Innovative anskaffelser er et innkjøps-DNS
Metoden for innovative anskaffelser brukes på alle innkjøp av hjelpemidler i NAV, rundt 5 milliarder kroner i året. Men de kaller det ikke «innovative anskaffelser» De sier at «slik gjør vi anskaffelser i NAV». Les intervjue med Hege Brinchmann, sjef for den sentrale anskaffelsesseksjonen i NAV.
NAV har vært med i Nasjonalt program for leverandørutvikling helt fra starten og var blant de første til å utvikle og bruke metoden for innovative offentlige anskaffelser. Nå er metoden blitt regelen på hjelpemiddelområdet.
– Innovative anskaffelser har blitt en del av vårt «innkjøps-DNA», sier Hege Brinchmann, sjef for den sentrale anskaffelsesseksjonen i NAV. Hun leder et 40-talls innkjøpere, både økonomer, jurister, ingeniører og samfunnsøkonomer. Til enhver tid har de 12-15 hjelpemiddel-anskaffelser gående. De fleste pågår i halvannet til to år.
Mer transparent
NAV hadde dialog med markedet også før de ble med i Leverandørutviklingsprogrammet, men nå involveres leverandørene mer enn før. Dette gjør anskaffelsesprosessen mer transparent og gir mulighet for å avdekke utfordringer tidlig i prosessen.
Den viktigste endringen har vært overgang til behovsbaserte kravspesifikasjoner fra mer tekniske kravspesifikasjoner.
Videreutviklet metoden
Og ikke bare har de gjort «innovative anskaffelser» til sin foretrukne metode. De har også videreutviklet den. Nå sender de til og med konkurransegrunnlaget på høring – på Doffin – slik at de kan sjekke med markedet at de ikke har skapt utilsiktede hindre for innovasjon.
– Vi har tatt steg for steg og bygd kunnskap og trygghet rundt metoden. Vi tar kontrollert risiko for hvert nye utviklingssteg, sier hun.
Innovative anskaffelser er nedfelt i anskaffelsesstrategien, som i NAVs tilfelle heter «Langsiktig plan for utvikling av anskaffelsesområdet».
Stimulerer innovasjon
Metoden er blitt en verktøykasse for alle innkjøp, og de bruker hele eller deler av den ut fra hvilket innkjøp de skal gjøre. Alle i seksjonen kjenner metoden godt. Det gjør også samarbeidspartnerne i andre avdelinger.
– Skaper dere innovasjon?
-Det er et godt spørsmål. Jeg vil si vi stimulerer innovasjon. Leverandørene vet at konkurransen er hard og de må komme opp med nye, gode løsninger for brukerne våre om de skal nå frem i konkurransen.
– Hva blir neste steg i metodeutviklingen?
– I likhet med alle andre etater må vi rasjonalisere måten vi jobber på. Vi må bli bedre på å ta i bruk digitaliserte løsninger i prosessen. Det vil også gjelde innovative anskaffelser. Det taktskiftet vi ser i teknologiutvikling gjelder også for hjelpemidler, og vi må bli enda bedre til å både etterspørre og ta i bruk mer fremtidsrettede løsninger for brukerne.
– Hva er ditt beste råd til en virksomhet som skal gjøre sin første innovative anskaffelse?
– Snakk med noen som har gjort det før. Prøv metoden ut på et egnet område. Bruk metoden som en verktøykasse og velg det som passer. Vær tydelig overfor leverandørene hva som er hensikten og hvordan prosessen kommer til å se ut. Det er nok mitt beste råd. Bruk metoden med kløkt, tilpass til hva du har behov for. Det er forskjell på å anskaffe helt nye innovative løsninger eller om du har behov for siste nytt innen penn og papir