Markedsdialog som verktøy for bedre løsninger

Et strategisk verktøy før konkurransen

Offentlige oppdragsgivere har stort handlingsrom til å snakke med markedet før en konkurranse lyses ut. Likevel er mange usikre på hvordan dialogen kan gjennomføres i praksis.

I et webinar arrangert av LUP og NKF, som en del av en større webinarserie, ble det gjennomgått hvordan tidlig og strukturert dialog kan brukes strategisk i anskaffelser. Målet er å få bedre forståelse av markedets muligheter – og samtidig legge til rette for innovasjon og god konkurranse.

Dialog før utlysning kan blant annet bidra til å:

• avdekke nye løsninger i markedet

• tilpasse kravspesifikasjoner til reelle behov

• øke konkurransen ved å senke terskelen for deltakelse

• utvikle mer bærekraftige og kostnadseffektive løsninger

– Dialog med leverandørmarkedet gir oss bedre innsikt i hva som faktisk finnes av løsninger og hva som er mulig å få til, ble det forklart fra LUP under webinaret.

Mange måter å gjennomføre dialog på

Markedsdialog kan gjennomføres på flere måter, avhengig av prosjektets størrelse og modenhet.

Blant metodene som ble løftet frem i webinaret var:

• direktehenvendelser til leverandører

• markedsundersøkelser

• dialogkonferanser

• én-til-én-møter

• workshops

• skriftlige innspill

Et viktig råd er å planlegge dialogen godt og kunngjøre den åpent, for eksempel via Doffin, slik at alle leverandører får samme mulighet til å delta.

Likebehandling og åpenhet er avgjørende. Leverandører skal ikke få konkurransefordeler, og forretningshemmeligheter må beskyttes.

Bruker dialog aktivt

Tysvær kommune har flere gode erfaringer med markedsdialog i større byggeprosjekter.

I forbindelse med flere bygganskaffelser ønsket kommunen å utforske nye entrepriseformer og få bedre innsikt i markedet. Sammen med LUP arrangerte de derfor dialogkonferanser med leverandører.

Her fikk leverandørene gi innspill til blant annet:

• teknisk program

• rom- og funksjonsprogram

• konkurransegrunnlag

• krav til erfaring og kvalifikasjoner

– Dialogen ga oss verdifulle innspill som gjorde konkurransegrunnlaget bedre og mer realistisk, ble det understreket fra Tysvær kommune.

Justerte krav – åpnet for flere leverandører

Innspillene fra leverandørmarkedet førte til konkrete justeringer i konkurransegrunnlaget.

Blant annet ble krav til tidligere prosjekterfaring endret. Målet var å åpne for at også mindre og lokale entreprenører kunne delta, uten at det gikk på bekostning av kvalitet og gjennomføringsevne.

Resultatet var:

• tydeligere evalueringskriterier

• bedre konkurranse

• mer bærekraftige løsninger

• bedre økonomisk kontroll i prosjektet

LUP tilbyr verktøy og støtte

LUP arbeider nasjonalt for å styrke bruken av innovative offentlige anskaffelser og bistår både kommuner og leverandører i prosessen.

Gjennom utviklede verktøy får oppdragsgivere tilgang til:

• planlegging av markedsdialog

• maler for dialognotater

• metodikk for dialogkonferanser

Målet er å senke terskelen for dialog og bidra til at flere anskaffelser legger til rette for innovasjon og bedre løsninger.

Veien videre

For mange offentlige virksomheter kan markedsdialog være et enkelt, men kraftfullt grep for å lykkes bedre med anskaffelser.

Erfaringene fra både LUP og kommunenorge viser at dialog ikke bare gir bedre konkurransegrunnlag – men også øker sjansen for å få løsninger som faktisk dekker behovene.

Vil du lære mer?

• Les mer om webinarserien med NKF:
  Teknisk 3-steg i innovative anskaffelser

• Se verktøy for planlegging av dialog:
  Verktøy – Innovative anskaffelser

• Finn eksempler på innovative anskaffelser:
  Finn anskaffelser – Innovative anskaffelser

• Følg med på kommende arrangementer og webinarer:
  Arrangementer – Innovative anskaffelser