Slik lykkes du med konkurransepreget dialog
Når behovet er komplekst og løsningen ikke er gitt, kan konkurransepreget dialog gi oppdragsgiver større handlingsrom. Erfaringer fra blant annet Bodø og Utdanningsdirektoratet viser hvordan prosedyren kan bidra til bedre kravspesifikasjoner og løsninger som er mer treffsikre på behovet.
Konkurransepreget dialog er den anskaffelsesprosedyren i regelverket som i størst grad åpner for samarbeid og dialog mellom oppdragsgiver og leverandører gjennom hele anskaffelsesprosessen.
Prosedyren passer særlig godt i komplekse anskaffelser på digitaliseringsområdet. I slike anskaffelser kan det være krevende å definere en endelig kravspesifikasjon på forhånd, fordi behov, teknologi, integrasjoner og mulige løsninger ofte må utforskes i tett dialog med leverandørmarkedet før kravene kan konkretiseres.
Gjennom dialogprosessen bygges det samtidig en felles forståelse mellom oppdragsgiver og leverandørmarkedet – både for behovet som skal løses, hvilke rammer og utfordringer som finnes, og hvilke muligheter teknologien gir. Dette gjør prosedyren særlig godt egnet i anskaffelser der det er behov for tett samarbeid og langsiktige partnerskap mellom kunde og leverandør.
Likevel er det mange som ikke fullt ut utnytter mulighetene.
Det er fullt mulig å gjennomføre en konkurransepreget dialog nesten som en tradisjonell konkurranse med forhandling. Men da risikerer man også å glipp av mye av potensialet for innovasjon og nytenking.
Ikke lås kravene for tidlig
I en konkurranse med forhandling kunngjør oppdragsgiver normalt konkurransen med en relativt detaljert kravspesifikasjon. Leverandørene utarbeider tilbud basert på disse kravene, og selv om tilbudene kan forbedres underveis, er oppdragsgiver i stor grad bundet til kravene som ble definert fra start.
I konkurransepreget dialog er handlingsrommet større.
Her kan oppdragsgiver og leverandører ha dialog om:
- behovsbeskrivelse
- kravspesifikasjon
- kontraktsvilkår
- løsningsforslag
- samarbeid og gjennomføring
Det gir mulighet til å utvikle kravene gradvis i takt med at oppdragsgiver får bedre innsikt i markedet og mulige løsninger. I praksis betyr dette at oppdragsgiver kan gå mer forsiktig frem i kravstillingen: beskrive behov og mål på et overordnet nivå først, og deretter konkretisere kravene underveis i dialogen.
Dette reduserer risikoen for å låse anskaffelsen unødvendig tidlig.
Fra behovsbeskrivelse til kravspesifikasjon
For å lykkes med konkurransepreget dialog er det ofte en fordel å starte med en behovsbeskrivelse fremfor en ferdig kravspesifikasjon.
Målet med dialogen er nettopp å utvikle behovsbeskrivelsen til en endelig kravspesifikasjon.
I EPJ-anskaffelsene i Bodø ble dialogprosessen delt inn i tre faser:
- oppstartsfase
- utviklingsfase
- avslutningsfase
Denne modellen ga både struktur og fleksibilitet gjennom prosessen.
Oppstart: Skape felles forståelse
Den første dialogrunden handler om å «onboarde» leverandørene i behovet.
Her får leverandørene mulighet til å gi tilbakemeldinger på behovsbeskrivelsen:
- Er behovet forståelig?
- Er noe uklart?
- Hva kan bli krevende for å levere gode løsninger?
Leverandørene kan også presentere løsningene sine på et overordnet nivå, men det er viktig å være tydelig på at dette ikke er et salgsmøte.
Erfaringene viser at første dialogrunde gjerne bør gjennomføres fysisk for å bygge relasjon og felles forståelse.
Utviklingsfase: Gå i dybden
I utviklingsfasen går oppdragsgiver og leverandører mer detaljert inn i ulike temaområder.
Det kan for eksempel være:
- kontrakt og partnerskap
- arkitektur og integrasjoner
- funksjonelle behov
- samhandling og gevinstrealisering
Dialogen gjennomføres ofte gjennom flere møter og kan organiseres som parallelle fagmøter mellom spesialister hos oppdragsgiver og leverandør.
For å sikre at prosessen gjennomføres i tråd med regelverket, er det viktig at dialogmøtene ledes av innkjøpsressurser.
Avslutningsfase: Prøvetilbud gir trygghet
I avslutningsfasen leverer leverandørene prøvetilbud.
Et viktig formål med denne fasen er å avdekke uklarheter, forbehold eller avvik tidlig – før den endelige tilbudsleveransen.
I Bodø ble prøvetilbudsrunden gjennomført i to steg:
- Leverandørene leverte løsningsforslag uten pris
- Leverandørene leverte løsningsforslag med pris
Tilbudene ble evaluert underveis, og leverandørene fikk tilbakemeldinger.
Dette bidro til større forutsigbarhet og reduserte risikoen for avvisning i sluttfasen.
God prosessveiledning er avgjørende
Mange leverandører er vant til tradisjonelle anbud med detaljerte kravtabeller. I en konkurransepreget dialog må de i større grad bidra med innsikt, utvikling og problemløsning underveis.
Derfor er løpende veiledning viktig gjennom hele prosessen. Tydelig kommunikasjon om roller, forventninger og fremdrift bidrar til trygghet, likebehandling og bedre tilbud.
For å gjøre det enklere har DFØ utviklet en egen konkurransegrunnlagsmal for konkurransepreget dialog. Malen skal hjelpe oppdragsgivere med å strukturere dialogprosessen og bruke handlingsrommet i regelverket på en trygg og effektiv måte.
Vil du vite mer?
- Se LUPs veikart for innovative anskaffelser:
https://innovativeanskaffelser.no/veikart/ - Finn relevante anskaffelser og eksempler:
https://innovativeanskaffelser.no/anskaffelser/ - Se kommende arrangementer og webinarer:
https://innovativeanskaffelser.no/kalender/