Valg av anskaffelsesprosedyre: konkurranse med forhandling
Når man som privatperson gjør større investeringer, enten om det er bil eller bolig så ender man ofte opp i en form for forhandlinger. Man snakker med flere ulike tilbydere og sentrale tema er ofte kvalitet og kostnad. Til slutt ender man opp med det produktet som best gjenspeiler ens betalingsvillighet. Denne artikkelen skal vise hvordan man kan følge de samme prinsippene, men hvor det er snakk om en offentlig anskaffelse. For ved gjennomføring av offentlige anskaffelser kan man i stor grad følge samme prinsipp dersom man går for prosedyren konkurranse med forhandlinger.
Konkurranse med forhandling» er en anskaffelsesprosedyre som benyttes i spesifikke situasjoner der det er behov for større fleksibilitet og dialog mellom oppdragsgiver og leverandører.
Prosedyren egner seg særlig der hvor man ønsker mer fleksibilitet enn man har ved bla. åpen anbudskonkurranse – og nettopp forhandlingene er nøkkelen til fleksibiliteten.
Konkurranse med forhandlinger er en anskaffelsesprosedyre som kan benyttes i mange ulike situasjoner. Det kan være en aktuell fremgangsmåte der hvor behovet innebærer at det er ønskelig med innovative løsninger (selv om andre prosedyrer åpner mer opp for innovasjon). Prosedyren er videre godt egnet der hvor man har en ide om hvilken løsning man ønsker, men det er behov for å tilpasse tilgjengelige løsninger til spesifikke krav. Dette kan være tilfellet i et IT-prosjekt der det finnes eksisterende programvareløsninger, men hvor disse må skreddersys for å oppfylle de unike behovene til organisasjonen. For å sikre at man får den beste mulige løsningen, er det nødvendig å kunne forhandle om tilpasninger og justeringer underveis.
I denne artikkelen er fokus på hvordan man som oppdragsgiver i størst mulig grad kan åpne opp for innovasjon når man benytter prosedyren, konkurranse med forhandling. Samtidig er det ønskelig å ufarliggjøre en prosedyre som ikke er så komplisert som man nødvendigvis tenker
I denne artikkelen er fokus på hvordan man som oppdragsgiver i størst mulig grad kan åpne opp for innovasjon når man benytter prosedyren, konkurranse med forhandling. Samtidig er det ønskelig å ufarliggjøre en prosedyre som ikke er så komplisert som man nødvendigvis tenker
Oppstart av anskaffelsen
Valg av anskaffelsesprosedyre er et strategisk valg, hvor man gjennom planleggingsfasen får nok kunnskap om behovet sitt til å finne ut hvilken prosedyre som er best egnet for å dekke det aktuelle behovet. Forskrift om offentlige anksaffelser (foa) § 13-2 gir en tydelig ramme for når konkurranse med forhandlinger kan anvendes, og den er særlig aktuell når man står overfor komplekse- eller innovative anskaffelser som krever tilpasning og samarbeid.
Hvordan bruke prosedyren, konkurranse med forhandlinger, til å kjøpe innovasjon?
Når konkurransegrunnlaget skal skrives, og et av målene er at man skal åpne opp for kjøp av innovative- eller innovasjonsvennlige løsninger, så er spørsmålet hvordan best mulig gjør dette når prosedyren konkurranse med forhandlinger benyttes.
For de som leste artikkelen om hvordan man kan åpne opp for innovative løsninger ved prosedyren «åpen anbudskonkurranse» så gjør de samme punktene seg gjeldene.
Som oppdragsgiver må man:
- Beskriv ønsket funksjonalitet og ytelse fremfor å spesifisere løsningen
- Ikke benytt for strenge kvalifikasjonskrav
- Sikre at tildelingskriteriene gjenspeiler betalingsvilligheten (Ved å la pris være det dominerende tildelingskriteriet, kan man stenge døren for nye løsninger som ofte ikke kan konkurrere med etablerte alternativer i starten)
- Åpne opp for alternative tilbud
Selv om utgangspunkt er mye av det samme, åpner konkurranse med forhandling i større grad opp til muligheten for kjøp av innovasjon enn ved bruk av åpen anbudskonkurranse. Grunnen til dette er at konkurranse med forhandling, til forskjell fra åpen anbudskonkurranse, åpner opp for å ha samtaler med leverandørene etter de har levert inn tilbud.
Gjennom prosedyren kan oppdragsgiver:
- Forhandle slik at tilbudene forbedres og tilpasses oppdragsgivers behov.
- Forhandle i flere runder – og om alt som ikke innebærer vesentlige- avvik og endringer i tillegg til absolutte minstekrav
- Man kan evaluere på testing/utprøving av produkter/tjenester (POC – Proof of concept) for så å forhandle med tilbyderne etter man har testet løsningen.
For å lykkes med å drive innovasjon i en konkurranse med forhandling, er det viktig å ha fokus på de funksjonelle kravene. Her er det bare å ta kontakt med oss i LUP for mer informasjon om hvordan man praktisk gjør dette.
Husk på dette!
Dette er en prosedyre mange benytter seg av – men som sannsynligvis burde vært benyttet enda oftere. Av 100 anskaffelser på Doffin (august 2025) , var 10 % konkurranse med forhandling – og det var på alt fra IT-system til vinterdrift av veier, arbeidstiltak for unge samt VA og håndverkertjenester.
Husk at det er en prosedyreform med prekvalifisering, så ikke bruk unødvendig strenge kvalifikasjonskrav, men åpne opp for konkurranse. Sikre reelle forhandlinger, og finn forhandlingsformen(e) som passer best for akkurat det behovet dere skal dekke.
Videre er det slik at godt forarbeid legger grunnlaget for en god anskaffelse. Dersom dere vil lære mer om markedsundersøkelser, dialog og behovsavklaring, les mer her.
Ta kontakt med din kontaktperson i LUP dersom du ønsker å høre mer om mulighetsrommet i denne prosedyren, og hvordan vi kan bistå inn i prosessen med innovative anskaffelser.