Pågående anskaffelse

Lagring og håndtering av mediefiler

I Statped er det flere ansatte som daglig arbeider med å produsere digitale mediefiler. Digitalisering i etaten tilsier at omfanget vil øke vesentlig i årene som kommer. Dagens manuelle rutiner og mangel på en overordnet teknisk løsning i Statped gjør det utfordrende. Løsningen som Statped er ute etter må tilrettelegge for at prosess fra opptak via lagring til bruk av digitale mediefiler som er brukervennlig, effektiv og sikker.

Dokumenter

Anskaffelsesprosess

Kartlegge behovet

Dialog med leverandørmarkedet

Valg av anskaffelsesprosedyre

Lage konkurransegrunnlag

Konkurransegjennomføring

Kontraktsoppfølging og gevinstrealisering

Om Statped

Statped er en statlig spesialpedagogisk tjeneste som har spisskompetanse innen seks definerte fagområder. Oppdraget vårt er å yte tjenester til kommuner og fylkeskommuner knyttet til enkeltbrukere med særlige opplæringsbehov og systemet rundt disse.

Statpeds samfunnsmandat er å bidra til at barn, unge og voksne med særskilte opplæringsbehov gis muligheten til å mestre egne liv og være aktive deltakere i utdanning, arbeid og samfunnsliv.

Bakgrunn for anskaffelsen

I Statped er det flere ansatte som daglig arbeider med å produsere digitale mediefiler. Digitalisering i etaten tilsier at omfanget vil øke vesentlig i årene som kommer.

Med digitale mediefiler mener vi videoopptak, foto og lydfiler. Produksjonen omfatter mediefiler

  • knyttet til enkeltbrukere som får oppfølging av Statpeds fagkonsulenter (sensitivt)
  • til bruk i informasjon og opplæring (ikke sensitivt)

Dagens manuelle rutiner og mangel på en overordnet teknisk løsning i Statped fører til at det er utfordrende

  • å finne digitale mediefiler som er knyttet opp til enkeltbrukere i Statpeds saksbehandlings-/ fagsystem Fabris
  • å bruke krypterte minnepinner og organisere ut- og innsending av disse
  • å følge opp samtykke(r) for bruk som er knyttet til en digital mediefil
  • å finne igjen digitale mediefiler for gjenbruk
  • å finne ut hvor en digital mediefil er publisert
    tegnspråktolkning
  • å være sikker på at tilgangskontroll til en digital mediefil er riktig

Mål for anskaffelsen

  • Å tilrettelegge for at alle digitale mediefiler i Statped blir ivaretatt slik at
    • filene er gjenfinnbare og kan brukes i andre sammenhenger
    • filene blir lagret sikkert
    • koblingen mellom samtykke og fil blir ivaretatt slik at filen blir slettet (manuelt / automatisk) når dato for samtykke er utgått
    • lovgivning om og regelverk for personvern blir overholdt
  • Å tilrettelegge for at prosess fra opptak via lagring til bruk av digitale mediefiler blir brukervennlig, effektiv og sikker
    Statped forventer at en anskaffelse gir økt kvalitet i å forvalte etatens digitale mediefiler samt gevinst ved at vi ikke bruker tid på leting eller unødvendig produksjon, og at vi oppfyller gjeldende lovgivning og regelverk.

Behov og funksjonsbeskrivelse

Statped produserer mange og forskjellige typer digitale mediefiler, og det er vanskelig å få tilfredsstillende oversikt med dagens manuelle rutiner. I fremtiden vil produksjonen øke som resultat av at etaten digitaliseres.

Statpeds behov

Løsningen som Statped er ute etter, må oppfylle lovkrav til universell utforming (UU), og Statped skal eie alle digitale mediefiler. Den første prosessen som vi ønsker å få dekket på en sikker måte, er fra vi gjør et opptak til en digital mediefil er lagret. Figuren under viser en tenkt prosess. Vi er åpne for at det kan være andre måter å gjøre dette på.

  • Innhente samtykke: Vi ønsker at løsningen skal gi støtte for å hente inn, håndtere og følge opp samtykker.
  • Gjøre opptak: Vi ønsker å kunne gjøre opptak på en smart mobil eller annen enhet og overføre opptaket til sikker lagringsplass slik at det ikke kommer på avveie «underveis».
  • Overføre/importere: Vi ønsker å kunne overføre digitale mediefiler på en sikker måte ved å laste opp til sikker lagringsplass. Dette må kunne gjøres både av egne ansatte og av eksterne.
  • Legge til nødvendige metadata: Vi ønsker å legge nødvendige metadata til filene.
  • Enkel redigering: Vi ønsker at det skal være mulig med enkel redigering, som å sette bokmerker, klippe/lime og liknende.
  • Sikker lagring: Vi ønsker at bare de som har lov til å åpne en mediefil, kan gjøre det.