Innovativ anskaffelse i Møre og Romsdal gir utbytte langt utover anskaffelsen i seg selv
Møre og Romsdal fylkeskommune gjennomførte tidligere i år en anskaffelse av en rapport om kultur- og kreative næringer. Den innovative anskaffelsen har, ifølge deres egen evaluering, ikke bare resultert i en verdifull rapport, men også gitt fylkeskommunen verdifull læring og innsikt som kan anvendes i fremtidige prosesser.
Treffsikker utlysning
I denne anskaffelsen valgte Møre og Romsdal å bruke LUP-verktøyene, som er utviklet for å støtte innovative anskaffelser. Fagavdelingene for kultur og kompetanse og næring hadde ikke brukt denne metoden før, og har derfor vært opptatt av å evaluere selve prosessen og verktøyene de brukte.
«I tidligere prosesser der jeg har hatt ansvaret for å kjøpe inn kunnskapsgrunnlag, ble behovsbeskrivelse utarbeidet kun med hjelp av interne ressurser, den ble godkjent av innkjøp – og så sendt ut. Det kunne nesten kjennes ut som om den ble sendt ut i et sort hull», fleiper Elin Kanck Lorentzen, rådgiver for kulturell og kreativ næring i Møre og Romsdal.
Ved å gjøre anskaffelser på tradisjonell måte tidligere har ikke resultatet alltid blitt så godt. Denne gangen har de fått et kunnskapsgrunnlag som brukes mye og som de stadig vender tilbake til.
«Dette bruker jeg aktivt i arbeidshverdagen min, og det må jeg innrømme at det har jeg ikke gjort med alle kunnskapsgrunnlagene tidligere» sier Lorentzen ærlig.
Forankring og dialog
Et av de viktigste verktøyene var lederforankringsverktøyet, som sikret at prosjektet hadde solid støtte fra ledelsen i begge avdelingene som samarbeidet om anskaffelsen. Å bruke markedsdialog, hvor fylkeskommunen gikk i dybden med aktører før utlysningen, bidro til å spisse behovene og en mer treffsikker anskaffelse.
«Vi tok kompetansen deres på alvor. Det var en anerkjennelse og lyttende tilnærming, som resulterte i en mer treffsikker anskaffelse,» sier May Britt Roald, rådgiver i avdeling for næring og nyskaping i fylkeskommunen
Innovasjon som drivkraft
Innovasjonen i dette prosjektet kom ikke bare fra selve anskaffelsen, men også gjennom tilleggsbidrag fra leverandøren. For eksempel utviklet Telemarksforskning en ny modul i kulturindeksen som kunne vise verdiskaping for enkeltpersonforetak innen kulturell og kreativ næring, noe som tidligere ikke har vært tilgjengelig.
«Dette viser hvordan en god dialog og tett samarbeid med leverandørene kan føre til utvikling av nye verktøy som gagner både fylkeskommunen og næringen generelt,» konkluderer fylkeskommunen i sin evaluering.
Læringspunkter og utfordringer
Prosessen med denne anskaffelsen har vært lærerik for fylkeskommunen. En viktig læring var behovet for et veikart som tydelig definerer hvem som skal involveres når, og hvilke problemstillinger som skal prioriteres.
«Vi ser nå behovet for å ha et veikart internt i fylkeskommunen som sikrer riktig involvering og unngår unødvendige forsinkelser,» sier May Britt Roald.
Tidsbruken ble også fremhevet som en utfordring, men dette ble sett på som en del av læringskurven ved å bruke nye, innovative metoder.
«Vi har brukt de ulike verktøyene, men det har tatt tid. Neste gang vil vi være mer bevisst på hvilke verktøy vi bruker når,» reflekterer Elin Kanck Lorentzen.
Nytte for leverandørene
«Det er kanskje ikke så mange som tenker at det er behov for å bruke dialog i innhenting av et kunnskapsgrunnlag, men her er det tydelig at vi har fått et helt annet og bedre resultat enn det vi ville gjort om vi bare hadde lagt det ut på den vanlige måten», sier Anna-Marie Hatlestad, FoU rådgiver i fylkeskommunen.
Leverandørene fikk også stor nytte av denne prosessen. Gjennom markedsdialogen ble de i stand til å forstå fylkeskommunens behov bedre, noe som førte til at de kunne levere mer målrettede og relevante tilbud.
«Leverandørene forstod behovene våre og foreslo løsninger som var relevante, noe som sparte både dem og oss for tid og ressurser,» oppsummerer May Britt Roald.
Betydelige tilleggsverdier
Møre og Romsdal fylkeskommunes erfaring med denne innovative anskaffelsen har vist seg å være svært verdifull. Prosessen har ikke bare resultert i en rapport som danner grunnlag for fremtidige strategier og tiltak, men har også ført til organisatorisk læring og utvikling. Dette prosjektet viser hvordan innovative anskaffelser kan gi betydelige tilleggsverdier både for offentlige aktører og for leverandører, og Møre og Romsdal er godt rustet til å bruke disse erfaringene i sine fremtidige prosjekter.