Pågående anskaffelse

Automatisk arkivering av epost

Utfordringen som Arkivverket søker nye løsninger til handler om å ta i bruk ny teknologi for kunne arkivere den økende mengden digital kommunikasjon, deriblant e-post. Saksbehandlerne må i dag gjøre en manuell skjønnsbasert vurdering av om noe skal tas vare på for hver eneste melding. En tidkrevende og ineffektiv prosess, og å arkivere digital kommunikasjon blir nedprioritert. Automatisk arkivering av epost er et StartOff prosjekt som gjennomføres med støtte av LUP i oppstartsfasen.

Målsetting
År 2025
Arkivverkets visjon er at det i 2025 ikke skal være nødvendig for offentlige ansatte å måtte tenke på arkivering, det skal være innebygget i systemene.

Prosess

Foreslå offentlige utfordringer som bør løses

Alle prosjekter startet med en henvendelse rettet mot offentlige innkjøpere som sender inn en prosjektskisse som beskriver den utfordringen de ønsker at oppstartselskapene løser.

Kunngjøre utfordringen

Oppdraget kunngjøres på Doffin med et konkurransegrunnlag og en behovsbeskrivelse. Utlysningen distribueres i sosiale medier og direkte mot oppstartsmiljøer

Sende inn idéskisse

Alle som ønsker det kan levere sine forslag og inntil seks leverandører inviteres til forhandlinger.

Utforske alternativer

Tre leverandører får tilbud om å videreutvikle sine forslag i dialog med oppdragsgiver over tre uker. Leverandører som er med i denne fasen honoreres delvis for utviklingen.

Utvikle løsningen

Etter tre uker presenteres forslagene for oppdragsgiver og én leverandør får ytterligere 15 uker til å lage en minimumsløsning (MVP = Minimal Viable Solution. Leverandøren som er med i denne fasen honoreres delvis for utviklingen.

Demonstrere resultatet

Etter 15 uker presenterer leverandøren sin løsning for oppdragsgiver. Veien videre avhenger av hvor anskaffelsesklar løsningen på dette tidspunktet. Leverandøren får også en anledning til å demonstrere resultatet overfor offentlige innkjøpere, utviklingsaktører og potensielle investorer. Målet for alle StartOff prosjekter er at den offentlige innkjøperen skal kjøpe løsningen i etterkant og med det bli en viktig første kunde som kan utgjøre grunnlaget for videre salg og næringsvekst.

Gjennom dette prosjektet ønsker Arkivverket å komme et skritt på veien mot å realisere innebygd arkivering i egen organisasjon. I denne StartOff anskaffelsen søker Arkivverket leverandører som har løsningsforslag som hjelper oss på vei.

Mer om behovet

Arkivverket ønsker mest mulig automatisk å kunne identifisere og vurdere hvilke e-poster og andre meldinger som skal gjøres tilgjengelige for offentligheten og tas vare på. Det som er tas vare på skal arkiveres ihht. arkivregelverket.

Arkivverket har behov for at løsningen utvikles i tråd med arbeidsmiljøloven og personvernforordningen. E-poster eies ikke av arbeidsgiver, men av arbeidstager, og arbeidsgiver har som hovedregel bare rett til innsyn i denne i begrensede tilfeller. Dette setter rammebetingelsene for hvor automatisk en løsning kan fungere i praksis. Om regler for personvern i arbeidsmiljøloven.

Arkivverket er innforstått med at løsninger ikke nødvendigvis vil løse hele behovet, men er likefullt interessert i løsninger for deler av behovet!

Markedsmuligheten

Arkivverket har en klar målsetning om at prosjektet skal resultere i konkrete kjøp videre. Som en anskaffelse i StartOff får de som oppdragsgiver bistand til veien videre. Samtidig får leverandøren som blir valgt tilbud om kompetanse innen «Skalering i offentlig sektor». Her er formålet å stimulere til videre anskaffelser av den utviklede løsningen, fra andre offentlige aktører.

Behovet for en løsning som muliggjør «automatisk» arkivering av e-poster og annen digital kommunikasjon er noe alle offentlige og mange private virksomheter har. Det er derfor et stort potensial for at den utviklede løsningen kan tas i bruk av andre kunder, offentlige som private.

Om StartOff

StartOff er et rammeverk for gjennomføring av oppstartsvennlige anskaffelser. StartOff bistår med systematisert prosess, veiledning og støtte til oppdragsgiver og leverandør underveis.
Mer om StartOff

Bli med i konkurransen om utviklingsmidlene!