Operasjonsplanlegging for sykehus

Oslo Universitetssykehus (OUS) er landets største kirurgiske sykehus, og gjennomfører 54 000 operasjoner hvert år. Det vil si over 1000 operasjoner i uken som må planlegges etter romkapasitet, tilgjengelig utstyr, bemanning og pasienten. Pasientkoordinatorene ved OUS planla og styrte operasjoner manuelt via flere systemer som ikke kommuniserte med hverandre. Det var arbeids- og tidskrevende, og krevde mye sjonglering når det oppstod nødoperasjoner og endringer i bemanningen.

Med mål om å oppnå bedre pasientsikkerhet og ressurseffektivisering ved sykehuset og, inngikk OUS et innovasjonspartnerskap med KPMG i 2022. Med i konsortiet var også ServiceNow, Neo Consulting og designbyrået Comte Bureau. Prosjektet fikk 15 millioner kroner støtte fra Innovasjon Norge.

Når pasientkoordinatorene på OUS skal planlegge en operasjon, må de gå inn i fire ulike systemer: Outlook, systemet for operasjonsstuene, pasientjournalen og et medisinsk system som logger allergener. I tillegg bruker de gjerne et Excel-skjema for å holde oversikt.

– Det tar nesten en time å booke én pasient. Alt er manuelt planlagt, alt er planlagt i siloer og de har veldig lite verktøystøtte for å utføre oppgavene, forteller partner i KPMG Tormod Lysne Voje. Han leder KPMGs arbeid med digital innovasjon i helsevesenet.

Løsningen har fått navnet Kontrolltårn etter inspirasjon fra luftfarten. Den gir en helhetsoversik over all operasjonsvirksomhet, oppdaterer seg automatisk og varsler ansatte dersom det er risiko for kansellering.

Planleggingverktøyet bruker algoritmer og maskinlæring til å gi automatiske forslag på hvor i planen innkommende operasjoner kan plasseres. Den henter ut informasjon fra systemene som logger bemanning, dekning på operasjonsstuene, utstyr og pasientdata. Basert på denne informasjonen lages en optimal plan som inneholder hvem som skal opereres, når, hvor og av hvem.

For pasientkoordinatorene betyr det at de slipper å sjekke mange ulike systemer og vurdere alle risikofaktorer før de booker en operasjon. I stedet får de opp forslag som de kan ta stilling til og godkjenne.

Dermed blir det enklere for ansatte å planlegge arbeidsdagen sin, noe som bidrar til bedre ressursutnyttelse og kvalitet på tjenestene.

Et viktig mål for OUS har vært å redusere antallet operasjoner som må avlyses på kort varsel, fordi det det gir bedre pasientflyt og sikkerhet for pasientene.

Men stadig innkommende akutte pasienter gjør at planlagte operasjoner må flyttes eller avlyses for å frigjøre plass til en nødoperasjon. For å redusere flokene dette skaper, justeres planen automatisk i sanntid. Slik holder ansatte en kontinuerlig oversikt, og man kan gjøre bedre prioriteringer.

– Det gir en betydelig tidsbesparelse for pasientkoordinatorene, som gjør at de kan bruke tiden sin til å mitigere risiko i planen. Da kan de bedre sikre at legen har all informasjonen han trenger om pasienten, fremhever Voje.

For å sikre at verktøyet fungerer etter sykehusansattes premisser, har flere miljøer i OUS vært involvert i utformingen og implementeringen av Kontrolltårn. Blant annet har kirurger, pasientkoordinatorer og driftere fra OUS vært aktivt deltagende under utviklingen av verktøyet.

Det unike i løsningen, ifølge Voje, er at planleggingsverktøyet ikke lager et køsystem, men en kontinuerlig plan som kan endres hele veien. Slik kan operasjoner og kapasiteten planlegges langt frem i tid.

– Pasientkoordinatoren kan i grunnen gjøre dette selv, men problemet er at de ikke har tid til å lage en plan som strekker seg lengere enn én uke frem i tid. Maskinlæring kan gjøre dette på brøkdelen av et sekund – de kan se flere sammenhenger enn mennesker kan, og ut ifra det legge en optimal plan, hevder Voje.

I løpet av prosjektet har KPMG også laget en digital tvilling av sykehuset – en digital kopi som de bruker til å teste ut ulike scenarier. For eksempel kan man teste hvilke gevinster en ekstra operasjonsstue ville gitt, eller hvilke kapasitetsutfordringer nedleggelsen av en fløy ville medført. Hensikten er å gi sykehusledelsen data som kan brukes i strategiske og økonomiske beslutninger.

– Nå har OUS et veldig operasjonelt verktøy som gir de muligheten til å styre virksomheten på en annen måte. Eksempelvis koster en operasjonsstue 20 000 kroner i timen, så det å forbedre utnyttelsen av stuene gir også økonomiske besparelser, mener Voje.

Prosjektleder ved OUS Odd Arild Lehne forteller at de har godkjent løsningen og er i forhandlinger med KPMG om kjøp.

– Løsningen er utviklet i en kontinuerlig prosess med klinikerne, og de har også vært involvert i verifiseringsprosessen. Vi kjørte en runde i september hvor vi brukte verktøyet i en skyggedrift. Resultatene av det var veldig positive, sier Lehne.

Lehne påpeker at de har ønsket å lage en løsning som er skalerbar til andre sykehus, både i Norge og internasjonalt. Tanken bak dette er at det blir dyrt for OUS hvis de er de eneste som betaler for drift og videreutvikling av systemet. Derfor er det både i KPMG og OUS sin interesse at løsningen blir skalert til flere sykehus.