Larvik deler sine erfaringer fra fellesanskaffelsen av elektronisk medisineringsstøtte

I 2016 ble Larvik kommune forespurt av Velferdsteknologiprogrammet om å lede en innovativ anskaffelse av elektroniske medisineringsstøtteløsninger. I 2018 ble rammeavtale signert på vegne av totalt 29 kommuner, og nå i 2019 er implementeringen av løsningene i gang. Larvik kommune har nå laget en rapport hvor de beskriver sine erfaringer med den innovative anskaffelsesprosessen – fra start til signering av kontrakter.  Rapporten kan være til hjelp for kommuner som skal anskaffe denne type teknologi i kommunale helse- og omsorgstjenester. Den gir også refleksjoner rundt hvordan felles innovative anskaffelser bør organiseres.

Med utgangspunkt i utfordringen  fra Velferdsteknologiprogrammet, planla Larvik en anskaffelsesprosess der de skulle anskaffe utstyr og tjenester «Fra apotek til mage». De ville  utfordre markedet på å levere en tjeneste som inneholdt både medikamenter og leveranse av dem, og utstyr som kan bidra til at innbyggerne i større grad klarer å håndtere medisineringen sin selv. Dette var også utgangspunktet for dialogen med markedet.

Erfaringen fra dialogen med markedet

Erfaringen fra dialogen var at hvis vi skal få til den utviklingen i markedet som vi ønsker – fra apotek til mage – er det hensiktsmessig at leverandører tar initiativ til samarbeid med andre aktører. I tillegg til kjente velferdsteknologi- og medisineringsstøtte-leverandører, var det også flere logistikkleverandører og apotekleverandører med på dialogkonferansen. Logistikkleverandører bidrar ved levering av medisiner og drift av medisineringsstøtteløsninger i andre land. Strengere regelverk i Norge gjør at dette ikke like aktuelt her. Så endring i tjenestereisen «Fra apotek til mage» viste seg derfor å måtte bearbeides/utvikles i et lengre tidsperspektiv, og at denne anskaffelsen nå måtte konsentreres om anskaffelse av utstyret. Det ble også avdekket at det er viktig å samordne og koordinere apotekeravtaler og medisineringsstøtteanskaffelser bedre.

Erfaringer fra å gå 29 kommuner sammen i en fellesanskaffelse

Etter et informasjonsmøte for interesserte kommuner,  med påfølgende samtaler med hver enkelt kommune valgte de å dele kommunene i to grupper. Gruppe 1 var de kommunene som var helt klare på at de skulle delta i anskaffelsen og som hadde mandat til å gå inn i den. Gruppe 2 – følgekommunene – var de kommunene som var mer usikre.                                5 av kommunene i gruppe 1 (i tillegg til Larvik) har vært sentrale i hele anskaffelsen, bidratt aktivt i flere av fasene i anskaffelsen og fungert som en prosjektgruppe. Blant kommunene i gruppe 2 falt noen fra mens andre har fulgt prosessen og deltatt i anskaffelsen.

Rett før konkurransegrunnlaget skulle legges ut og konkurransen ble kunngjort, ble det sendt ut en henvendelse til mange kommuner med mulighet for å melde seg på. Det var det mange kommuner som valgte å gjøre, og det endte opp med at 29 kommuner samlet seg i denne anskaffelsen. Til sammen har disse kommuner omtrent 1 million innbyggere.

Samarbeid med deltakende kommuner har vært god,  men følgekommuner (kommunene i gruppe 2) fikk kanskje ikke samme læring og forståelse for prosessen underveis.

I ettertid har Larvik også spurt seg selv om hvor lurt det var å åpne opp for så mange tilslutninger så sent i prosessen. Det var ressurskrevende for Larvik å følge opp alle kommuner og sørge for at alle fikk nok informasjon og veiledning underveis. For å mobilisere flere kommuner fra starten er det viktig at de får god informasjon og bedre beslutningsgrunnlag tidlig. Det er også viktig med tidlig avklaring hva de ulike kommunene ønsker å få ut av anskaffelsen og hva som er realistisk å ta hensyn til, med tanke på fremdrift og kompleksitet. Det bør også vurderes om det kan være hensiktsmessig at alle kommuner som er med på en slik felles anskaffelse skal forplikte seg til å bidra med ressurser eller betale en tilslutningsavgift for å delta. Det kan bidra til at leadkommune har nok ressurser gjennom hele prosessen og at fremdriften blir raskere.

Erfaringer fra konkurransegjennomføring og kommunikasjon med leverandørene

Konkurranseform som ble valgt var konkurranse med forhandling. Forhandlinger ble gjennomført med 2 av 3 leverandører. Det ble på det tidspunktet vurdert at den tredje leverandøren var så langt unna prismessig at det ikke hadde hatt noe effekt på sluttresultatet. I ettertid, kan det tenkes at forhandlingen med den tredje leverandøren kunne ha vært nyttig for begge parter på den måten at vi hadde blitt bedre kjent med et produkt som ikke finnes på det norske markedet pr. i dag. Men, også for leverandøren slik at de får en mer konkret tilbakemelding og bedre forståelse for det norske markedet.

Med god planlegging og godt verktøy fungerte det bra å jobbe sammen med evaluering av tilbud på tvers av kommuner. Evalueringen ble gjennomført på en uke. Alle involverte hadde på forhånd fått ansvar for et utvalg krav i en brukerhistorie (etter kompetanse og erfaring). Alle evalueringskrav ble vurdert etter utarbeidet evalueringsskala og lagt inn i evalueringsskjema som var tilgjengelig for alle, med utfyllende beskrivelser for hver score. Prosjektleder var tilgjengelig hele tiden, hadde oversikt og kunne omfordele ressurser ved behov. Evalueringen ble også kvalitetssikret av Trondheim og Larvik før resultatet ble endelig og tilgjengeliggjort.

Leverandører har kommet med tilbakemelding om at både arbeid med avtaler og detaljspesifisering og akseptansetesting, har vært mye mer ressurskrevende for dem enn de hadde sett for seg på forhånd. Disse aktiviteter foregikk omtrent samtidig og begge krevde ressurser fra leverandører. Larvik og Trondheim samarbeidet godt i denne fasen og var samstemte i kommunikasjon med leverandører, men vi ser at dette kan ha vært krevende for dem. Spesielt sett i lys av at de ikke hadde planlagt nok ressurser til disse aktiviteter i utgangspunktet. Larvik oppfordrer leverandører å bruke denne læringen i videre anskaffelser og planlegge egen ressursbruk deretter.

På grunn av kompleksiteten i avtaleverket, har Larvik i ettertid sett at det ville vært hensiktsmessig å ha invitert en og en leverandør til et par dagers samling hvor de hadde gått gjennom hele avtaleverket og ferdigstilt dette sammen der og da, i stedet for å sende dokumenter frem og tilbake flere ganger.

Takk og lykke til med implementering

Da er det til slutt bare å takke alle som har bidratt i prosessen og en spesiell takk til Larvik kommune for god oppsummering og læring inn i nye anskaffelser!

… og lykke til med implementering av løsningene til alle de 29 kommunene! Det er nå gevinstene skal taes ut!

Se hele rapporten her: Prosjektrapport Medisineringsstøtte Larvik