– Innovative anskaffelser er et verktøy for å forbedre og effektivisere helsetjenestene

– Vi står foran betydelige utfordringer og muligheter i norsk helsetjeneste. Vi skal anskaffe alt fra hverdagslige ting som kaffe og stoler til medisiner, digitale verktøy og avansert medisinsk utstyr. Dette krever kloke valg og en innovativ tilnærming, sier Hayes.

Et komplekst maskineri

Sykehusinnkjøp er en stor organisasjon, et maskineri med komplekse oppgaver og prosesser og retningslinjer for det meste. Hayes understreker likevel viktigheten av de ansatte som organisasjonens viktigste ressurs og peker på viktigheten av tverrfaglig samarbeid og teamarbeid innad i organisasjonen, men like viktig er samarbeidet med fagfolkene på sykehusene:

– Å se folk og sørge for samarbeid på tvers av divisjonene for å utnytte hverandres erfaring og kompetanse er avgjørende!

I Sykehusinnkjøp jobbes det derfor bevisst og målrettet med å etablere møteplasser og arenaer for å bygge kompetanse og løfte frem kreative evner blant de ansatte. Målet er å sikre at alle ansatte har nødvendige verktøy og kunnskap for å drive frem innovative løsninger som møter både dagens og fremtidens behov. Dette er nøkkelen til suksess i fremtidens anskaffelser, mener Hayes.

Fokus på teamarbeid

I en stor organisasjon som Sykehusinnkjøp finnes det mange forskjellige mennesker. Noen kan være gode på regelverk, retningslinjer og prosesser, mens andre kan være knallgode på kontakt med leverandørene og kjenner markedet godt.

– Å tenke team og kombinasjon av evner og erfaringer er mye mer verdifullt enn å tenke at én person skal kunne eller klare alt, forklarer Hayes.

Bruk nok tid på å definere behovet

De fleste av oss er født på et sykehus og mange er innom sykehus i løpet av livet, spesielt når vi blir eldre. Med en voksende og aldrende befolkning øker trykket på sykehusene. I fremtiden legges det opp til at flere skal kunne behandles hjemme og på den måten gi en mindre belastning på sykehusene.

Å tilrettelegge for at flere behandlinger kan foregå hjemme krever nye typer medisinsk utstyr og teknologier. Derfor mener Hayes det er viktig å ha en strategisk tilnærming til anskaffelser og fokus på fremtidsrettede helsetjenester. Hun forteller at det å bruke nok tid er avgjørende.

– Vi må bruke nok tid på å definere behovet. Hvis du ikke tar deg tid nok i den fasen, så ender du ikke nødvendigvis opp med noe som dekker ditt behov eller med noe nytt. Vi må unngå å spare oss til fant fordi vi ikke bruker tilstrekkelig med tid til å definere behovet i planleggingsfasen.

Et annet viktig element for å lykkes med utvikling og innovative anskaffelser er å slutte å gjøre det en allerede gjør, så ikke du ender med å bare legge noe oppå det du allerede gjør. Ved innføring av et nytt digitalt verktøy må de som skal bruke det stoppe opp og tenke «hva kan jeg gjøre med prosessen min nå for å få utnyttet dette best mulig? Skal vi fortsette med de andre rutinene, eller må vi endre det også? Hvor er gevinsten størst? Hva kan vi slutte med, når vi begynner med dette?»

Bruk hjertet og styr etter hodet

Mange som jobber med offentlige anskaffelser kan kjenne på en frykt for å gjøre feil. Det er en jungel av regelverk en skal forholde seg til og avgjørelsene kan bli klagd inn til KOFA eller ende i rettssystemet. Bente Hayes er ikke redd for dette.

– Vi må ha ledere som tør, vi må ha ledere som går foran, og vi må ha ledere som brøyter vei, motiverer og stimulerer de ansatte til at de skal tørre å feile, de skal få lov til å feile, og så skal de få lov til å prøve på nytt igjen. Vi må tørre å bruke regelverket fult ut.

– Så må vi tørre å teste det i systemet. Må vi teste det overfor KOFA, så gjør vi det. Hvis vi må teste det innenfor rettssystemet, ja vel, så får vi gjøre det. Men det krever også at jeg har trua på det vi skal gjøre, og mener at det er riktig.

På spørsmål om å oppsummere sin ledelsesfilosofi og hva hun mener er viktig i en innkjøpsorganisasjon kommer svarene kjapt:

– Bruk hjertet og styr etter hodet. Sørg for god opplæring av alle ansatte. Bygg trygge ledere. Tør å være upopulær og still vanskelige spørsmål, og tillat at andre gjør det samme. Jobb grundig med å tilrettelegge og planlegge alle store og små prosesser og sørg for god oppfølging i alle ledd.

Vil du vite mer?

Her er noen av de innovative anskaffelsene Sykehusinnkjøp har gjennomført:

Kontaktløs måling av pust og puls

Sporing av kirurgiske instrumenter

Bruk av video i ambulansetjenesten

Nordisk samarbeid om miljømerking av medisinsk utstyr 

Ansvarlig innovasjonspådriver i LUP for helsesektoren er Riche Vestby. Ta gjerne kontakt!