Varslingssystemer i Lyngbakken sykehjem
Anskaffelsen var først og fremst knyttet til nye Lyngbakken sykehjem i Skien, men de løsninger som ble valgt, skal også kunne installeres i eksisterende bygg. Dermed kunne denne anskaffelsen bidra til å åpne et stort marked.
Aktører
Ansvarlig pådriver
Prosess
Vurdere behov
Skien kommune engasjerte InnoMed til å lage en behovskartlegging av nye varslingssystemer for «morgendagens sykehjem». Målet var å kartlegge og beskrive behovet, der også oppfølging av omsorgsboliger og/eller private hjem var med. I tillegg skulle eventuelle barrierer for å ta i bruk nye konsepter identifiseres.
Planlegge og organisere
Kommunen etablerte en tverrfaglig prosjektgruppe for både for- og hovedprosjektet med deltakere fra fagenheten for helse, innkjøpsavdelingen og IT-avdelingen.
Ansatte ved sykehjem i kommunen har deltatt både i dialogaktivitetene og i arbeidet med kravspesifikasjonen.
Dialog med markedet
Skien kommune gikk i tidlig dialog med markedet for å få gode innspill til utviklingen av kravspesifikasjonen og for å stimulere leverandørbedriftene til utvikling og innovasjon. Dialogkonferansen ble også tilrettelagt som en møteplass for bedriftene med tanke på partnersøk og samarbeid.
På den åpne dialogkonferanse møtte det over 70 deltakere, blant annet fra 25 bedrifter. I etterkant ble leverandørene gitt mulighet til å sende inn en skriftlig, overordnet og funksjonell beskrivelse av hvordan behovet og utfordringene i forbindelse med nye varslingssystemer kunne løses. Det kom i alt 11 innspill til løsningsforslag som ble fulgt opp med en-til-en møter med de leverandørene som var kommet med skriftlige forslag.
Konkurranse
Anskaffelsen av nye varslingssystemer ble gjennomført som en konkurranse med forhandling med en prekvalifisering først.
Kommunen gjorde en vurdering av hvilke leverandører som oppfylte kriteriene. Tre leverandører ble invitert til selve konkurransen. Disse ble da tilsendt kravspesifikasjon og konkurransegrunnlag.
Den valgte konkurranseformen innebar at kommunen kunne forhandle om alle sider ved tilbudene før en endelig vinner av konkurransen ble kåret.
Resultater
Lyngbakken sykehjem stod ferdig mars 2014 og fremstår som ett av landets mest moderne sykehjem for bruk av velferdsteknologi etter bruk av en fremtidsrettet og funksjonell kravspesifikasjon.
Lyngbakken sykehjem ble bygget parallelt med anskaffelsesprosessen for velferdsteknologi. Tidspresset satte noen begrensninger for utvikling av innovative løsninger i denne første fasen.
De involverte i prosjektet gikk gjennom en intens læringsperiode – hvordan bearbeide den store informasjonsmengden fra behovs-kartleggingen og innspill fra bedriftene til en funksjonell kravspesifikasjon. Løsningen ble en funksjonsanalyse, også dette egentlig en innovasjon. En grundig funksjonsbeskrivelse og arbeidsflytbeskrivelse ga god nok grunnlag til en funksjonell kravspesifikasjon.
Lyngbakken sykehjem stod ferdig mars 2014 og fremstår som ett av landets mest moderne sykehjem for bruk av velferdsteknologi etter bruk av en fremtidsrettet og funksjonell kravspesifikasjon. Det er laget film fra åpningen som kan ses på nett hos Telemarksavisa.
Bevisstgjøringen av hvor viktig en god dialog med markedet er førte bl.a. til etableringen av en testleilighet, Gamle Ekdals nye hjem, en lærings- og testarena for bedrifter, fagpersonell og brukere. Leiligheten skal være møteplass mellom kommunen, brukere og leverandører for testing av produkter innen velferdsteknologi i et autentisk bomiljø.
Samarbeid og dialog med næringslivet er også nedfelt i kommunens handlingsplan for velferdsteknologi.
Relacom AS fikk kontrakten, slik bedriften også gjorde med tilsvarende anskaffelse i Verdal kommune. De har i en årrekke kablet sammen ulike systemer. Det nye er å sette kjente produkter sammen i et nytt system. Relacom uttaler at tidlig kjennskap til kommunens behov gjennom dialogkonferansen satte dem i stand til å alliere seg med andre bedrifter slik at de kunne levere de helhetlige løsningene kommunen etterlyste.
Innovasjoner
Skien ønsker flere innovative løsninger enn det var mulig å få fram i samband med Lyngbakken prosjektet på grunn av tidspress. Kommunen ønsket i etterkant å gå videre sammen med andre kommuner i et OFU-prosjekt.
Prosjektets mål var å bidra til forbedring av den kommunale helse- og omsorgssektoren gjennom å etablere helhetlige, teknologiske trygghetsløsninger for beboere på sykehjem og deres hjelpepersonell. Prosjektet bidrar til innovasjon gjennom tett samarbeid med leverandørindustri, og utvikle metodikk for en funksjonsorientert kravspesifikasjon.
Arbeidet med nye varslingssystemer er også knyttet opp til FOU-prosjektet «Velferdsteknologi i pleie og omsorg – kommunenes kunnskap, erfaringer og behov» som SINTEF og NOVA gjennomfører på oppdrag fra KS.
I tillegg til dette har kommunen også inngått et samarbeid med Høgskolen i Vestfold og Høgskolen i Telemark.