Gjennomført anskaffelse

Velferdsteknologi i Omsorg+

Eldrebølge og færre hender i arbeid krever nye løsninger. Oslo kommune ønsket å gjennomføre en anskaffelse som etterspurte fremtidens løsninger opp mot kommende behov.

Gevinst
2–8,5 millioner
Tallfestet gevinst er bergnet til 2,25–8,5 millioner
Vil bygge
1000–1500 leiligheter
med Omsorg+ standard

Prosess

Vurdere behov

Oslo kommune ønsket å utvikle morgendagens omsorgsboliger.

Les mer

Gjennom en innovativ anskaffelsesprosess og aktiv dialog med markedet ønsket kommunen å få ny og utvidet kunnskap om bruk av smarthus- og velferdsteknologi som skal bidra til bedre løsninger for brukere, pårørende og ansatte.

Planlegge og organisere

Kommunen ønsket et helhetlig system, hvor mange produkter kunne kobles til.

Les mer

Omsorg+ ble identifisert som en innovativ anskaffelsesprosess med forventninger om at en innovativ og ny måte å kommunisere med markedet på kunne åpne for vurdering av nye og bedre løsninger enn det tradisjonelle og kjente. Kommunen ønsket et helhetlig system, hvor mange produkter kunne kobles til.

Kommunen forankret anskaffelsesprosessen i egen organisasjon og fikk bistand fra aktuelle fagmiljøer og leverandørutviklingsprogrammet.

Kommunen satt sammen en tverrfaglig arbeidsgruppe som skulle arbeide med den innovative anskaffelsesprosessen.

Dialog med markedet

Oslo kommune gjennomførte en åpen dialogkonferanse som ble kunngjort på Doffin, markedsført på kommunens hjemmeside og invitasjonen ble sendt ut til relevante bransje- og interesseorganisasjoner som mobiliserte sine leverandører.

Les mer

Oslo kommune gjennomførte en åpen dialogkonferanse som ble kunngjort på Doffin, markedsført på kommunens hjemmeside og invitasjonen ble sendt ut til relevante bransje- og interesseorganisasjoner som mobiliserte sine leverandører. Konferansen samlet 110 deltakere. Leverandørene etterspurte mer kunnskap om hverandre. Oslo Medtech arrangerte i etterkant en workshop for leverandørene.

Oslo kommune oppfordret leverandørene til å sende inn et skriftlig løsningsforslag på et overordnet og funksjonelt nivå.

Leverandører med innsendte løsningsforslag ble invitert til en-til-en møter med kommunen, hvor de muntlig fikk presentere det skriftlige forslaget.

Gjennomføre konkurranse

Oslo kommune arbeidet frem en ytelses- og funksjonell kravspesifikasjon basert på innspillene

Les mer

Oslo kommune arbeidet frem en ytelses- og funksjonell kravspesifikasjonbasert på innspillene fra egen organisasjon, den tverrfaglige arbeidsgruppen, innspill fra dialogkonferansen og en-til-en møtene. Oslo kommune lyste ut konkurranse tidlig i 2012.

Innkjøpet etter den nye kravspesifikasjonen er gjennomført på Kampen Omsorg + og bedriften som vant kontrakten, var Hospital IT AS med Ascom AS som underleverandør av trygghetsalarmer.

Resultater

Evalueringen peker på at en slik prosess tar noe lenger tid enn en tradisjonell anskaffelse. Men Oslo kommune er tilfreds med prosessen og sier de har fått mer igjen for det de har investert.

Dialogen med markedet inspirerte til nye og ukjente ideer for kommunen. Beskrivelsen av anskaffelsen ble betydelig mer behovstilpasset og funksjonell enn om man hadde gjennomført en tradisjonell prosess.

Leverandørene har også fått ny innsikt om behov og muligheter og øker sin konkurranseevne gjennom utvikling.

Den innkjøpte løsningen er i dag på plass på Kampen Omsorg +.

Den funksjonelle kravspesifikasjonen for Omsorg+ er senere brukt ved utbygging av nye Omsorg+ , både i kommunal og privat regi.

Et visningsmiljø ble også etablert – det er Oslo kommunes bidrag til EU prosjektet eSenior.

På Kampen hadde det uavhengig av metode for innovative offentlige anskaffelser blitt bygget moderne og flotte Omsorg+-boliger, som hadde inneholdt velferdsteknologi. Av gevinstanalysen som Analyse & Strategi har utarbeidet, fremgår det imidlertid at kvaliteten på velferdsteknologien har blitt betydelig høyere på grunn av innkjøpsmetodikken. Den beregnede, økonomisk totalgevinsten ved å benytte metoden er anslått til mellom 2,2 og 8,5 mill. kroner.

En undersøkelse blant beboerne på Kampen sykehjem (det første Omsorg+–bygget) viser at beboerne føler seg tryggere (89 % bekrefter det, mot 68% på øvrige sykehjem). Tilsvarende er de mer sosialt aktive (hhv 67% mot 49%) og fysisk aktive ( hhv. 60% mot 13,6%).

Øvrige pilotprosjekter i Oslo kommune:

Inkontinens produkter
I kjølvannet av Omsorg + prosjektet innledet Oslo kommune igjen samarbeid med Nasjonalt program for leverandørutvikling og Regionalt program for leverandørutvikling – Hovedstadsregionen. Denne gang gjaldt det kjøp av fremtidsrettede inkontinensprodukter i 2012.

Håndterminaler
I 2012 ble det også etablert et pilotprosjekt mellom Oslo kommune ved Utviklings- og kompetanseetaten og Nasjonalt program for leverandørutvikling for anskaffelse av håndholdt registreringsverktøy til bruk i helse- og omsorgstjenesten.

 

Innovasjoner

Prosess: En viktig lærdom i innkjøpsprosessen var at man gjennom arbeidet la til rette for at man skulle se på produktene før man gjennomførte innkjøpet. Kommunen er overbevist om at dette er en god og effektiv måte å gjøre innkjøp på. Erfaringer fra tidligere prosjekter hvor man har søkt informasjon fra markedet uten å bruke denne metodikken har vært en helt annen tidsbruk.

Å delta på tilrettelagte dialogarenaer før anbudskonkurranser settes i gang, gir grunnlag for business. Det sier adm. dir. Flemming Hegerstrøm i gründerbedriften Hospital IT. Slik dialog gir også oppdragsgivere bedre innsikt og et større mulighetsrom – en vinn–vinn–situasjon. I dialogfasen bygges også broer på tvers av faggrenser. Det muliggjør nye løsninger.

Produkt: Noen viktige grep i gjennomføringen av innkjøpet sikret en åpen løsning som gir løpende muligheter for produktinnovasjon. Ved å stille krav til åpne løsninger i systemet og at kommunen selv skulle eie serveren, la til rette for samarbeid. Dermed unngikk man å bli avhengig av en leverandør som satt på en helhetsløsning.

Leverandøren og kommunen har inngått et forskningssamarbeid med Institutt for informatikk ved Universitetet i Oslo. Instituttet bidrar både til produktutvikling og til løpende evaluering av prosjektet. Til gjengjeld får instituttet god tilgang til en «living lab», hvor det er store muligheter for forskning.

Leveransen besto av velferdsteknologi i 93 leiligheter koblet opp mot husvertfunksjon, kjøkken og aktivitetssenter. At Hospital IT vant Oslo–konkurransen har vært nyttig for dem. Det har skaffet dem gode referanser og nye kontrakter.

Anskaffelsesstrategi: Oslo kommune har gjennomgått en organisatorisk innovasjon når de i 2013 reviderte sin anskaffelsesstrategi. En viktig del av erfaringsgrunnlaget var nettopp denne piloten og oljeutfasingsprosjektet til Undervisningsbygg. Det heter i den reviderte strategien at den «… skiller seg også fra gjeldende strategi ved at innovasjon løftes frem som metode for å utfordre og stimulere til nytenkning og best mulige løsninger for å dekke kommunens behov.» Hovedmålet i strategien er også endret i tråd med dette.