prosjektblogg

Suksesskriterier for en felles innovativ anskaffelsesprosess

av Hilde Sætertrø

Værnesregionen, Kongsbergregionen og Tromsø kommune har gjennomført en felles innovativ anskaffelse av Norges første responssenter. Her kan du få et innblikk i hvordan de tre aktørene i fellesskap benyttet en innovativ anskaffelsesprosess, som bidro til at anskaffelsen ga gevinster for både leverandørene, kommunene og brukerne.

Hva er suksesskriteriene?

En gevinstanalyse av anskaffelsen, gjennomført av Multiconsult, på oppdrag fra Leverandørutviklingsprogrammet oppsummerer noen suksesskriterier for gjennomføring av den innovative anskaffelsesprosessen:

Samhandling mellom de 3 behovseierne: Kommunene fant hverandre på møteplasser arrangert av Velferdsteknologiprogrammet og Leverandørutviklingsprogrammet. De fant ut at de var «på samme sted» prosess- og behovsmessig, og startet et samarbeid som til sammen gav dem mer tyngde og at de kunne dele kompetanse med hverandre. Under konkurransegjennomføringen opplevde de større forhandlingsmakt, og leverandørene ser også større potensiale i en stor kundemasse. Leverandørene strekker seg lenger for å tilpasse sine løsninger til kundens behov, og det blir attraktivt for tilbyderne å levere tilbud. En interessant etterspørsel gir flere og bedre tilbud på ulike løsninger.

Tverrfaglig samarbeid, internt i den enkelte virksomhet og mellom de 3 oppdragsgiverne, med involvering av spesialisert kompetanse på alle felt, både IT-, helse- og innkjøpskompetanse. Anskaffelsen er også et eksempel på at samarbeidende kommuner ikke nødvendigvis trenger å være «naboer».

Behovsorientert grunnlag for anskaffelsen: Tjenesteutviklingen var forankret i brukernes behov, og ikke som følge av overordnede krav eller politisk beslutning.

Grundig behovskartlegging: Grundige utredninger av behovene i forkant, med involvering av alle som er berørt i tjenestereisen.

Bred involvering som sikrer tjenesteinnovasjon: Dialog, inkludering, kursing og informasjon underveis. De ansatte ble trygge på endringene i arbeidsmåte, slik at når implementering av ny løsning ble satt i verk var alle godt forberedt.

Dialog med markedet i forkant av konkurransen for å skape felles forståelse for behov med markedet, og bedre å kunne lage et konkurransegrunnlag som «traff» markedet.

Åpnet opp for ulike leverandører: Innovativ anskaffelsesmetodikk gjorde det mulig for Intelecom (som nå er en del av NetNordic) å overføre/tilpasse/videreutvikle «sin» teknologi til behovet for responssentertjenester til kommunal tjenesteyting. Først og fremst fordi kravspesifikasjonen er funksjonsbasert og åpner opp for at behovene kan løses på ulikt vis. Inspirasjonen til leverandøren er hentet fra det globale initiativet «Pumps and Pipes» som nå også er etablert i Norge. Initiativet går ut på å finne måter man kan anvende teknologi og kompetanse fra olje og gass sektoren, på andre sektorer. Ettersom olje- og gass-sektoren og omsorgssektoren har mange likheter, var det mulig for leverandøren å skreddersy et system til bruk i kommunale omsorgstjenester. Begge sektorene stiller strenge krav til prosesser og prosedyrer, det er mange fagsystemer og det er fare for liv og helse dersom noe går galt.

En godt toppforankret prosjekt hvor en fremtidsrettet ledelse turte å være innovativ og som skjønte hvor viktig det er å være digitalt utrustet for å takle fremtidens utfordringsbilde med økende antall eldre og flere mennesker med behov for helsetjenester.

Leverandørutviklingsprogrammet – en god veileder og diskusjonspartner underveis: I tillegg til at Leverandørutviklingsprogrammet lagde arenaer hvor kommunene møttes og «fant hverandre», har pådriverne i de respektive regionene, Cecilie Møller Endresen og Hilde Sætertrø, bistått kommunene med kompetanse fra å påpeke behovsutforskingens betydning, til veiledning i hvordan gjennomføre markedsdialog.

Om du vil vite mer om hvilke gevinster denne innovative anskaffelsen førte til. Trykk HER