Hjem Aktuelt Fagartikkel → Slik stiller du krav som åpner for innovasjon

Slik stiller du krav som åpner for innovasjon

av Sigurd Glomstad

Hvordan kan offentlige innkjøpere stille krav som faktisk gir bedre løsninger – ikke bare flere av de samme? I tredje og siste del av artikkelserien om innovative anskaffelser løfter LUP frem hvordan gode krav kan utløse innovasjon.

Fra behov til krav – der innovasjonen skjer

Som en del av webinarsereien sammen med NKF har vi tidligere sett på hvordan jobbe med behovet og markedsdialog som et verktøy for bedre løsninger. I det siste webinaret så vi på hvordan omsette innsikt til krav som faktisk gir bedre løsninger.

Mange offentlige virksomheter faller i fellen med å beskrive detaljerte løsninger i sine anbud. Det kan begrense handlingsrommet til leverandørene – og dermed også innovasjonen.

Bak gode krav ligger et grundig arbeid: kartlegging av behov, dialog med markedet og tydelig forankring internt. Dette danner grunnlaget for konkurransen – og resultatene som kommer ut av den.

Beskriv hva – ikke hvordan

En av de viktigste forskjellene mellom tradisjonelle og innovative anskaffelser ligger i hvordan kravene formuleres.

I stedet for å spesifisere detaljer, bør oppdragsgiver beskrive funksjon og ønsket ytelse:

  • Hva skal løsningen oppnå?
  • Hvilken «jobb» skal den gjøre?
  • Hvilke effekter er viktigst?

Et eksempel:

I stedet for å kreve tre panelovner på 1000 W plassert under hvert vindu, kan man beskrive behovet som stabil og energieffektiv romoppvarming med jevn temperatur og høy komfort. Da åpnes det for flere – og ofte bedre – løsninger, der leverandørene selv foreslår teknologi og metode som oppfyller kravene.

Denne tilnærmingen gir leverandørene rom til å bruke sin kompetanse og innovasjonsevne – noe som ofte gir både bedre kvalitet og lavere kostnader.

Behovsbeskrivelsen er selve fundamentet

En god behovsbeskrivelse er kjernen i å beskrive innholdet i tjenesten/varen som skal anskaffes. Den følger anskaffelsen fra tidlig fase til kontrakt og gevinstrealisering.

Den bør inneholde:

  • Hva problemet er – og hvordan det løses i dag
  • Hvilke effekter man ønsker å oppnå
  • Hvilke rammer som gjelder (økonomi, regelverk, systemer)
  • En strukturert behovsmatrise med prioriteringer

Behovsmatrisen er et praktisk verktøy for å konkretisere hva som er viktig – fra brukervennlighet og fleksibilitet til bærekraft og sikkerhet.

Dette gir et tydelig grunnlag for evaluering av tilbud.

Et konkret verktøy for å komme i gang

For mange kan det være krevende å starte arbeidet med behov og krav. Derfor har LUP utviklet en enkel «Kickstart » på behovsmatrise – et gratis verktøy tilgjengelig for alle.

Dette gir et godt utgangspunkt for å strukturere behovene tidlig i prosessen og legge grunnlaget for en endelig behovsmatrise.

LUP bidrar i denne fasen som en nøytral fasilitator, og hjelper offentlige virksomheter med å koble behov til markedets muligheter.

Veien videre: Fra krav til gevinst

Å bli en god kravstiller handler ikke bare om formuleringer – det handler om en helhetlig tilnærming til anskaffelser.

Når behov, dialog og krav henger sammen, øker sannsynligheten for:

  • bedre løsninger
  • mer innovasjon
  • høyere måloppnåelse

Vil du lære mer?

Vil du utvikle bedre krav og få mer ut av anskaffelsene dine?

Ta kontakt og se hva vi i LUP jobber med!