Gjennomført anskaffelse

Innovativ anskaffelse av signalanlegg på Lervig sykehjem

Nytt sykehjem som stod ferdig juni 2017 og oppstart av drift januar 2018. Et bygg i urbane omgivelser, 7 etasjer, 123 plasser fordelt på 15 boenheter. Anskaffelsen av signalanlegget ble trukket ut av totalentreprisen og gjennomført som en innovativ anskaffelse parallelt med bygging av sykehjemmet.

Prosess

Oppstart

Arbeidet med anskaffelsen startet våren 2014, samtidig som kommunen ble med i et nettverk for innovative anskaffelser. Anskaffelse av signalanlegget på Lervig ble brukt som case. Dette var lærerikt og nyttig for å lære metoden.

Behovskartlegging

Studietur i oppstarten av prosjektet med besøk til kommuner/sykehjem. Workshop med fokus på behov, ikke funksjon m/ aktuelle brukere av signalanlegg (tverrfaglig) i oktober 2014.

Markedsdialog

Dialogkonferanse med etterfølgende en til en møter desember 2014.

Konkurranse

Behovene ble systematisert og lagt inn i kravspesifikasjonen. 6 leverandører leverte tilbud og det ble avholdt forhandlinger med alle tilbyderne. To leverandører ble valgt med videre til testing. Valg av en leverandør – tilbud signert mars 2017

Testfasen

Kommunen hadde befaring til sykehjem som hadde lignende anlegg fra de to valgte leverandørene.
De to leverandørene installerte testbase på hvert sitt rom på en tom avdeling på Vålandstunet sykehjem. 5 grupper med 4 ansatte i hver (syke- og hjelpepleiere og ledere) fra ulike sykehjem gjorde uavhengig testing av begge anleggene. Testingen ga kommunen et klart bedre beslutningsgrunnlag for endelig valg av leverandør.

Kontrakt

Etter testfasen ble tilbudene til begge leverandørene evaluert på ny. Kontrakt ble signert i mars 2017 og oppstart av drift januar 2018.

Erfaringer

Den innovative metoden sikret kommunen en mye bedre og mer fremtidsrettet forståelse av eget behov, og at kommunen ikke spesifiserte seg til et utdatert produkt, samt at de gjennom testingen fikk avklart viktige forhold ved tilbudene, og sikret dem et godt grunnlag for valg av løsning. Det var også avgjørende med tett tverrfaglig samarbeid (Innkjøp, bygg, levekår, IT).