksimalt utbytte av en innovativ anskaffelse må man derfor være villig til også å vurdere endringer i egne tjenester når man tar i bruk nye løsninger.
I noen tilfeller vil endringer i den offentlige virksomhetens egne rutiner være det som trengs, men dersom konkusjonen er at det må kjøpes inn en bedre løsning åpner det for en innovativ anskaffelse.
Les, last ned og bruk eget verktøy for oppstart av en innovativ anskaffelse
I sjekklisten nedenfor har vi listet opp noen av de spørmålene virksomheten bør stille seg for å avgjøre om en innovativ anskaffelse er riktig vei å gå.
Sjekkliste
Ta stilling til følgende
Dersom du kan svare bekreftende på flere av påstandene under peker det mot en innovativ anskaffelse.
- Nye eller endrede brukerbehov gjør at vi bør se oss om etter en ny eller bedre løsning
- Nye eller endrede løsninger i markedet gjør at vi bør vurdere disse opp mot våre behov
- Det vi tenker å kjøpe er vesentlig for brukeropplevelsen av produktet eller tjenesten. (Et litt bedre toalettpapirurdere disse opp mot våre behov
- Behovet for en ny og bedre løsning er godt forankret i virksomheten (Hos behovseier, tilhørende fagavdeling og ledelsen dersom det gjelder en betydelig anskaffelse)
- Virksomheten har innkjøpere med kompetanse om innovative anskaffelser eller vilje til å sette seg inn i hva det innebærer. Her er det også hjelp å få i virkemiddelapparatet.
- Virksomheten kan formulere tydelige mål for anskaffelsen. Effektivisering, klima- og miljøgevinst, kostnadsbesparelser, kvalitetsforbedringer osv.
Verktøy og eksempler
Verktøy for en god start på en innovativ anskaffelse
Verktøy for oppstart av innovative anskaffelser finnes i en analog og digital versjon. Den analoge versjonen brukes printes ut og brukes i fysiske møter, mens den digitale versjonen kjøres i MIRO og fungerer både i digitale og fysiske møter. Man trenger ikke betalt tilgang til MIRO for å duplisere arkene og bruke dem i en gruppeprosess.
"5 x hvorfor"
En enkel undersøkelse man kan gjøre selv er å stille fem spørsmål til problemet. Hensikten er å komme nærmere det som er kjernen til problemet. Ta utgangspunkt i den problembeskrivelsen du har, og still spørsmålet «Hvorfor» 5 ganger. Last ned eksempelet fra en kommune som sliter med dårlig inneklima i klasserommene.
Flere veier til Rome
Dette er et verktøy du kan bruke på egenhånd eller i en gruppe for å få opp alternative retninger for en løsning. I den venstre rekken kan du liste opp hva virksomheten selv kan gjøre med egne prosesser og rutiner for å forbedre tjenesteopplevelsen. I den høyre kan du liste opp alternative retninger for innkjøpte produkter og tjenester.
Ta meg videre til mer veiledning på anskaffelser.no
På anskaffelser.no finner du det du trenger av maler og veiledning for hele anskaffelsprosessen.
Her finner du de lenkene som knytter seg til steg nr 1. Avklare