Teknisk 3-steg i innovative anskaffelser

I en serie på tre webinarer samarbeider LUP og NKF om å gi innsikt, kunnskap og erfaringer fra innovative anskaffelser i teknisk sektor. Kort oppsummert: Innovasjon starter ikke med konkurransegrunnlaget. Den starter med behovskartlegging og tidlig dialog.

I denne artikkel-serien får du en tredelt historiefortelling fra de 3 webinarene – og vi starter med fokus på steg 1; avdekke alle sider ved BEHOVET som et nødvendig grunnlag for å lykkes med innovative anskaffelser. Hva skiller kommuner som faktisk får til innovasjon i anskaffelser – fra dem som strever?

 

Et skritt tilbake kan gi en helt annen retning

Kommunene står i en spagat: De skal levere mer bærekraftige, effektive og robuste tjenester, med strammere rammer og økte forventninger. Dette kjente Bærum kommune på da det opplevde gjentatte kjelleroversvømmelser og store konsekvenser av styrtregn. Deres første tanke var å gå rett på løsning og gravefri separering av avløp ble vurdert som en mulig innovativ anskaffelse. Det hørtes både effektivt og fremtidsrettet ut. Problem løst.

Men kommunen valgte å ta et skritt tilbake.

Hva var egentlig problemet? Visste de nok om eget behov? Kunne utfordringen løses med større rør – eller var det noe mer fundamentalt som manglet?

Gjennom en grundig behovskartlegging, med tverrfaglig involvering på tvers av vann og avløp, regulering, vei, natur, eiendom og flere andre fagområder, ble det tydelig at problemet ikke kunne «dimensjoneres bort». Vannet måtte håndteres på terreng, og overvann måtte inn tidligere i planprosesser. Samtidig avdekket arbeidet silotankegang i kommunene, fragmenterte beslutninger og manglende felles eierskap.

Ved å bruke mer tid på behovet fikk kommunen en helt annen retning på arbeidet. Resultatet ble utvikling av et verktøy som gir oversikt over vannmengder, retning og hastighet, samt skybruddsplaner og kost–nytte-analyser som støtter prioritering av tiltak.

Dermed fikk kommunen en helt annen løsning enn det de første hadde tenkt, og som har gitt mange positive bi-effekter – som mer samarbeid om arealplanlegging på tvers av avdelinger.

Eksempelet fra Bærum illustrerer kjernen i innovative anskaffelser: Først når behovet er tydelig beskrevet og forankret, kan markedet utfordres til å levere noe bedre enn det som allerede finnes. Og løsningene kommer ofte med positive bi-effekter.

 

Hva er egentlig en innovativ anskaffelse?

En innovativ anskaffelse handler ikke nødvendigvis om å utvikle banebrytende teknologi. Det handler om å bruke anskaffelsen som et strategisk verktøy for å nå mål – og om å åpne for at nye løsninger kan konkurrere på like vilkår med etablerte.

Det innebærer blant annet å:

• beskrive hva kommunen ønsker å oppnå – ikke detaljstyre hvordan det skal gjøres
• hente inn kunnskap og innspill fra markedet før konkurransen utformes
• legge til rette for at både forbedringer og helt nye løsninger kan vinne fram

Når er det særlig relevant?

• Når behovene endrer seg raskere enn løsningene.
• Når dagens praksis ikke gir ønsket effekt.
• Når nye krav, klimaendringer eller teknologisk utvikling gjør at «slik vi alltid har gjort det» ikke lenger er godt nok.

I teknisk sektor er dette høyst aktuelt. Ekstremvær, strengere miljøkrav og krav til effektiv drift utfordrer både organisasjon og metode. Da holder det ikke alltid å optimalisere eksisterende løsninger – noen ganger må behovet formuleres på nytt.

 

Stegene før konkurransen

En vanlig misforståelse er at innovasjon skjer i selve konkurransen. I realiteten skjer det viktigste arbeidet før.

Det starter med å stille noen grunnleggende spørsmål:

• Hva er målet med anskaffelsen – og hvilke effekter ønsker vi å oppnå?
• Hvem er brukerne, og hva trenger de egentlig?
• Hvilke rammer er absolutte – og hvilke kan utfordres?
• Har vi involvert fag, innkjøp og ledelse tidlig nok?

På webinaret understreket LUP at det er innkjøpers ansvar å kjenne behovet – men ikke løsningene. Leverandørene sitter på kompetansen om hvordan behovet kan løses. Offentlig sektor sitter på kunnskapen om hva som skal oppnås.

Ved å beskrive behovet på ytelses- og funksjonsnivå – altså hva leveransen skal bidra til, snarere enn hvordan den skal se ut – åpnes et større mulighetsrom. Samtidig må krav og kriterier stå i forhold til målet. For stramme eller detaljerte krav kan stenge ute de løsningene kommunen egentlig trenger.

Innovasjon krever struktur – men også mot. Det kan innebære å tåle usikkerhet, å teste nye samarbeidsformer og å erkjenne at ikke alle svar finnes internt.

 

Når behovet er komplekst

Hvordan utformer man et bygg som både skal fungere for en fireåring, en eldre bruker, ansatte, kulturturister og kommunale tjenesteytere? Og hvordan sikrer man at ambisjonene holder når rammebetingelsene endres?

Dette var spørsmål Skien kommune møtte på når de skulle Skien skulle bygge nytt bibliotek – og samtidig skape et nasjonalt formidlingssenter for Henrik Ibsen. Ambisjonen var å samle flere publikumstjenester under samme tak og gjøre bygget til et levende møtested for ulike målgrupper.

I arbeidet ble det brukt tjenestedesign og workshops for å hente inn innsikt fra ulike brukergrupper. Ansatte ble involvert, og prosjektet ble forankret både administrativt og politisk gjennom tydelige stoppunkter.

Da prosjektet i areal måtte nedskaleres betydelig underveis, ble behovsarbeidet brukt aktivt på nytt. I stedet for å kutte tilfeldig, gikk kommunen tilbake til formålet: Hva er det bygget skal oppnå? Hvilke funksjoner er kritiske? Hva kan justeres – og hva må bevares?

Innovasjon handler om evnen til å holde fast i målet og bruke behovsforståelsen som kompass gjennom hele prosessen.

 

Tre huskeregler for innovative anskaffelser

Når én pluss én blir mer enn to, er det ofte fordi kommunen har brukt tid på å forstå problemet fra flere ståsteder – og invitert markedet inn på riktig tidspunkt.

De tre viktigste tingene for å lykkes er:

• Start med behovet – ikke løsningen.
• Involver bredt og skap felles forståelse før dere går ut i markedet.
• Beskriv hva dere vil oppnå, og la leverandørene foreslå hvordan.

Ønsker du å se det første webinaret i sin helhet – kan du se det HER

I neste artikkel går vi over i steg 2 som handler om markedsdialog i praksis: Hvordan mobilisere leverandører og få relevante innspill før konkurransen?

Kommer snart som en egen historie på innovativeanskaffelser.no.