Ullensaker kommune: Erfaringer med Visma Flyt Barnevern

Ullensaker komme var en av de første kommunene som tok i bruk fagsystemet Visma Flyt Barnevern – én av to tilgjengelige fagsystemer som det kommunale barnevernet kan ta i bruk for å få utbytte av de nasjonale leveransene i et mer digitalt barnevern – DigiBarnevern.

Visma har kontrakt med 130 små og mellomstore kommuner, hvorav 65 av disse har gått live med løsningen og bruker den i barnevernet. Det andre fagsystemet, Modulus Barn av Netcompany, har kontrakt med 21 av Norges største kommuner.

For Ullensaker kommune har det nye fagsystemet gjort hverdagen enklere for saksbehandlerne i barnevernet. De gikk over fra det gamle fagsystemet Visma Familia, til Visma Flyt Barnevern i oktober 2022.

– Jeg syns Familia var gammeldags, mens nå har vi et moderne fagsystem som gjør hverdagen til saksbehandlerne enklere. De slipper mye manuell håndtering av dokumenter, og får svar på saker mye fortere, forteller Trine Johnsen som er rådgiver for barneverntjenesten i Ullensaker kommune.

Under innføringen av Flyt Barnevern, har Johnsen vært systemadministrator og superbruker. Hun forteller at det har vært noen barnesykdommer og mangler i starten – som det oftest er med nye IT-systemer – men at systemet fungerer bra nå.

Den største fordelen er å slippe å skrive ut dokumentmapper

Ullensaker var en av de første kommunene som lyste ut anskaffelsen av nytt fagsystem. Johnsen forteller at de har fått mange henvendelser fra andre kommuner som har lurer på hvordan de skal gå frem i anskaffelsen av nytt fagsystem:

– Vi utveksler mye erfaring rundt hva vi har funnet ut underveis, og hva vi prøvde å gjøre i forkant for å forberede oss best mulig. Fordi det er en utfordring for kommuner at barnevernstjenesten fortsatt skal operere som normalt under innføringen av et nytt fagsystem, fremhever Johnsen.

– Den største fordelen med Flyt er at vi er blitt digitalisert: du kan sende ut vedlegg, store mapper og store dokumenter til advokater – og alt gjøres digitalt. Også kan du sende dokumenter til elektronisk signering. I tillegg fungerer mottak og registrering av bekymringsmeldinger enklere, fremhever Johnsen.

Dette høres kanskje ut som en selvfølge i dag, men i barnevernet har det ikke vært det. For å sende et dokument videre til neste steg i saksbehandlingen, måtte dokumentet først skrives ut fra fagsystemet, skannes, for så å sendes ut enten med fysisk post eller med et annet digitalt system.

– Det var ekstremt mye jobb. Det gikk veldig mye papir, og det gikk mye porto også, forteller Johnsen og legger til: – Vi får fortsatt store mapper i posten fra kommuner som ikke har tatt i bruk et fagsystem enda.

De tapte bekymringsmeldingene

I juni 2023 ble det avdekket en svakhet mellom det gamle fagsystemet, Visma Barnevern Familia, og integrasjonen med Nasjonal portal for bekymringsmelding. Det skapte hodebry for KS, Bufdir og ikke minst de drøyt tjue kommunene som opplevde at bekymringsmeldinger til barnevernet gikk tapt.

Ullensaker kommune ble ikke berørt av feilen, og Johnsen forklarer det med at de har gode prosedyrer og rutiner for å sjekke alle kanaler hvor bekymringsmeldingene kommer inn.

Produktsjef i Visma Kersti Maren Halvorsen forklarer hvordan feilen oppstod:

– Vi sendte bekreftelse til portalen for bekymringsmeldinger at vi hadde hentet meldingen før vi hadde bekreftet at meldingen var lagret i databasen. Så trodde portalen at vi hadde hentet meldingen, men meldingen var ikke lagret, og da ble den borte.

– Den integrasjonen er endret. I tillegg sendes det ut epost til oppgitte brukere i kommunen hvis det feiler, og da vil de umiddelbart få beskjed om at meldingen ikke er lagret i fagsystemet, svarer Halvorsen på spørsmålet om hva de har gjort for å sikre seg mot at det skjer igjen.

Halvorsen understreker at integrasjonen med bekymringsmeldinger er en helt annen i Flyt Barnevern. Visma valgte likevel å gjennomgå integrasjonen i Flyt Barnevern på nytt i etterkant av hendelsen, og løsningen er nå på pilotering i flere kommuner, blant annet Ullensaker.

 

Jobber du med digitalisering, anskaffelser eller leder barnevernstjenesten i din kommune, finner du mye nyttig erfaringsdeling blant KS sin webinarrekke.

Gode råd og eksempler på konkurransegrunnlag for anskaffelse av nytt fagsystem finnes du på KS sine nettsider.