LUP utvikler tjeneste for innovasjon i kontraktsperioden
Hvordan kan offentlige virksomheter videreutvikle innovative løsninger – etter at kontrakten er signert? Det spørsmålet har LUP tatt tak i og utvikler en tjeneste som skal gjøre det mulig å forbedre leveransen i kontraktsperioden uten å bryte regelverket.
– I mange år har vi fått spørsmål om hvordan man kan legge til rette for utvikling og innovasjon etter kontraktsinngåelse. Vårt svar er en strukturert prosess for samarbeid mellom oppdragsgiver og leverandør. Det er det Value Engineering handler om, sier Johan Englund, innovasjonspådriver i LUP.
Hva er Value Engineering?
Dagens samfunn utvikler seg raskt, og ofte vil det være behov for utvikling av løsningen eller tjenesten som er kjøpt, underveis i kontraktsperioden.
Value Engineering svarer på dette behovet, gjennom å legge til rette for å analysere og forbedre verdien av en løsning i løpet av kontraktsperioden. Det handler om å identifisere flaskehalser, utfordringer og forbedringsmuligheter – og finne tiltak som enten øker funksjonaliteten eller reduserer kostnadene.
– Kort sagt: Enten får du en bedre løsning til samme pris, eller du får den samme funksjonaliteten til lavere kostnad. Og det er nettopp dette kommune-Norge trenger nå, konstaterer Englund: Økt verdi uten kutt i tjenestetilbudet.
Sentralt i Value Engineering er at det legges inn et punkt i kontrakten – for eksempel ett eller to år etter oppstart – der partene møtes i en kreativ prosess. Sammen evaluerer de hvordan leveransen fungerer og foreslår forbedringer. Prosessen fasiliteres av en nøytral tredjepart, slik at det ikke blir en forhandling, men et reelt samarbeid.
LUP tilpasser Value Engineering til innovative anskaffelser
Det finnes allerede en internasjonal standard for Value Engineering, utviklet av SAVE International. Men den er ikke tilpasset innovative offentlige anskaffelser. Derfor jobber LUP nå med å tilpasse Value Engineering for anvendelse i kontrakter inngått gjennom innovative offentlige anskaffelser.
– Det finnes mange metoder for behovsavklaring og dialog i forkant av en anskaffelse. Nå kompletterer vi dette med et verktøy for innovasjon i kontraktsfasen, sier Englund.
Ved å inkludere Value Engineering-prosessen i kontrakten fra starten unngår man ulovlige, vesentlige endringer i etterkant.
– For å lykkes, må denne prosessen være både forankret og strukturert. Derfor mener vi det er nødvendig med en ekstern fasilitator. Det handler om å skape et klima for samarbeid, forklarer Englund.
Derfor bør prosessen ledes av en nøytral tredjepart
I tråd med internasjonal praksis ser LUP det som avgjørende at VE-prosessen ledes av en nøytral tredjepart. Rollen som fasilitator handler ikke bare om å lede møter – det handler om å sikre en balansert og tillitsfull prosess.
– Målet er at dette skal være et reelt samarbeidsmøte, ikke et forhandlingsmøte. Når både leverandør og oppdragsgiver møtes for å identifisere utfordringer og foreslå forbedringer, må ingen av partene oppleve at den andre får overtaket. En ekstern fasilitator sørger for at begge stiller likt og at prosessen handler om felles utvikling, forteller Englund.
Prosessen følger en strukturert metodikk: Først innhentes informasjon om hvordan leveransen fungerer i praksis – hvilke flaskehalser som finnes og hvilke behov for nye funksjoner eller funksjonalitet som har oppstått. Deretter gjennomføres en kreativ fase med forslag til tiltak, etterfulgt av en vurdering og prioritering av hva som faktisk skal gjennomføres.
Positiv respons og stor interesse
LUP har allerede fått mange henvendelser fra offentlige virksomheter som ønsker å teste Value Engineering og bygge inn klausuler for dette i sine kontrakter. Det gjelder blant annet på området for elektroniske pasientjournaler (EPJ), hvor flere partnere har meldt interesse.
– Vi ser at dette treffer et reelt behov. Nå jobber vi parallelt med å utvikle og teste modellen i praksis, sier Englund.
I juni inviterer LUP til webinar der den nye Value Engineering-tjenesten presenteres for første gang. Målet er å starte dialog med offentlige virksomheter som ønsker å ta i bruk prosessen og bygge den inn i kontrakter utover høsten.
– Dette er en unik mulighet til å sikre kontinuerlig utvikling av innovative løsninger – også etter at konkurransen er avsluttet. Vi tror Value Engineering vil bli et viktig verktøy i fremtidens offentlige anskaffelser, sier Johan Englund.