Innkjøpsplattform for sirkulære innkjøp

Oslo kommune ønsket å gjøre det enklere for ansatte og virksomheter å ta i bruk sirkulære løsninger. De ønsket å endre bestillerpraksisen fra å bestandig kjøpe nytt til å velge reperasjon, ombruk, leie, sambruk eller mer bærekraftige produkter.

For å gjøre det mulig å gå over til sirkulær praksis, startet Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) med å stille krav til, og inngå samkjøpsavtaler som kunne tilrettelegge for mer sirkulære innkjøp i Oslo kommune.

For å hjelpe de ansatte med å bruke de sirkulære avtalene i større grad, ønsket Oslo kommune en løsning som kunne bygge kultur og arbeidsmetoder for sirkulært forbruk. De valgte å kjøre anskaffelsen som et StartOff-prosjekt, og inngikk et utviklingsløp med gründerbedriften Grayn AS. Etter 15 uker var minimumsløsningen (MVP) klar i 2023.

Det er mange ansatte som er involvert når Oslo kommune kjøper noe. Noen ansatte har et dedikert ansvar for å gjøre bestillinger på vegne av sin virksomhet, andre gjør det mer sjelden. Noen har ansvar for betaling og kontrakt, andre passer på at kjøpet går riktig for seg, mens andre er brukere av selve løsningen. Alle disse er nøkkelpersoner som påvirker kommunens materielle forbruk.

– Oslo kommune har mange innkjøpere med varierende bærekraftskunnskap. Vi fant ut at alle disse trengte en oversikt over de sirkulære tjenestene og produktene kommunen hadde innkjøpsavtaler på, forteller medgründer og teknologidirektør i Grayn Stina Skånhoff.

En bestiller må forholde seg til både Oslo kommunes samkjøpsavtaler og det kommunale foretakets egne rammeavtaler, men de er gjerne på to forskjellige steder. For eksempel er Oslobygg KF et kommunalt foretak under Oslo kommune, og ansatte der må holde seg til både Omsorgsbyggs egne rammeavtaler og Oslo kommunes samkjøpsavtaler.

– Oslo kommune hadde en oversikt over samkjøpsavtalene på intranattet, mens de kommunale foretakenes rammeavtaler lå på et annet sted. Det fantes ingen fellesplattform for kontraktsstyring, forteller Skånhoff.

– De vi intervjuet fortalte at det var utfordrende å finne frem i samkjøpsavtalene, at miljøkrav ikke var synlige nok og at det var vanskelig å finne frem til leverandører som leverte sirkulære tjenester.

For å gjøre det enklere for ansatte å velge sirkulære løsninger, har Grayn, sammen med prosjektpartner Knowit, laget en programvare som gjør det mulig for bestillere å finne frem i kommunens samkjøpsavtaler og foretakenes egne rammeavtaler på samme sted.

De sirkulære avtalene er fremhevet, slik at det er enkelt for brukeren å finne og velge avtaler som enten har bærekraftige produkter, eller tilbyr tjenester for reperasjon, ombruk, leie og sambruk. På samme plattform kan man finne andre kommunale foretak som er åpne for å dele utstyr.

For å bruke løsningen, må kommunen legge inn alle sine avtaler i Grayns database, og merke de avtalene og tjenestene som er mest sirkulære. Når en bestiller har behov for eksempelvis kontormøbler, og søker etter produkter i denne kategorien, så vil løsningen vise de mest sirkulære valgene først.

– Plattformen gjør at man får ut informasjon gjennom en god brukeropplevelse, man sikrer høy avtalelojalitet ved at avtalene faktisk brukes og det oppfordres til en høyere bruk av de sirkulære avtalene, mener Skånhoff.

Løsningen Grayn har utviklet for Oslo kommune er en modul under Grayns eksisterende plattform for bærekraftPlattformen heter Grayn, og gir sporbare data på produkter sitt CO2-utslipp, kvalitet, levetid, og etiske retningslinjer i lange leverandørkjeder. Det gjør det enklere for virksomheter å avdekke hvor, hvordan og når bærekraftstiltak bør implementeres.

Flere virksomheter har begynt å bruke innkjøpsanalysesystem for å få bedre kontroll på pengebruken. Skånhoff tror at slike analysesystem kombinert med Grayn vil gi mer detaljerte data.

Grayn kan analysere på et detaljnivå hva en virksomhet kjøper inn, og hvilke typer produkter det er. Programmet regner seg frem til produktets utslipp, miljøpåvirkning, sosial påvirkning og levetid. I tillegg vises produktets historikk i virksomheten: Når det først ble kjøpt inn, hvor mange ganger det har vært reparert og i hvilken avdeling produktet hører til.

– Det gir kommunen veldig konkret kunnskap i forhold til nåtidssituasjonen, fremtidig strategi og hvilke mål man kan sette seg. I tillegg er det enklere å identifisere tiltak som bør iverksettes for å øke levetiden til produktene, fremhever Skånhoff.

Grayn ønsker å pilotere løsningen hos flere kommuner. Slik at kan de samle mer data, og bruke det til å forbedre programvaren og automatisere flere prosesser.

Prosjektleder i Oslo kommune Marthe Arnesen anbefaler løsningen til andre kommuner, selv om Oslo kommune endte opp med å ikke kjøpe løsningen av organisatoriske grunner.

– Det viste seg å være vanskelig å implementere løsningen i Oslo kommune, men jeg tror at for mindre og mer sentraliserte kommuner så er løsningen til Grayn veldig bra. Grayn har satt seg godt inn i kommunenes behov, og løsningen de tilbyr fremmer sirkulær praksis på en enkel og brukervennlig plattform.