Råd til deg som skal gjøre en IT-anskaffelse

1) Start med en markedsundersøkelse
2) Gå i dialog med leverandørene før konkurranseutlysning
3) Bruk innsikten du får gjennom dialog med leverandørene til å utforme kravspesifikasjonen 

RitS er et kommunalt oppgavefellesskap, et IT-samarbeid mellom kommunene Strand, Sauda, Suldal og Hjelmeland. Kommunene har siden 2005 hatt en felles IKT-plattform, og i 2023 gikk de til anskaffelse av en strategisk sikkerhetspartner for overvåking (SOC) og responstjenester. Kvinnherad kommune ble med som følgekommune, men utløste kjøpsavtale med egen kontrakt. 

Tidlig i prosessen bestemte RitS seg for konkurransepreget dialog som anskaffelsesstrategi, med markedsundersøkelse. 

– Hvorfor valgte dere å gjennomføre anskaffelsen som en konkurransepreget dialog? 

– Vi var usikre på innhold i kravstillingen da vi manglet dybdekompetanse for hva som var viktige og tids realistiske krav å stille leverandørene. Samtidig var vi usikre på hvilke leverandører som fantes i markedet som kunne tilby en helhetlig tjenesteportefølje innen fagområdet.  

– Hvilke fordeler og ulemper opplevde dere med denne anskaffelsesprosedyren? 

– Fordelen med konkurransepreget dialog er at åpenhet legges til grunn mellom partene, noe som igjen ga verdi for begge parter. I tillegg fikk vi god markedsinnsikt, og kunne gjøre en prekvalifisering av leverandørene før oppstart av dialogrundene. Det ble en arena for kompetansedeling og tillit til at leverandørene leverte tjenestene vi hadde behov for, noe som igjen gjorde at vi kunne fokusere mer på funksjons kravstillingen i konkurransegrunnlaget. Ulempen var at det tok mye lengre tid enn gjennomføring av vanlige anskaffelser. 

– Hvilke fordeler og ulemper er det at flere kommuner går sammen om en anskaffelse? 

– RitS gjennomfører alle anskaffelser av alle fagsystem, og IKT løsninger på vegne av sine eierkommuner. Vi samarbeider ofte med andre kommuner hvor vi ser at det kan gi stordriftsfordeler. Fordelen med fellesanskaffelse er at vi var flere hoder som kunne dele innsikt og sparre oss imellom. Ulempen er det blir en del koordinering underveis av både leverandører og kommunene imellom. 

– Hvilke råd har du til kommuner som vurderer å anskaffe IKT-tjenester av samme art?  

– Det aller viktigste er å være seg bevisst eget behov. Deretter må man orientere seg i markedet, både med tanke på mangfoldet av tjenester og alle leverandørene som finnes. Spill på lag med og innhent informasjon fra leverandører, andre kommuner/IKT samarbeid, digitaliseringsnettverk, Certer og Nasjonal sikkerhetsmyndighet for å nevne noen.  

– Når bør en behovseier vurdere markedsundersøkelse og markedsdialog? 

– Vi går ofte for markedsundersøkelse på generell basis for alle anskaffelser vi skal gjennomføre, da markedet er i rask utvikling og kjennskap til leverdørmarkedet og hva de tilbyr av tjenester er viktig innsikt.  

Det som var nytt for oss i akkurat denne anskaffelsen, var selve markedsdialogen med leverandørene. De “spilte oss gode” og gjorde oss bevist på hva som var tidsriktige og kvalitetsmessige krav.  

Generelt sett bør det utføres en markedsundersøkelse med hver konkurranse som skal gjennomføres. 

En konkurransepreget dialog er meget nyttig anskaffelsesstrategi dersom kunden ikke har dybdekompetanse til å stille “rette” tidsriktige krav.  

– Er dere fornøyd så langt med resultatene dere har fått gjennom anskaffelsen?  

– Ja, vi er fornøyde. Vi fikk overvåkingstjenesten fra Netsecurity på plass før jul i 2023, noe som igjen gjorde at vi kunne sove litt bedre på nettene gjennom julehøytiden. Gevinsten med å ha fått på plass en strategisk sikkerhets partner/leverandør er at de er døgnbemannet 24/7/365, har ekspertkompetanse og samtidig er oppdatert på risiko– og trusselbildet til enhver tid.