Bedre tjenester starter med bedre dialog
Kommuner og sykehus kjøper hvert år en rekke tjenester – fra barnevern til rehabilitering og psykisk helse og rus. Slike anskaffelser spenner over et bredt spekter av behov, og illustrerer hvor mangfoldig og kompleks tjenesteproduksjonen i velferdssektoren er. Resultatet har stor betydning for både enkeltmennesker, fagmiljøer og samfunn.
Sammensatte brukerbehov, stramme økonomiske rammer, politiske føringer og høye forventninger til kvalitet preger disse kjøpene. I dette landskapet er dialog med leverandørene i forkant av anskaffelser et virkemiddel som fortsatt brukes for lite. Erfaringer fra andre områder er at tidlig dialog kan gi bedre beslutningsgrunnlag og mer treffsikre anskaffelser.
Mer enn et innkjøpsspørsmål
Markedsdialog blir ofte sett på som et teknisk eller juridisk tema, og overlatt til innkjøpsfunksjonen. Men i praksis handler dette også om ledelse, god innsikt i brukerbehov og hva man vil oppnå med både anskaffelsen og dialogen i forkant.
Hvordan oppdragsgiver velger å møte markedet før en anskaffelse, påvirker blant annet:
- hvilke faglige tilnærminger som vurderes
- hvor realistiske krav og forventninger er
- hvor godt tilbudene treffer faktiske behov
Når dialogen begrenses til formelle spørsmål i en RFI (forespørsel om informasjon) er handlingsrommet for leverandørene allerede snevret inn fordi man får svar på kun det man spør om. Alternative forslag til hvordan behovene kan løses ser aldri dagens lys. Tidlig dialog gir ledere og fagpersoner anledning til å utforske alle muligheter før viktige valg låses.
Tjenester er ikke standardvarer
I tjenesteanskaffelser er det mennesker, kompetanse og relasjoner som utgjør selve leveransen. Likevel utformes konkurranser ofte med detaljerte krav som kan gi lite rom for faglig skjønn, utvikling og nye måter å løse behovene på.
Konsekvensene kan være:
- få eller lite varierte tilbud
- små reelle forskjeller mellom leverandørene
- løsninger som i hovedsak svarer på minimumskrav
Dette trenger ikke å bety at markedet mangler kapasitet eller vilje, men kan være et tegn på at det har vært manglende dialog eller at den kom for sent i prosessen.
Trygg og åpen dialog innenfor regelverket
Noen opplever usikkerhet knyttet til kontakt med leverandører før anskaffelser, særlig av hensyn til likebehandling og regelverk. Samtidig er åpen og strukturert markedsdialog fullt ut tillatt når den gjennomføres ryddig og transparent.
Kunngjøring av dialog, tydelige rammer og dokumentasjon bidrar til å sikre både konkurranse og tillit. For oppdragsgiver handler dette om å bruke dialogen profesjonelt – som et supplement til, ikke en erstatning for, gode anskaffelsesprosesser.
Fra løsninger til behov
En viktig effekt av tidlig dialog er at samtalen kan dreies fra ferdige løsninger til underliggende behov:
- Hva er det som ikke fungerer godt nok i dag?
- Hvilke mål ønsker vi å nå for brukerne?
- Hvor finnes det mulighetsrom for forbedring?
Slik dialog kan også utfordre etablerte antakelser og bidra til bedre forståelse av både markedets muligheter og begrensninger.
Når behovene er komplekse
Innen barnevern, psykisk helse og rehabilitering er behovene ofte i endring, og sakene kan være både komplekse og tidssensitive. Det er nettopp i slike situasjoner dialog i forkant kan ha særlig verdi – selv om det kan være krevende å bruke tid på dette er det alltid verdt det i det lange løp.
Selv korte og målrettede dialogaktiviteter kan gi innsikt som gjør det lettere å avgrense konkurransen, stille riktigere krav og legge til rette for bedre løsninger – både på kort og lang sikt.
Start med de grunnleggende spørsmålene
For ledere og fagansvarlige som arbeider med tjenesteanskaffelser, kan det være nyttig å stille noen grunnleggende spørsmål før neste konkurranse:
- Hvilken innsikt trenger vi før vi bestemmer oss?
- Hvordan kan dialog bidra til bedre kvalitet og mindre risiko?
- Hva vinner vi på å åpne opp tidligere i prosessen?
Markedsdialog er aldri et mål i seg selv, men alltid et godt virkemiddel for bedre beslutninger. Brukt på riktig måte kan det bidra til mer treffsikre anskaffelser – og bedre tjenester for dem som trenger det mest. Ta gjerne kontakt med oss i LUP om du ønsker å lære mer om hvordan du kan ta i bruk dette verktøyet for bedre og mer treffsikre anskaffelser
Jeg diskuterte nylig hvordan bedre tjenester kan skapes via tidlig markedsdialog i en podcast hos Stendi. Du kan se og høre den her.
