Utvikling av digitale tjenester
Skien kommune leverer i dag mange tjenester som i liten grad er digitalisert. De ser at flere av disse kan ha et høyt gevinstpotensial ved at tjenesten digitaliseres. I 2018 planlegger kommunen for å utlyse konkurranse for bistand og utvikling av nye, og eksisterende tjenester som det vil være hensiktsmessig å automatisere.
Aktører
Ansvarlig pådriver
Om anskaffelsen
Overordnet ambisjon for digitaliseringsarbeidet
Skien kommune skal benytte digitalisering til å forbedre, utvikle og tilby nye tjenester til innbyggere, organisasjoner og næringsliv. Dette skal skje i et tilpasset tempo i organisasjonen, slik at de videreutvikler seg der hvor det er lønnsomt og formålstjenlig. Skien kommune skal søke å utnytte nasjonalt tilgjengelige komponenter og samarbeide både regionalt og lokalt. Skien kommune skal gjenbruke allerede anskaffede løsninger og teknologi, for å ivareta god økonomi og skaffe oss bred kompetanse og erfaring.
Prosess
Kartlegging
Hvert kommunalområde har gjennomført prosjekter der det er kartlagt, prioritert og valgt ut to tjenester for innbyggere eller næringsliv hvor man ønsker å digitalisere arbeidsprosessen.
Det er gjennomført kartlegging av prosessene og beskrevet «drømmeprosess» som grunnlag for videre arbeid og automatisering av tjenestene.
Tjenestene som er valgt ut skal digitaliseres i best mulig grad, og kunne behandles av tjenestemottaker på en enkel måte, på digitale flater. Alt som er regelstyrt skal automatiseres.
Dialog
Skien kommune inviterte til dialogkonferanse 10. oktober 2017 med etterfølgende skriftlig innspill og 1 til 1 møter med leverandørene.
Hensikten med dialogkonferansen var å få innspill fra leverandørene på de foreløpige planene og hvordan behovet til Skien kommune kan løses på en best mulig måte.
Hvert kommunalområde har gjennomført prosjekter der det er prioritert, og valgt ut to tjenester for innbyggere eller næringsliv hvor man ønsker å digitalisere arbeidsprosessen. Tjenestene skal digitaliseres i best mulig grad, og kunne behandles av tjenestemottaker på en enkel måte, på digitale flater. Alt som er regelstyrt skal automatiseres. Det skal tilrettelegges for et rammeverk og teknisk løsning, som skal kunne ivareta videre implementering av andre tjenester. Rammeverket skal fungere plattformuavhengig.
På bakgrunn av denne dialogkonferansen ble leverandører invitert til å komme med ideer og forslag til hvordan Skien kommune best kan løse sine behov. De ønsket å få best mulig kunnskap om mulighetene og alternative løsninger som fantes i markedet.
Konkurransegrunnlag på høring
Informasjon fra dialogkonferansen ble benyttet til å lage en behovs- og kravspesifikasjon som åpner for de innovative løsningene. Den ble lagt ut på høring med høringsfrist 18. april 2018.
Skien kommune inviterte potensielle leverandører til å vurdere og gi skriftlig tilbakemeldinger/innspill til behovs- og kravspesifikasjonen, som ble lagt ut på den veiledende kunngjøringen på DOFFIN.
Kravspesifikasjonen vil bli bearbeidet basert på de svar vi får på denne høringen, før konkurransen kunngjøres i DOFFIN/ TED-databasen.
Skien kommune ønsker, med denne høringen, å få svar på følgende spørsmål:
- Er behov- og kravspesifikasjonen bygget opp på en slik måte at det er forståelig hvordan den skal besvares?
- Kommer behovet til Skien kommune tydelig frem?
- Er det funksjonalitet i behovs- kravspesifikasjonen som ikke kan utvikles/tilpasses eller som vil være svært kostbart?
- Er prisskjemaene bygget opp på en tydelig måte?
- Eventuelt andre innspill
Konkurranse - 3 selvstendige anskaffelser
Etter gjennomført dialogkonferanse, en-til-en møter og utarbeidelse av Behov- og kravspesifikasjon, har prosessen kommunen har vært igjennom resultert i tre selvstendige anskaffelser.
Disse er:
Tjenesteplattform
https://doffin.no/Notice/Details/2018-449049
Løsning for mat- og middagsbestilling
https://doffin.no/Notice/Details/2018-440257
Løsning for barnehagesøknad og moderasjonsbetaling
https://doffin.no/Notice/Details/2018-680524