Tidligere i år skrev vi i LUP om «Gode erfaringer med digital markedsdialog». Etter en markedsdialog er det ofte vanlig å arrangere en-til-en-møter med leverandører for å få mer informasjon som kan bidra til å utfylle det behovsbildet dere har. I denne bloggen deler vi tips og erfaringen for hvordan gjennomføre gode en-til-en møter. Rådene gjelder både for fysiske og digitale møter, men vi deler også tips spesielt for digitale møter.

Suksessen ligger i gode møteforberedelser

Målet med en-til-en møter er å få innspill og presentasjon fra leverandørene på et konkret behov eller anskaffelse. Avklar tidlig hvem som skal delta internt fra virksomheten. De viktigste interessentene for å sikre bred kompetanse i prosjektet vil være prosjektleder, behovseier i virksomheten, innkjøp, teknisk og andre relevante fagavdelinger.

På forhånd må prosjektgruppa internt forberede seg godt, gjennom å fordele og forankre roller, samt avklare forventninger. Sørg for å ha en ryddig struktur under møtet. En til to personer fra fagavdelingen stiller og svarer ut spørsmål, en observatør og en referent. Det kommer ofte to til tre personer fra leverandørene. Avklar på forhånd hvem det er, slik at dere er forberedt på hvem dere skal møte. Bestem dere for hvor mye tid dere setter av til hver leverandør. Det er vanlig å bruke rundt en time. Sett av tid mellom møtene til refleksjon. Noter ned og drøft hva dere har hørt, og hva det betyr for den videre prosessen.

Husk at når du inviterer leverandører til en-til-en-møter, må du gjennomføre møter med alle leverandørene som ønsker å delta. Alternativt må du kunne begrunne hvis du begrenser antall leverandører. Bli enig om at hensikten er å få mer informasjon fra leverandørene som kan bidra til å utfylle det behovsbildet dere har. Denne informasjonen blir et viktig bidrag, i arbeidet med å utarbeide et best mulig konkurransegrunnlag.  Husk, hensikten med en-til-en møtene er ikke å velge leverandør!

Spørsmål til leverandørene og informasjonsdeling

Utarbeid spørsmål i forkant, for å få leverandørene inn på det sporet dere ønsker. Ikke godta å gå inn i «deres salgsmøte». Lag spørsmål som handler om de viktigste tingene dere ønsker å få avklart. I utgangspunktet skal spørsmålene være like, men de må kanskje utformes/tilpasses de innspillene dere har fått inn skriftlig fra den enkelte leverandør. Det er viktig at dere får svar på om leverandøren kan løse behovet dere beskriver at dere har, og at dere kan sammenligne svarene i etterkant.

Dersom dere gir «ny informasjon» til en av aktørene i et en-til-en møte, er dette informasjon som må deles offentlig med alle i etterkant. Eksempelvis kan det være å svare på et spørsmål en leverandør stiller, og som er relevant for de andre. Dette må i etterkant legges ut på doffin.no og/eller den offentlige virksomhetens nettside.

Informasjonen som kommer fra den enkelte leverandør (presentasjon etc.), er unntatt fra offentligheten. Det er kun informasjon ment for den offentlige virksomheten. Samtidig må dere være tydelig på at informasjonen dere får fra leverandørene skal benyttes til å utdype/utforme konkurransegrunnlaget for anskaffelsen. Les mer om taushetsplikt og offentlige anskaffelser.

Digitale en-til-en møter

Skal dere holde digitale møter vil rådene beskrevet ovenfor være gjeldende, men følgende punkter og spørsmål kan hjelpe dere i planleggingen og gjennomføringen av møtet:

• Hvor høy er deltakernes digitale kompetanse?
• Krever programvaren noen spesielle lisenser eller kan deltakerne møte problemer med organisasjonens brannmur/IT-policy?
• Mange behersker i dag verktøy de ofte bruker, men møter utfordringer med «nye» programmer. Det er heller ikke sikkert at eksterne presentatører har administratorrettigheter til å kjøre skrivebordsversjonen av programvaren. Gjør det derfor mulig for deltakerne å teste om det det digitale programmet fungerer (for eksempel MS Teams) før dere starter møtet. Det kan gjøres ved å kjøre en pre-test til et avtalt tidspunkt, eller ved at dere åpner for påkobling ti minutter før møtet begynner.

Les mer om emnet, få forslag til agenda og spørsmål til leverandørene ved anskaffelse av innovasjon: Tips og ting å tenke på når du skal holde en-til-en møter 10.6.21

Les mer om en-til-en møter på anskaffelser.no (bla ned til fanen en-til-en møter).