Ny anskaffelsesstrategi grunnlagt på innovativ metodikk

Trondheim kommune har i snart ett år vært i prosess med å revidere sin anskaffelsesstrategi. Planen er at den skal vedtas politisk før sommeren, og prosessen frem har vært spennende.

– Det har vært lagt vekt på bred involvering i alle sektorer og fagområder, og på mange nivå. Ledelsen har vært godt involvert. I løpet av prosessen har vi klart å skape oppmerksomhet og mer interesse for anskaffelser, og vi opplever å ha løftet betydningen av anskaffelsesarbeid i kommunen. Det er skapt forventninger til den nye strategien. Vi har klare forbedringsmål! – sier Robert Grande, innkjøpssjef i Trondheim kommune og sentral i prosess-arbeidet.

Grande sier videre at det har vært et mål for prosessen å skape eierskap til strategien da den skal gjelde for hele kommunen. Dette blir viktig når strategien skal settes ut i livet.

Med utgangspunkt i samfunnsplanen Trondheimsløftet

Anskaffelsesstrategien skal bidra til å oppfylle Trondheim kommunes overordnede strategiske plan og mål frem mot 2032. Trondheimsløftet er utviklet gjennom bred involvering av innbyggere og ansatte, og er vedtatt og godt forankret politisk. Trondheimsløftet er igjen basert på FNs bærekraftsmål og er bl.a. tydelig på at kommunen skal ta ansvar for et grønnere og mer sirkulært samfunn. Mangfold og fellesskap preger også planen.

– I Trondheimsløftet er målene tydeliggjort, så det har vært en rettesnor i utviklingen av anskaffelsesstrategien. Den skal bidra til å nå målene for kommunen som helhet, og for ulike temaplaner i alle kommunens sektorer. Anskaffelser skal brukes til å nå tjenestemål og bærekraftsmål, økonomiske som sosiale og «grønne». Målet vårt er å få tydeliggjort dette. Så selv om ulike mål for kommunen blir endret, trenger vi ikke å endre anskaffelsesstrategien, sier innkjøpssjef Grande.

Strategisk bruk av anskaffelser fordrer innovativ metodikk

Hilde Sætertrø i LUP har jobbet med innovativ anskaffelsesmetodikk i over 10 år og ser nå hvordan offentlige virksomheter organiserer seg for bedre å integrere anskaffelser i tjenesteutøvelse og i utviklingen av tjenestene.

– Trondheim kommunes reviderte anskaffelsesstrategi har fanget opp behovet for en helhetlig involvering og tilnærming til anskaffelsesarbeidet. Det er avdekket behov for kompetanseheving som gjelder større deler av virksomheten og som vil styrke anskaffelsesprosessene. Strategisk bruk av anskaffelser krever involvering av mange ansatte, og helst også sluttbrukere, og da er det nødvendig med en bedre forståelse for og økt kompetanse knyttet til å delta i anskaffelsesprosesser, og dette gjelder ikke bare innkjøpsrådgivere, sier Hilde Sætertrø.

Som rådgiver i LUP har hun fulgt prosessen tett og sett hvordan behovene fra kommunens ansatte har kommet frem underveis. Hun håper flere offentlige virksomheter kan ta en titt på Trondheim kommunes anskaffelsesstrategi når den foreligger vedtatt om ikke lenge.

Utvikling av kompetanse skal spesielt skje på to hovedområder; behovskartlegging og interaksjon med markedet. Dette er grunnleggende elementer i innovativ anskaffelsesmetodikk. Det at organisasjonen som helhet skal løfte seg på dette er en erkjennelse av at anskaffelser favner bredt og nyter godt av deltakelse fra mange funksjoner og roller i organisasjonen.

– Å bli bedre på dette styrker mulighetene for innovative løsninger og økte effekter av anskaffelsene, forteller innovasjonspådriver og forsker Sætertrø.

Når anskaffelsesstrategien favner bredt, oppnås forankring

Mange anskaffelsesstrategier rundt om i offentlige virksomheter er tydelige på både ønsker og mål om innovasjon og leverandørutvikling. Statlige virksomheter kan også ha dette formulert i sine tildelingsbrev fra flere departement. Likevel har det vært et gap mellom ønsker, mål og hva som faktisk skjer når det gjennomføres anskaffelser.

Forståelse for at anskaffelser er et helhetlig organisatorisk ansvar med sterke koblinger til overordnede strategier er kilden til å skape forankring. Vilje og lyst til strategisk bruk og innovasjon i anskaffelser er ikke tilstrekkelig, det må også være en evne til å få det til.

– Og det er her ledelsen må komme inn for å støtte involverende anskaffelsesprosesser, og ledelsen selv må også ha kompetanse til å se sin rolle i dette, sier Sætertrø.

– Det avgjørende nå blir å gå fra forventning til begeistring når ny anskaffelsesstrategi skal iverksettes. Det er da jobben begynner, sa Robert Grande når arbeidet med anskaffelsesstrategien ble presentert på LUPs partnersamling i april.

Vi i LUP heier på Robert og Trondheim kommune og vil følge spent med videre på hvordan implementeringen av anskaffelsesstrategien vil forløpe.

For spørsmål om arbeid med utvikling av anskaffelsesstrategi, ta gjerne kontakt med Hilde Sætertrø. Om du trenger hjelp til kommunikasjon rundt forankring ved bruk av innovative offentlige anskaffelser kan du ta kontakt med Gørill Hørigmoe.