Trondheim er i gang med konkurransepreget dialog for nytt responssenter

– Å gjøre dette som en innovativ anskaffelse har gitt oss innsikt og inspirasjon som allerede påvirker hvordan vi tenker løsning og behov. Vi føler vi har valgt riktig vei, sier Rune Stoum Hanssen, prosjektleder for anskaffelsen i Trondheim kommune.

Samspill og helhetlig tenkning

Anskaffelsen Trondheim kommune nå leder, handler om å utvikle og drifte en ny responssenterløsning med tilhørende velferdsteknologi – tett integrert med Helseplattformen. Totalt har 17 andre kommuner valgt å knytte seg til anskaffelsen, og seks av dem deltar fra start. Målet er å skape en løsning som både dekker dagens behov og er fleksibel nok til å møte fremtidige utfordringer og innovasjoner.

Kommunen benytter konkurransepreget dialog. Gjennom denne anskaffelsesprosedyren konkretiseres og defineres behovet nærmere gjennom dialog, og leverandørene presenterer ulike løsninger for hvordan behovet kan adresseres. Formålet er å finne de beste og mest brukervennlige løsningene, uten å låse seg til teknologivalg for tidlig.

– I stedet for å beskrive hvilken trygghetsalarm vi ønsker, beskriver vi behovet for trygghet hos hjemmeboende – og lar leverandørene vise hvordan de best kan møte det, forklarer prosjektleder Rune.

Stort engasjement i markedsdialogen

Responsen på den første dialogkonferansen var overveldende. 30 leverandører fra hele landet meldte seg på, og kommunen måtte flytte arrangementet til kommunestyresalen for å få plass.

– Det har vært inspirerende og lærerikt. Mange leverandører uttrykte takknemlighet for å bli invitert inn tidlig og for muligheten til å påvirke, sier Lisbeth Lisbet Slettahjell, e-helserådgiver i byrådsavdeling for helse og omsorg.

Enkelte leverandører har allerede begynt å knytte kontakt med hverandre som følge av møteplassene kommunen har lagt til rette for, og Trondheim legger opp til én hovedleverandør med et nettverk av underleverandører.

Dette kan gi mer helhetlige løsninger og bedre samspill på tvers av teknologier.

Fra mange avtaler til én samlet plattform

Bakgrunnen for anskaffelsen er et behov for å forenkle og forbedre kommunens bruk av velferdsteknologi. I dag har Trondheim og mange av samarbeidende kommuner et stort antall parallelle avtaler – noe som gir fragmenterte løsninger, ulik utløpstid og lite samspill mellom teknologiene.

– Vi ønsker færre, men bedre løsninger som dekker flere behov, og som spiller godt sammen. Det gjør vi best i samarbeid med markedet, sier Anita Das, assisterende prosjektleder.

Kommunen legger også vekt på eierskap til egne data og brukervennlighet for både ansatte og innbyggere. Anskaffelsen skal legge til rette for langsiktig utvikling, og kommunen vurderer å inkludere relasjonelle elementer i kontrakten for å sikre samarbeid også etter tildeling.

– Det blir ikke en relasjonskontrakt per definisjon, men vi ønsker å flette inn mest mulig av relasjonsbiten i kontrakten. Målet er å kunne samarbeide om videreutvikling og justeringer underveis, sier Lisbeth Slettahjell.

Tidlige gevinster og høy relevans

Allerede i denne fasen ser kommunen klare gevinster av å involvere markedet. Et bredere teknologiperspektiv, bevissthet rundt behov for eierskap til egne data, og innsikt i hvordan kunstig intelligens kan inngå i fremtidige løsninger, er blant funnene fra markedsdialogen.

– Det har vært mange a-ha-opplevelser. Vi har justert forventninger og fått øynene opp for hva som er mulig, sier Rune.

Dialogen har også synliggjort behovet for systemer som er brukervennlige, tåler slitasje, og kan tilpasses over tid – avgjørende for å lykkes med innføring av velferdsteknologi både for ansatte og innbyggere.

Innsatsen i tidligfase gir gode resultater i lengden

Å gjennomføre en så omfattende og innovativ anskaffelse er krevende, men kommunen er trygg på at det gir høyere kvalitet og mer bærekraftige løsninger i lengden.

– Vi kunne gjort det på enklere vis med separate konkurranser, men da hadde vi fortsatt stått med fragmenterte avtaler og løsninger som ikke snakker sammen. Nå bygger vi en plattform for fremtidig innovasjon, sier Lisbeth.

Arbeidet har fått støtte og veiledning fra Leverandørutviklingsprogrammet (LUP), og er et eksempel på hvordan kommunesamarbeid, strategisk dialog og nytenkende anskaffelsesformer kan skape verdi for hele velferdssektoren.

Vil du vite mer?

Les mer om Trondheim kommunes anskaffelse for velferdsteknologi her.

Ansvarlig pådriver for anskaffelsen fra LUP er Elisabeth Smith.