Digitalt administrasjonssystem for utdanning og oppvekst
Den 1. Januar 2020 slås Skedsmo, Sørum og Fet sammen til ny kommune, Lillestrøm Kommune, en kommune med over 80.000 innbyggere. En kommunereform medfører endringer i organisasjon, administrasjon og har digitale konsekvenser. Det er opprettet en rekke prosjekter i
kommunesammenslåingsprosessen, både på politisk og administrativt nivå. Et av dem er "Digitalisering, IKT og arkiv", hvor prosjektet "Helhetlige digitale løsninger i utdanning og oppvekst" hører under.
Om anskaffelsen
I utdanning og oppvekst i dag er det mange fagsystemer, digitale verktøy, digitale læremidler, samt elektroniske og papirbaserte skjema med ulike formål og oppgaver. Utfordringene her er at det er få data om elever, barn og personal som deles mellom løsningene. Det er mange manuelle arbeidsprosesser for overføring av informasjon fra et sted til et annet. Tilgangen til informasjonen fra ulike systemer for brukergruppene styres blant annet av personvernlovgivningen, opplæringsloven. Det er et uutnyttet potensial i å dele relevant informasjon som kan og bør deles, men som ikke deles i dag blant annet fordi dagens fagsystemer er lukket. Det er utfordringer knyttet til kompleksiteten i systemene, innsyn og funksjonalitet i løsningene, samt vanskelig for den enkelte bruker å holde oversikten over totalen av det som er tilgjengelig.
Prosjektet har som mål å anskaffe nye digitale løsninger som svarer på dagens behov fra brukerne, og som er fleksible nok til å løse behov i fremtiden, av både teknisk og innholdsmessig art. Det forutsettes at løsningene er brukervennlige for sluttbrukere på alle nivåer og fleksible for fremtidige endringer. Løsningene skal være fremtidsrettede, og i dette ligger behovet for åpenhet i fagsystemene (API´er). Det er fritt opp til mulige samarbeidspartnere og leverandører å informere om og beskrive muligheter som kan være interessante, utover det som er skissert. Se veiledende kunngjøring på DOFFIN her Se anskaffelsen for konkurransen på DOFFIN her
Se denne videosnutten for å høre Monika Vik sine erfaringer!
Prosess
Behovskartlegging
Det ble opprettet en prosjektgruppe hvor Monika Vik og Britt Folvell ledet anskaffelsen. De gjorde en intern kartlegging av hva Skedsmo, Fet og Sørum hadde behov for. Spørsmålene de stilte seg var blant annet: hva er utfordringene? Hvem er brukerne våre? Hvilke behov har alle brukerne?
Behovsbeskrivelsen finner du blant dokumentene til venstre på denne nettsiden.
Dialogfase
Dialogkonferanse ble gjennomført 16. mars 2018. Videre fikk nye Lillestrøm kommune tilsendt skriftlige innspill, og gjennomførte en-til-en-møter. Disse kom det mye godt ut av, og innsikten ble tatt med videre inn i konkurransegrunnlaget når konkurransen skulle lyses ut.
Konkurranse med forhandling
Det ble valgt konkurranse med forhandling som anskaffelsesprosedyre. I konkurransegrunnlaget er det ingen absolutte "skal"-krav og heller ikke opsjoner, men de er delt inn i grupper på det som er behovet til den nye kommunen. Leverandørene kan svare og levere tilbud på alle behovene, eller på en/to/flere behov. Slik åpner Lillestrøm kommune for at mindre leverandører også kan være med i konkurransen. Tildelingskriteriene åpner for innovative løsninger: pris og kostnad er vektet 20%, service er vektet 10%, funksjonalitet og brukervennlighet er vektet 50% og implementering av løsningen er vektet 20%.
Det er adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Oppdragsgiver har vurdert å dele opp oppdraget iht FOA §19-4, og har valgt følgende inndeling: Gr 1: Oppvekstadministrasjon (skole, barnehage og SFO) Gr 2: Vikarhåndtering Gr 3: Timeplan Gr 4: Kommunikasjon Gr 5: Pedagogisk funksjonalitet Konkurransen gjennomføres som TED – Konkurranse med forhandling etter forskriftens Del I og III. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere forespørsel om å delta i konkurransen. Oppdragsgiver ser for seg å invitere minimum tre leverandører til å gi tilbud, forutsatt at et tilstrekkelig antall leverandører blir kvalifisert. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å redusere antall leverandører som blir invitert til å gi tilbud. Det vil kunne skje en første reduksjon av antall tilbud før forhandlingene på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. Det vil kunne forhandles om alle sider ved tilbudet og det vil bli ført referat fra forhandlingene. Oppdragsgiver har satt av tid til forhandlinger 17, 18 og 19 september 2018.
Dette konkurransegrunnlaget er et godt eksempel på en innovativ anskaffelse som gir rom for kvalitet og innovasjon, som skrevet om i denne kommentaren på næringspolitikk.no av regiondirektør i NHO Viken Oslo, Nina Solli og prosjektleder i Nasjonalt program for leverandørutvikling Ida Laustsen.
Valg av leverandør og kontraktsinngåelse
I oktober 2018 valgte man løsning og inngikk kontrakt. Valg av løsning falt på Vigilo for oppvekstadministrasjon, vikarhåndtering, timeplan og kommunikasjon. Vigilo sin løsning fremstår med et intuitivt og friskt brukergrensesnitt. Lillestrøm kommune har store forventninger til at dette skal bidra til både begeistring og effektive arbeidsprosesser i oppvekstsektoren og ikke minst i dialog med hjemmene. Planen er å ta løsningen i bruk allerede til skolestart 2019.
Her kan du se kunngjøringen av kontraktsinngåelsen. Lillestrøm kommune tok høsten 2018 flere beslutninger om valg av fagsystemer innenfor prosjektet Digitalisering, IKT og arkiv. Her kan du lese mer om arbeidet i Lillestrøm.
Kontaktperson Lillestrøm kommune
Prosjektet involverte flere ressurser i kommunen for å sikre godt prosjekt - både innenfor utdanning og oppvekst, digitalisering og innkjøp.
- Monika Kristin Vik monvik@skedsmo.kommune.no
- Britt Foss Folvell britt.folvell@sorum.kommune.no