Tre erfarne innkjøpere svarer på spørsmål fra bedrifter

Er det noen forskjell på å levere tilbud i en innovativ anskaffelse og i en tradisjonell anskaffelse?

Christina, RIIK: Nei, egentlig ikke, er du vant til å levere inn tilbud til det offentlige så bør man ikke oppleve de store forskjellene, rent teknisk sett. I en innovativ anskaffelse har vi oppdragsgivere større fokus på å beskrive behovet og invitere til dialog om hvordan dette best kan dekkes istedenfor å fokusere på minimumskrav og spesifiserte kravspesifikasjoner.

Elizabeth, Forsvarsbygg: Det er møysommelig arbeid å levere tilbud i en hvilken som helst anskaffelse. Man må være nøyaktig og arbeide seg gjennom konkurransegrunnlaget godt slik at man setter seg godt inn iblant annet krav, begrensninger og omfang. Det som er spesielt i innovativ anskaffelse er at man i tillegg til dette må dokumentere hvordan tilbudt innovasjon eller alternativ løsning skal forstås av oppdragsgiver. Spesielt hvis det som tilbys ikke er utviklet ennå og man ikke kan vise til etablert dokumentasjon. Da må man få frem hva som tilbys og hva som kan forventes. Hva er verdien av det dere som tilbyder foreslår? Hvordan er kvaliteten? Hva kan oppdragsgiver forvente når det gjelder livsløpet. Hvordan er løsningen annerledes enn det som er gjengs i markedet?

Hva ser innkjøper etter når man evaluerer tilbyder og deres løsninger i en innovativ anskaffelse?

Christina, RIIK: Tilbudene evalueres etter de vurderingskriterier som kommer frem i oppdragsgivers konkurransegrunnlag. Oppdragsgiver vil ha fokus på i hvilken grad de er sannsynlig at leverandøren klarer å finne frem til løsninger som dekker behovet som er beskrevet i konkurransedokumentene.

Elizabeth, Forsvarsbygg: Overordnet ser vi på i hvilken grad løsningsideen til tilbyder oppfyller våre behov. Vi ser på hva de reelle merkvalitetene i løsningen som tilbys er, sammenlignet med øvrige tilbydere. Vi sammenligner tilbudene opp mot hverandre. Vi ser også på hva som er dokumentert og hva som bare er kort beskrevet. Konkrete og spissete beskrivelser, gjerne med bilder eller illustrasjoner er enklere å evaluere en overordnete punktlister.

Er det noen forskjell på hvordan man besvarer en behovsbeskrivelse med ytelse og funksjon kontra en detaljert kravspesifikasjon?

Lena, NAV: Ja, det er det. Med en detaljert kravspesifikasjon blir tilbyderne i større grad gitt en oppskrift på noe konkret en oppdragsgiver har sett for seg. Det kan sikkert være frustrerende for en tilbyder å levere på dette, dersom den mener det finnes bedre alternativer. Men på den annen side er det kanskje mer forutsigbart for tilbyderne, og lettere å ha kontroll på om man har svart ut alt som er nødvendig og ønsket. Behovsbeskrivelser med høy grad av ytelses- og funksjonskrav gir friere spillerom for tilbyderne til å presentere sitt eget, og eventuelt utvikle eget. Jeg vil tro det gir mer inspirasjon og motivasjon til å levere. Men også at det krever mer av tilbyderen, ettersom tilbyderen ikke har samme «oppskrift» å følge for å svare ut en kravspesifikasjon på en god måte. Kanskje det gjør det litt mindre forutsigbart og risikofylt for tilbyderne?

Ofte blir det spurt om leverandørens tre relevante leveranser fra tidligere. Hvis man ikke har relevante leveranser, hva bør man som leverandør gjøre da?

Christina, RIIK: Samarbeide med andre aktører som kan bidra til at dere samlet sett har tilstrekkelig økonomisk evne og/eller teknisk og faglig kompetanse til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene.  Noen ganger spør ikke oppdragsgiver om dette hvilket kan være et tegn på at man ønsker å henvende seg til oppstartsbedrifter.

Elizabeth, Forsvarsbygg: Her er det viktig at man avklarer med oppdragsgiver underveis i tilbudsprosessen hva som er akseptabelt dersom man ikke kan vise til referanseprosjekter. I min mening skal det være mulig for nyetablerte firma å levere tilbud, kanskje man har annen verdifull erfaring man kan vise til? Det er uansett viktig å høre med oppdragsgiver hvordan man kan løse dette og hvilken alternativ dokumentasjon man kan levere.

Hvordan går man frem i en konkurranse dersom man ikke kan leverer en helhetlig løsning på egenhånd, men ønsker å tilby en løsning sammen med andre leverandører?

Christina, RIIK: Samarbeide med andre relevante aktører. Det er viktig å beskrive hva type samarbeid som inngås mellom de aktører som deltar sammen, og inngå forpliktelseserklæringer hvis det er nødvendig.

Lena, NAV: Det er fullt mulig å levere et tilbud i samarbeid med andre, eller ved å ha egne underleverandører som kan levere det man ikke kan levere selv. Da er det viktig at tilbyderen oppgir leverandørforholdet på riktig måte i tilbudet. Er det et samarbeid mellom likeverdige ansvarlige, eller er det én tilbyder som står som ansvarlig, men som har kontraktsforhold med underleverandører? De digitale konkurransegjennomføringsverktøyene som offentlige oppdragsgivere benytter i forbindelse med konkurransegjennomføringer har lagt til rette for at dette skal kunne oppgis på riktig måte, med veiledninger om hvordan. Tilbydere oppfordres til å være nøye her, og bruke supportløsninger eller stille spørsmål til oppdragsgiveren dersom noe er uklart.

Hvilken nytte kan leverandører som deltar i dialogaktiviteter ha i en påfølgende innovativ anskaffelse?

Lena, NAV: Leverandører kan få større forståelse for oppdragsgiverens behov for å kunne levere bedre tilbud. De kan også være med å påvirke hvordan den endelige utlysningen skal se ut, for at oppdragsgiveren skal kunne ende opp med et resultat som blir det beste for samfunnet helhetlig sett. Leverandørene kan belyse den delen av markedet som oppdragsgiveren ikke kjenner like godt som leverandørene. Leverandørene kan få oppdragsgiveren til å tenke på viktige elementer som ikke har vært tatt i betraktning. De kan også få oppdragsgiveren til å skape bedre balanserte kontraktsforhold og risikofordeling. Når en konkurranse først er lyst ut, er det mindre rom for korrigeringer før tilbudsfrist. Og etter tilbudsfrist gir regelverket lite rom for korrigeringer og eventuelle forbehold eller avvik. Slikt er det bedre å forebygge i forkant gjennom dialog.

Elizabeth, Forsvarsbygg: Dialogkonferanser og lignende kan være en fin arena for å høre om oppdragsgiver behov eller problemstilling før en utlysning. Disse aktivitetene er ikke spesielt nyttig for oppdragsgiver dersom man ikke får tilbakemeldinger fra markedet. Det er ofte slik at man ikke har lyst til å fortelle om en god løsning eller ide i plenum, slik at mange er veldig stille. Hvis ikke oppdragsgiver tilbyr en-til-en møter kan man alltid be om det. Da har man mulighet til å snakke med oppdragsgiver direkte og presentere mulige løsninger uten å være bekymret for å dele sensitive opplysninger. Det er alltid lurt for oppdragsgiver å tilby en til en møter i forbindelse med markedsdialogen.

Er det annet som er viktig for å levere et godt tilbud i en innovativ anskaffelse?

Lena, NAV: Uansett anskaffelse er det alltid viktig å lese utlysningen nøye. Hver setning fra oppdragsgiver teller, og skal helst være nøye gjennomtenkt av oppdragsgiveren. Er det noe som ikke er forståelig, må det stilles spørsmål før tilbudsfrist. Oppdragsgiveren gjør også feil og kan være dårlig på å kommunisere. Men spør helst i god tid, da er det lettere å rette eventuelle feil. Det lønner seg også å kjenne til lov og forskrift for offentlige anskaffelser. Dette for å få en forståelse for hvordan oppdragsgiveren må forholde seg til hva som leveres inn fra tilbyderne, og reglene for den prosedyren som oppdragsgiveren har valgt. Tilbyderne bør i første omgang sikre seg om at de som leverandør er kvalifisert for å levere tilbud. Og om et tilbud leveres, bør de huske at de kan være i hard konkurranse med andre. Da kan det fort bli snakk om hvor forpliktende og konkret tilbudet faktisk er formulert fra tilbyderens side, og om tilbyderen har klart å se alle aspektene som tilbudet vil evalueres på. Dersom det er stilt minstekrav/absolutte krav til tilbudet som ikke kan oppfylles, skal det mye til for at det er noe poeng i å levere et tilbud. Dernest bør man oftest kunne svare ut ganske så bra hvordan man oppfyller tildelingskriteriene. Konklusjonen er at det er viktig å gjøre sitt aller beste.

Høres innovative anskaffelser ut som noe for din bedrift? Finn anskaffelser hvor du kan delta i dialog med det offentlige eller levere tilbud.