Skatteetaten setter standarden: 7000 ansatte tar kurs i innovative anskaffelser
Det er ikke hverdagskost at en offentlig organisasjon får alle sine ansatte til å ta et kurs i innovative anskaffelser, men det er nettopp det Skatteetaten har gjort. Denne omfattende satsingen har skapt en kultur for innovasjon som allerede har resultert i mer effektive prosesser og økt bevissthet rundt innovative løsninger.
Skatteetaten har de siste årene endret måten de ser på anskaffelser. Fra å være en praktisk funksjon har anskaffelser nå blitt et strategisk virkemiddel.
«Vi ser at anskaffelser kan være en katalysator for innovasjon, og det er dette vi nå har satt i system,» sier Erlend Leinum, leder Anskaffelser i Skatteetaten.
Endringen i hvordan de ser på anskaffelser startet med en tydelig anskaffelsesstrategi. Innovasjon ble definert som ett av fire hovedområder Skatteetaten skulle satse på, og strategien ble forankret i toppledergruppa.
Men å ha en strategi er én ting – å operasjonalisere den er noe helt annet. Derfor ble det satt i gang konkrete tiltak for å bygge opp både kompetanse og struktur for innovative anskaffelser.
Alle må med
For å sikre at hele organisasjonen er med på innovasjonssatsingen, har Skatteetaten gjort innovative anskaffelser til et obligatorisk kurs for alle ansatte. Gjennom kurset får medarbeiderne innsikt i hva innovative anskaffelser er, og hvordan de kan bidra i sin daglige arbeidshverdag. Til nå har 60 % av de ansatte fullført kurset, og målet er at alle 7000 skal ha gjennomført det.
«Kurset har vært en øyeåpner for mange. Det får folk til å tenke nytt og se potensialet i innovative anskaffelser,» sier Leinum.
Endrer måten etaten jobber på
Fokuset på innovative anskaffelser, har allerede gitt resultater. Ett eksempel er en førkommersiell anskaffelse av en KI-basert løsning for arkivering. Tidligere var arkivering en tidkrevende oppgave, men med KI kan Skatteetaten nå automatisk vurdere om dokumenter er arkivverdige. Dette har spart ressurser og tid, og viser hvordan teknologien kan forandre måten en offentlig virksomhet arbeider på.
«Teknologien finnes der ute. Det handler bare om å sette den sammen på de riktige måtene,» smiler Leinum.
Effektiv onboarding med digital assistanse
Skatteetaten har også utviklet en innovativ løsning for onboarding av nyansatte, som gjør prosessen både raskere og mer effektiv. Resultatet er en strømlinjeformet onboarding-prosess som sparer tid for både HR-avdelingen og de nyansatte, samtidig som det sikrer at ingenting blir glemt i oppstarten.
«Vi har digitalisert hele onboarding-prosessen. Nå sender en robot ut e-poster til nyansatte for å ordne ting som telefon og passord. Det har spart oss for masse tid og arbeid, spesielt med de praktiske oppgavene ved ansettelser,» forteller Leinum, og legger til: «Jeg ble nesten litt overrasket over hvor godt vi fikk det til.»
Partnerskap i LUP har vært et av suksesskriteriene
Med en tydelig strategi og en organisasjon som er rustet til å tenke innovativt, er Skatteetaten klar for fremtidens utfordringer. Gjennom innovative anskaffelser ser de muligheter for å forbedre både interne prosesser og tjenestene de tilbyr samfunnet.
«Vi kommer til å fortsette å bruke innovative anskaffelser som et strategisk verktøy for å drive endringer. Samarbeidet med LUP har hjulpet oss å nå dit vi er i dag, og partnerskapet i LUP har faktisk vært et av suksesskriteriene våre. Vi har bl.a. fått hjelp til å sette opp gode løp og veiledning på prosesser, som LUP er veldig gode på,» forklarer Leinum.
Vi i LUP er stolte av å ha Skatteeaten med som partner hos oss, og gleder oss til å ha med innkjøpsdirektør Erlend Leinum som en av bidragsyterne på vår fellessamling for partnere i november. Ta kontakt med Gørill Horrigmoe om du er interessert i å vite mer om LUPs partnernettverk.