Stavanger først ute med value engineering i kontrakt

I forbindelse med at Stavanger kommune utlyste en konkurranse for anskaffelse av elektronisk pasientjournal (EPJ) inkluderer de en klausul om value engineering i kontrakten. Det gir kommunen og leverandøren en felles, strukturert arena for å evaluere og forbedre løsningen i kontraktsperioden, med bistand fra en nøytral tredjepart.

– Det er populært å snakke om relasjonelle anskaffelser, men vanskelig å konkretisere hva det betyr i praksis. Med value engineering får vi en operasjonell, konkret og balansert metode for å videreutvikle løsningen sammen med leverandør, sier Kristine Skjøthaug, avdelingssjef e-helse i Stavanger kommune.

Skjøthaug beskriver klausulen som «veldig forløsende» for prosessen i en ellers kompleks og strategisk viktig anskaffelse. Kommunen kan selv be om at en value engineering-prosess gjennomføres etter en viss tid. Leverandøren er da forpliktet til å stille, og kommunen dekker kostnadene for involvering av en nøytral tredjepart. Dersom prosessen fører til vellykkede forbedringer, åpner kontrakten også for gevinstdeling mellom partene.

En historisk anskaffelse med regional kraft

EPJ-anskaffelsen gjennomføres av Stavanger kommune på vegne av 19 rogalandskommuner, i tillegg til ni andre kommuner som er med på opsjon. Totalt vil løsningen dekke behovene til rundt 550.000 innbyggere.

For Stavanger kommune skal den nye løsningen skal erstatte et over 25 år gammelt journalsystem, og skal benyttes i hjemmebaserte tjenester, sykehjem, boliger, avlastningstilbud, dagtilbud, fysio- og ergoterapitjenester og helse- og velferdskontorer. Rundt 7.000 medarbeidere vil få et nytt digitalt arbeidsverktøy.

– Når kommunene går sammen, får vi den kraften vi trenger for fremtiden. Målet er å tilby tryggere tjenester og økt pasientsikkerhet for innbyggerne våre, sier kommunedirektør Per Kristian Vareide i en pressemelding.

Hva er value engineering?

Metoden for Value Engineering bygger på en internasjonal standard utviklet av SAVE International, og benyttes i både privat og offentlig sektor. Value engineering er en strukturert metode for å forbedre en leveranse etter at kontrakten er inngått. Målet er å øke verdien – enten gjennom bedre funksjonalitet til samme kostnad, lik funksjonalitet til lavere kostnad, eller begge deler.

– På norsk kaller vi det verdioptimalisering, men det har vært naturlig å bruke det engelske begrepet nå i starten, da metoden er basert på en internasjonal standard og kan bli et verktøy som introduseres i europeisk regelverk framover, sier Englund.

Norge er nå et av få land i Europa som aktivt tar i bruk denne metodikken for å fremme innovasjon innen anskaffelsesområdet.

Metoden innebærer blant annet informasjonsinnsamling, felles evaluering av leveransen, identifisering av forbedringsmuligheter og prioritering av tiltak – alt fasilitert av en nøytral tredjepart. Dette bidrar til å bygge tillit og samarbeidsklima mellom oppdragsgiver og leverandør, og sikrer at endringer skjer innenfor rammene av anskaffelsesregelverket.

– Tidligere har det vært krevende for offentlige virksomheter å legge til rette for innovasjon etter at kontrakt er inngått. Med value engineering får man en metode og et regelverksmessig trygt handlingsrom til nettopp dette, sier Johan Englund, som utvikler dette nye tilbudet i LUP sammen med Harald Aas og Sigurd Aakvaag Glomstad.

Value engineering var det som manglet

Initiativet til å bruke value engineering kom gjennom dialog med LUP. Da Stavanger kommune ønsket sparring på hvordan man kunne sikre utvikling og forbedring også etter kontraktsinngåelse, koblet LUP på sin fagressurs Johan Englund.

– Jeg hadde aldri hørt om value engineering før LUP introduserte det for oss, men det traff et veldig konkret behov. Det er lett å snakke om innovasjon og samarbeid, men vanskelig å få det ned i kontraktene. Dette var på en måte «the missing link» og det vi manglet, sier Kristine Skjøthaug.

Hun understreker samtidig at Stavanger har et sterkt anskaffelsesteam, men at sparring fra LUP ga verdifulle innspill, og en løsning de nå tror flere kommuner kan ha nytte av.

Øker innovasjonstakten betydelig

Kristine Skjøthaug mener value engineering vil være aktuelt å legge inn i mange kommende prosjekter fremover.

– Vi håper dette skrur opp innovasjonstakten betydelig. Det handler om å utvikle tjenester sammen – og er helt i tråd med vår strategi om å være nyskapende, åpne og nære. Vi skal bygge Norges beste helsetjeneste, og det gjør vi best når vi spiller hverandre gode, sier hun.

Neste prosjekt der value engineering kan bli aktuelt, er  i forbindelse med anskaffelse av helseteknologi til hjemmeboende og digitale støtteverktøy i nytt helsebygg.

Vil du vite mer om value engineering? Les hva er value engineering her eller meld deg på webinaret i juni der vi presenterer LUPs modell for value engineering og deler erfaringene fra de første prosjektene. Webinaret er kun for partnere i LUP.