Helhetlig digitalt ledelsesverktøy
Telemark fylkeskommune hadde ambisjon om å etablere et helhetlig digitalt ledelsesverktøy for kvalitets- og internkontroll, personalledelse og målstyring. Målsettingen var å anskaffe en løsning for å gjennomføre arbeidsprosessene på en mest mulig rasjonell måte og gi oppdatert informasjon om internkontroll og kvalitetsutvikling, personalledelse og mål- og resultatstyring. Telemark Fylkeskommune hadde også en målsettingen om at verktøyet skulle bidra til å rasjonalisere arbeidet med styringsdokumenter, analyser og brukerundersøkelser.
Ansvarlig pådriver
Om anskaffelsen
Prosess
Behov
Fylkesrådmannen besluttet å nedsette en tverrfaglig arbeidsgruppe som skulle skissere hvordan internkontroll og kvalitetsarbeid, personalledelse og målstyring kunne integreres i et helhetlig system for virksomhetsstyring ved bruk av digitale verktøy. Arbeidsgruppen utførte en kartlegging for behovet for ledelses-/styringsinformasjon/dokumentasjon bla ved å intervjue ledere i organisasjonen. Det ble også avdekket behov i forbindelse med utarbeidelse av styringsdokumentene gjennom arbeidsprosessanalyser.
Dialog
Det ble arrangert en dialogkonferanse med leverandører 14.juni 2016.
Det var 18 deltakere på dialogkonferansen, hvorav 12 var leverandører.
Leverandørene ble deretter oppfordret til å presentere sine løsningsforslag ved å sende inn en skriftlig beskrivelse på maksimum 4 sider, samt foreta en muntlig, visuell presentasjon av sitt forslag til løsning i en-til-en møter med Telemark Fylkeskommune i overgangen august/september 2017.
Telemark Fylkeskommune fikk 7 skriftlig løsningsforslag fra 8 ulike leverandørene (2 leverandører hadde gått sammen om å en løsning) som ble presentert for dem i en til en møter.
Konkurranse
På bakgrunn av de skriftlig innspillsforslagene utarbeidet de et konkurransegrunnlag og lyste ut konkurransen januar 2017.
Konkurransen gjennomføres som en konkurranse med forhandling etter prekvalifisering.