Deling av kommunalt utstyr

Med over 200 skoler i Oslo kommune, krever det mye utstyr å holde skolene i drift. At hver sin skole har sitt eget utstyr, er både kostbart og plasskrevende. Kommunen ønsket derfor bedre utnyttelse av utstyr som brukes av vaktmestere og driftsledere, som for eksempel gressklippere og løvblåsere. Målet var å dele mer og kjøpe mindre, og etter hvert gå over fra dieseldrevet utstyr til elektrisk.

Derfor ønsket Oslo kommune å utvikle en digital delingsløsning som var enkel og effektiv å bruke. I tillegg ønsket de at løsningen skulle ha funksjonalitet for administrering av transport, service, oppbevaring og fordeling av kostnader for bruken av utstyret.

Visjonen til Leasi er at alt av maskiner og utstyr i bygg- og anleggsbransjen skal kunne deles i tråd med en sirkulær delingskultur. Derfor har de utviklet et styringsverktøy for entreprenører og utleiere som gir de fullstendig kontroll på egen maskinpark, og samtidig gjør det enkelt å dele maskiner på tvers av prosjekter og entreprenører.

– Vi fant ut at entreprenører har ett stort problem: De har ikke oversikt over sin egen maskinpark. De har ikke kontroll på hvor utstyr er, i hvilken tilstand det er i og kostnader og inntekter knyttet til hver maskin, forteller leder for operativ drift i Leasi Marcus Balcon.

Oslo kommune hadde liknende utfordringer, og derfor videreutviklet Leasi systemet til en ny versjon som dekket Oslo kommunes behov. Løsningen vil gjøre det enkelt for Osloskolene å dele utstyr seg imellom, samtidig som det blir enklere å holde utstyret vedlikeholdt.

– Hele poenget med å sentralisere maskin- og utstyrsparken, er at hver skole skal slippe å ha hver sin gressklipper og så videre på skolen; slippe å vedlikeholde det selv og sørge for at alt er bra, fremhever Balcon.

Vaktmestere og driftsledere ved skolene kan se tilgjengelig utstyr og booke det gjennom Leasi-appen. Man får opp alt av relevant info om maskinen, som for eksempel hvor lenge batteriet varer, tilleggsutstyr og retningslinjer for sikker bruk.

For å ivareta HMS, må vaktmestere opprette sin egen profil i løsningen. Det sikrer at man bare kan booke maskiner man har sertifisering til å bruke. Det er også tilrettelagt for å legge inn digitale kurs for opplæring i bruk av maskiner, eller at man kan melde seg på fysiske kurs for å få sertifiseringer.

For administrasjonen i Oslo kommune, har Leasi laget et system for enkel logistikk av utstyret. Der ser man hvilke maskiner som er tilgjengelige, hvilke maskiner som skal inn og ut i løpet av dagen og tilstanden til hver enkelt maskin.

– I dashboardet får du oversikt over alt som skal inn og ut, og hva som skal vedlikeholdes. Også får du muligheten til å se alle bookingene i en visuell kalenderoversikt: Inne på hver enkelt booking ser man hvem som har booket, lokasjonen og all informasjonen som tilhører ordren, forklarer Balcon.

Dette kan legges inn i transportørens eget system for ruteoptimalisering, slik at lokasjonene automatisk plottes inn, og transportøren får en optimalisert rute for henting og levering.

Hvis det skjer noe med maskinen under bruk, kan vaktmesteren rapportere skaden i appen og velge om det er behov for å få tilsendt en ny maskin.

Reperatøren på sin side, kan se hva som tidligere er gjort av reparasjoner, og loggføre hva som blir gjort før det sendes til godkjenning hos verkstedleder. Slik får logistikksentralen oversikt over skade- og vedlikeholdshistorikken til hvert utstyr.

Oslo kommune har fått på plass en samkjøpsavtale på utstyr som gjelder for alle de 200 skolene i kommunen. Videre planlegger de en mulig test av Leasi på utvalgte skoler i løpet av 2024. Da vil de teste om Leasi fungerer i praksis gjennom hele forsyningskjeden fra vaktmester til sentral, lager og logistikk.

– Vi har tro på at delingsløsningen har både økonomiske og miljømessige besparelser, men det innebærer at vaktmesterne på skolene er med, og er villige til å planlegge driften på en annen måte, sier Mari Guttormsen, innkjøpsrådgiver Utviklings- og kompetanseetaten i Oslo kommune.