Verktøy for behovskartlegging
Kartlegging og forståelse av behovet er essensielt for innovative anskaffelser. Behovet er grunnlaget for hva som formidles ut i markedet når det inviteres til markedsdialog i forkant av konkurransen. Behovet gir hovedretning for hva som etterspørres i konkurransen, men det kan endre seg etter at markedsdialogen er gjennomført. LUP har utviklet et verktøy som offentlige virksomheter skal kunne bruke på egen hånd, for en god start på behovskartleggingen.
Slik gjør du
Her er en detaljert beskrivelse for hvordan du kartlegger behovet.
Steg 1. Identifisere deltakere
Prosessen med å kartlegge behovet er ikke noe man gjør alene. Du bør hente inn erfaringer både fra behovseiere, brukere og interessenter. Sammen kan de bidra til å gi et utfyllende bilde om hva problemet er, hvordan det løses i dag, hvilke funksjoner som er viktig og hvilken ytelse som er nødvendig. Denne typen informasjonsinnhenting kan du gjøre selv, men mange velger å få hjelp fra selskaper som driver med dette profesjonelt.
Behovskartlegging kan skje på flere måter og i flere faser. Du kan ha individuelle intervjuer eller gruppeprosesser med flere samtidig. Det er også naturlig at man legger ned større innsats i behovskartlegging jo større utfordring og anskaffelse man står overfor.
- Behovseier(e): ofte den eller de som eier problemet eller ansvarlig for å finne en løsning på utfordringen. Sannsynligvis også den eller de som betaler for utvikling- og/eller anskaffelse av en løsning
- Brukere: representanter for dem som skal bruke, eller er involvert i leveransen av løsningen.
- Interessenter: andre nøkkelpersoner som er involvert i beslutninger eller vurderinger rundt løsningen
Steg 2. Fylle ut behovsmatrisen
En av oppgavene deltakerne kan hjelpe deg med er å fylle ut behovsmatrisen. Det er en tabell som oppsummerer de funksjonene du ønsker at løsningen skal levere på, og hvilket nivå ytelsen for hver av funksjonene skal eller bør være på. Behovsmatrisen bruker du både for å formidle behovet, for å kåre den beste løsningen, og for å følge opp effekten av løsningen senere under gevinstrealiseringen.
Det mest sentrale i behovsbeskrivelsen er funksjonene. Funksjonene beskriver de «jobbene» eller de «oppgavene» et produkt eller en tjeneste skal gjøre for deg, og vi utrykker funksjonene som en ikke-spesifisert abstraksjon, bestående av et verb og substantiv, som beskriver hva et element i et produkt, prosess eller tjeneste gjør eller bør gjøre.
La oss ta et eksempel:
Det er også en kolonne for «kategori» i behovsmatrisen. Angivelsen av kategori sørger for at vi husker på å beskriver alle aspekter for løsningen som er viktig for oss, og er samtidig en lesehjelp for leverandører som skal sette seg inn i hva som er viktig for oss når vi velger riktig løsning for behovet. Her er en liste med de mest vanlige kategoriene i en behovsmatrise: kvalitet, kvantitet, bærekraft, brukervennlighet, varighet/levetid, fleksibilitet/tilpasning, vedlikehold og opplæring
Steg 3. Lage fullstendig behovsbeskrivelse
Når du skal beskrive behovet i en innovativ anskaffelse trenger du litt mer enn bare behovsmatrisen. En fullstendig behovsmatrise inneholder i tillegg:
- Overskrift
- Bakgrunn, hvorfor er dette blitt et problem eller hvorfor behovet har oppstått?
- Hvordan løses dette i dag? (fordeler og ulemper)
- Hva ønsker man å oppnå? (Effekter)
- Behovsbeskrivelse (i friteksform)
- Behovsmatrisen
Du kan også legge inn klima- og miljøkrav og absolutte krav i behovsbeskrivelsen. Dersom du har en blanding mellom krav løsningen MÅ oppfylle (absolutte krav) og krav løsningen BØR eller KAN oppfylle i behovsmatrisen, bør du skille tydelig og markere disse eller lage én tabell med MÅ krav og én egen for BØR krav. Leverandører konkurrerer ikke på absolutte krav, men konkurrer om å være best på å leverer på BØR eller KAN krav under kvalitet i tildelingskriteriene.
Last ned behovsbeskrivelse (mal)
Se eksempel på behovsbeskrivelse
Dette verktøyet tilhører steg 3, Kartlegge i den innovative anskaffelsesmetoden
