StartOff – Arrangørvennlig by

Fredrikstad kommune ønsker å bli en enda mer arrangørvennlig by. Det er mange involverte aktører når arrangementer skal avholdes, og det kan være vanskelig å vite hva som skal gjøres, hvem som må kontaktes, og hva som skal til for å gjennomføre et godt arrangement. I den sammenheng har Fredrikstad kommune et behov for en digital løsning som gir arrangører en enkel og oversiktlig prosess.

Ansvarlig pådriver

Asli Aydemir

Asli Aydemir

Prosjektleder StartOff

asli.aydemir@digdir.no
98062479
Harald Aas

Harald Aas

Innovasjonspådriver stat

harald.aas@nho.no
920 81 670

Prosess

Foreslå offentlige utfordringer som bør løses

Alle StartOff-prosjekter startet med en offentlig innkjøper som sender inn en prosjektskisse som beskriver den utfordringen de ønsker at oppstartselskapene løser.

Kunngjøre utfordringen

Oppdraget kunngjøres på Doffin med et konkurransegrunnlag og en behovsbeskrivelse. Utlysningen distribueres i sosiale medier og direkte mot oppstartsmiljøer. DFØ står for konkurransegjennomføringen.

Leverandørene sender inn sine idéskisser

Alle som ønsker det kan levere sine forslag og inntil seks leverandører inviteres til forhandlinger.

Utforske alternativer (tre uker)

Tre leverandører får tilbud om å videreutvikle sine forslag i dialog med oppdragsgiver over tre uker. Leverandører som er med i denne fasen honoreres delvis for utviklingen.

Én leverandør blir valgt til å utvikle løsningen

Etter tre uker presenteres forslagene for oppdragsgiver og én leverandør får ytterligere 15 uker til å lage en minimumsløsning (MVP = Minimal Viable Solution. Leverandøren som er med i denne fasen honoreres delvis for utviklingen.

Demonstrere resultat

Etter 15 uker presenterer leverandøren sin løsning for oppdragsgiver. Veien videre avhenger av hvor anskaffelsesklar løsningen på dette tidspunktet. Leverandøren får også en anledning til å demonstrere resultatet overfor offentlige innkjøpere, utviklingsaktører og potensielle investorer. Målet for alle StartOff prosjekter er at den offentlige innkjøperen skal kjøpe løsningen i etterkant og med det bli en viktig første kunde som kan utgjøre grunnlaget for videre salg og næringsvekst.

Om anskaffelsen

Fredrikstad er i sterk vekst. Med 83.000 innbyggere er det landets åttende største by. Fredrikstad kommune arbeider med en helhetlig satsing for å bli en god arrangørby. Blant annet har kommunen utarbeidet og vedtatt en arrangementsstrategi som skal være et redskap for å styrke byens evne til å være godt vertskap for festivaler, kulturarrangementer, byfester, idrettsbegivenheter, kongresser, messer og seminarer.

Fredrikstad har de senere årene sett en jevn økning av aktiviteter og arrangementer. I takt med den økende aktiviteten er det viktig at det er enkelt å gjennomføre arrangementer. By-arrangementer og festivaler skaper lokalt engasjement, er identitetsforsterkende, gir økt bolyst, kan bidra til økt opplevelsesturisme og bygger byens omdømme som en liten verdensby, som er Fredrikstads visjon.

Problem/utfordring

Hele Norden er i bevegelse når det gjelder arbeidet med å utvikle og tilrettelegge for arrangementer. Større byer og kommuner har i de senere årene sett potensialet som ligger i et styrket fokus på å være en god arrangementsby. Samtidig har aktørene blitt mer profesjonelle og det forventes effektivitet og dynamikk i offentlig tilrettelegging og saksgang.

Særskilt har vi avdekket at mangelen på informasjon, veiledning og tilrettelagte digitale verktøy til arrangørene, er til hinder for tidlig avklaring og en rask og effektiv planlegging for alle parter. I Fredrikstad kommune er dette tydelig gjennom at ansvaret med utleie, tillatelser, krav, råd og veiledning er fragmentert. Det er uklart for arrangører hvor de skal henvende seg, hva som kreves for å gjennomføre et arrangement i Fredrikstad, og hva som kan forventes av saksgangen. Det er også private aktører og andre offentlige instanser som har en rolle i denne tilretteleggingen. Det er ofte tilfeldig hvem i kommunen de henvender seg til først, og hvem som kobles på videre.  Arrangører beskriver dette som frustrerende og lite forutsigbart.

Ønsket resultat/effekt

Fredrikstad skal bli en enda bedre og mer attraktiv arrangørby. Det skal være enkelt, tidsbesparende og forutsigbart for arrangører å gjennomføre for eksempel festivaler, konserter, seminarer og tivoli. Arrangementer bidrar til et godt og mangfoldig tilbud for de som bor her og de som besøker oss, og lokal næringsvekst for butikker og serveringssteder.

Kommunen må innfri forventingene som stilles i et digitalt samfunn. Kommuneorganisasjonen skal være bedre koordinert, oppleve større forutsigbarhet og jobbe mer effektivt. Fredrikstad kommune skal fremstå som en samlet og helhetlig organisasjon med mer effektiv saksgang og saksbehandling.

Behovet

Undersøkelser og intervjuer viser at arrangørene gjerne vil ha én vei inn for å få forutsigbarhet i hva som kreves, uavhengig av størrelse på arrangementet.

Fredrikstad kommune ønsker å samkjøre, systematisere og digitalisere prosessene som er manuelle eller tunge både for saksbehandlere og for arrangørene. Arrangøren bør få veiledning og oversikt over hva som skal til for å arrangere, uavhengig av om kravene, tillatelsene eller leien ligger til kommunen, private eller en annen offentlig aktør.

Det ønskes høy grad av brukervennlighet og gode muligheter for tilpasninger, integrasjoner og utvidelser, samt åpne grensesnitt.

Vi ønsker oss en helthetlig løsning som håndterer saksgangen for alle de oppgaver, tillatelser, bevilgninger og meldinger som knytter seg til et arrangement, eller et tillegg som muliggjør dette. Fredrikstad kommune har i dag system for utleie av lokaler og arealer, samt en arrangementskalender for markedsføring. Kommunen har også kartløsninger utviklet av en egen fagavdeling.  Likevel har vi en vei å gå for å kunne tilby en helhetlig og samlet prosess.

Løsningen må kunne håndtere forhold som knytter seg til søknadsprosessen og tillatelsen til et arrangement. I tillegg til de forhold som kommunale etater har ansvar for bør løsningen også kunne inkorporere andre aktører og forhold som kan være aktuelt for gjennomføringen av et arrangement. Et eksempel på dette kan være finansielle tilskuddsordninger som kan være aktuelle å for arrangøren.

Det trenger kanskje ikke håndtere saksbehandling, men det bør gi oss en bedre og forutsigbar saksgang som både arrangører og aktørene som skal gi tillatelser kan følge.

Les mer om konkurransen på StartOff.no

Om StartOff

StartOff er et rammeverk for gjennomføring av oppstartsvennlige anskaffelser. StartOff bistår med systematisert prosess, veiledning og støtte til oppdragsgiver og leverandør underveis.
Mer om StartOff