Pågående anskaffelse

Helhetlige digitale løsninger for utdanning og oppvekst

Den 1. Januar 2020 slås Skedsmo, Sørum og Fet sammen til ny kommune, Lillestrøm Kommune, en kommune med over 80.000 innbyggere. En kommunereform medfører endringer i organisasjon, administrasjon og har digitale konsekvenser. Det er opprettet en rekke prosjekter i
kommunesammenslåingsprosessen, både på politisk og administrativt nivå. Et av dem er "Digitalisering, IKT og arkiv", hvor prosjektet "Helhetlige digitale løsninger i utdanning og oppvekst" hører under.

Prosess

Behovskartlegging

Intern kartlegging av hva Skedsmo, Fet og Sørum har behov for. Spørsmålene de stilte seg var blant annet: hva er utfordringene? Hvem er brukerne våre? Hvilke behov har alle brukerne?

Dialogfase

Dialogkonferanse ble gjennomført 16. mars 2018. Videre fikk nye Lillestrøm kommune tilsendt skriftlige innspill, og gjennomførte en-til-en-møter. Disse kom det mye godt ut av, og innsikten ble tatt med videre inn i konkurransegrunnlaget når konkurransen skulle lyses ut.

Konkurranse med forhandling

Det er valgtt konkurranse med forhandling som anskaffelsesprosedyre. I konkurransegrunnlaget er det ingen absolutte "skal"-krav og heller ikke opsjoner, men de er delt inn i grupper på det som er behovet til den nye kommunen. Leverandørene kan svare og levere tilbud på alle behovene, eller på en/to/flere behov. Slik åpner Lillestrøm kommune for at mindre leverandører også kan være med i konkurransen. Tildelingskriteriene åpner for innovative løsninger: pris og kostnad er vektet 20%, service er vektet 10%, funksjonalitet og brukervennlighet er vektet 50% og implementering av løsningen er vektet 20%.

Les mer

Det er adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Oppdragsgiver har vurdert å dele opp oppdraget iht FOA §19-4, og har valgt følgende inndeling:
Gr 1: Oppvekstadministrasjon (skole, barnehage og SFO)
Gr 2: Vikarhåndtering
Gr 3: Timeplan
Gr 4: Kommunikasjon
Gr 5: Pedagogisk funksjonalitet

Konkurransen gjennomføres som TED – Konkurranse med forhandling etter forskriftens Del I og III. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere forespørsel om å delta i konkurransen. Oppdragsgiver ser for seg å invitere minimum tre leverandører til å gi tilbud, forutsatt at et tilstrekkelig antall leverandører blir kvalifisert. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å redusere antall leverandører som blir invitert til å gi tilbud.

Det vil kunne skje en første reduksjon av antall tilbud før forhandlingene på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. Det vil kunne forhandles om alle sider ved tilbudet og det vil bli ført referat fra forhandlingene. Oppdragsgiver har satt av tid til forhandlinger 17, 18 og 19 september 2018.

I utdanning og oppvekst i dag er det mange fagsystemer, digitale verktøy, digitale læremidler, samt elektroniske og papirbaserte skjema med ulike formål og oppgaver. Utfordringene her er at det er få data om elever, barn og personal som deles mellom løsningene. Det er mange manuelle arbeidsprosesser for overføring av informasjon fra et sted til et annet. Tilgangen til informasjonen fra ulike systemer for brukergruppene styres blant annet av personvernlovgivningen, opplæringsloven. Det er et uutnyttet potensial i å dele relevant informasjon som kan og bør deles, men som ikke deles i dag blant annet fordi dagens fagsystemer er lukket. Det er utfordringer knyttet til kompleksiteten i systemene, innsyn og funksjonalitet i løsningene, samt vanskelig for den enkelte bruker å holde oversikten over totalen av det som er tilgjengelig. Prosjektet har som mål å anskaffe nye digitale løsninger som svarer på dagens behov fra brukerne, og som er fleksible nok til å løse behov i fremtiden, av både teknisk og innholdsmessig art.

Det forutsettes at løsningene er brukervennlige for sluttbrukere på alle nivåer og fleksible for fremtidige endringer. Løsningene skal være fremtidsrettede, og i dette ligger behovet for åpenhet i fagsystemene (API´er). Det er fritt opp til mulige samarbeidspartnere og leverandører å informere om og beskrive muligheter som kan være interessante, utover det som er skissert.

Se veiledende kunngjøring på DOFFIN her

Se anskaffelsen for konkurransen på DOFFIN her