Gjennomført anskaffelse

Omsorgsboliger i Lyngdal og Falu kommuner

InnoBuild var et treåring EU støttet prosjekt med mål om å forbedre offentlig anskaffelse. I prosjektet skulle to kommuner gjøre avtale om bygging av fremtidens omsorgsboliger. Dette ble gjort ved bruk av metode for innovative offentlige anskaffelser.

Prosess

Vurdere behov

Velstandsøkningen de senere årene har vært betydelig. Det fører med seg forventninger om eldreomsorg preget av kvalitet. Samtidig kan det bli vanskelig å få tak i kvalifisert arbeidskraft.

Les mer

Velstandsøkningen de senere årene har vært betydelig. Det fører med seg forventninger om eldreomsorg preget av kvalitet. Samtidig kan det bli vanskelig å få tak i kvalifisert arbeidskraft. Det var noen av utfordringene også kommunene Lyngdal i Norge og Falu i Sverige sto overfor. I tillegg ønsket begge at eldre med spesielle behov for omsorgstjenester skal få bo lengre hjemme, f.eks. i omsorgsboliger (tilrettelagte boliger).

Planlegge og organisere

De to kommunene fant hverandre i et samarbeid, der Lyngdals fokus på velferdsteknologi og Faluns trehusstrategi la grunnlaget for planer om en innovativ anskaffelse.

Les mer

De to kommunene fant hverandre i et samarbeid, der Lyngdals fokus på velferdsteknologi og Faluns trehusstrategi la grunnlaget for planer om en innovativ anskaffelse.

Lyngdal hadde allerede erfaring med Nasjonalt program for leverandørutvikling og metodikken med leverandørdialog. Falu lærte om metodikken av Lyngdal og tok denne i bruk i anskaffelser høsten 2012.

De to kommunene la opp en felles anskaffelsesstrategi, men gjennomførte hver sine, parallelle anskaffelser etter sitt nasjonale regelverk., ikke én felles anskaffelse på tvers av landegrensene.

Det innovative samarbeidsprosjektet som ble etablert, fikk status som InnoBuild–prosjekt – et tre-årig EU-medfinansiert prosjekt (2012-2015). InnoBuild–prosjektet skulle fremme innovasjon, både når det gjelder anskaffelsesmetode, deltakelse av små og mellomstore bedrifter og tiltak innenfor energieffektivisering/bærekraft, tekniske løsninger, infrastruktur og kostnadseffektiv bygging.

På norsk side ble leverandørutviklingsprogrammet og Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) også partnere i InnoBuild–prosjektet.

EU gav 1,5 millioner euro i støtte til kommunene Lyngdal og Falun og partnere til arbeidet med innovative anskaffelser av omsorgsboliger (juni 2012).

Dialog med markedet

I samarbeid med Nasjonalt program for leverandørutvikling gjennomførte Lyngdal kommune før InnoBuild–søknaden ble sendt dialogmøte og en-til-en møter.

Les mer

I samarbeid med Nasjonalt program for leverandørutvikling gjennomførte Lyngdal kommune før InnoBuild–søknaden ble sendt dialogkonferanse 2.mai 2011 (Lyngdal), og en-til-en-møter (dialogkonferanse II) 31. mai 2011. Tema på konferansen var velferdsteknologi. Falun hadde dialogkonferanse, en- til-en møter og workshop høsten 2012.

Det var også et «pre–dialogmøte» i Brussel november 2012 – den første markedsaktiviteten i prosjektet.. Her var representanter for Tyskland, Malta, Sverige, Norge og EU til stede, samt fra regioner i Norge og NHO Brussel.. Dialogkonferanse ble også gjennomført på Arlanda – med tilhørende speed-dating mellom kommunene og leverandører (som en-til-en-møter). 80 personer som representerte leverandører og forsknings- og utviklingsmiljøer fra Nederland, Østerrike, Sverige og Norge var til stede. Formålet med disse to arrangementene var å forberede det europeiske markedet.

Gjennomføre konkurranse

Lyngdal valgte konkurranseformen konkurransepreget dialog for anskaffelse av arkitekt, 5 arkitektfirmaer leverte inn tilbud.

Les mer

Lyngdal valgte konkurranseformen konkurransepreget dialog for anskaffelse av arkitekt, 5 arkitektfirmaer leverte inn tilbud. Det ble foretatt en evaluering av de ulike firmaene basert på kvalifikasjonskrav. Alle fem arkitektfirma ble kvalifisert. I tillegg ble det gjennomført to dialogmøter med hver enkelt. Arkitektfirmaene fikk deretter levere endelig tilbud i hht. konkurransegrunnlag 2. 4 leverte tilbud. 3RW(Bergen) i samarbeid med Nord Architect(Danmark) vant konkurransen.

Begrenset anbudskonkurranse ble benyttet for anskaffelse av prosessleder/fremdriftsplanlegger og for anskaffelse av leverandørgruppe (rådgivere/entreprenører) – det siste med sikte på en partneringmodell (Lyngdalmodellen).

Falun valgte å dele anskaffelsen inn i tre deler, og være en aktiv byggherre for dermed bedre kunne vurdere og kontrollere leveransen, holde oppsikt med kostnader og gjennomføre på en mer kostnadseffektiv måte. For arkitektanskaffelsen ble benyttet konkurranse med forhandlinger i to trinn, for entreprenører/leverandører åpen anbudskonkurranse (utførelsesentreprise).

De to kommunene kunngjorde sine konkurranser fra årsskiftet 2013/2014 og utover. Selv om anskaffelsesprosedyrene var ulike, ble likelydende funksjonskrav lagt til grunn. Funksjonskravene var utformet i fellesskap.

Lyngdal undertegnet kontrakt for fase I (ferdig forprosjekt) med Kruse Smith Entreprenør 9 oktober 2015. Dersom det oppnås enighet om målsum, vil det bli skrevet kontrakt for fase 2 som gjelder detaljprosjektering.

Resultater

Samarbeidsprosjektet mellom Falun med sin kompetanse innenfor bærekraftig bygg og Lyngdal med kompetanse på velferdsteknologi varte i tre og et halvt år. Kommunene har i prosjekttiden oppnådd både bedre og billigere løsninger. Et resultat av samarbeidet er bygging av omsorgsboliger i Falun med miljøvennlige materialer, for en stor del i tre, som en del av Falus trebyggingsstrategi.

Samarbeidet de to kommunen imellom har bidratt til gjensidig læring dem imellom, og prosjektet har vakt internasjonal interesse. Dessuten har leverandørinteressen for trehusproduksjon økt.

Gjennom InnoBuild–prosjektet er kommunene tilført erfaring med organisasjonsutvikling – bl.a. motstanden som gjerne oppstår i forbindelse med endringsprosesser og kompleksiteten i store omstillinger.

Lyngdal kommune har klart å realisere gevinster ved å tenke nytt.

Innovasjonsprosjekter tar tid; enda mer så når det er snakk om samarbeide over landegrensene. Men det er berikende, ifølge prosjektdeltagerne fra de to pilotene.

Bruk av konkurransepreget dialog (arkitektkonkurransen i Lyngdal) fikk aktører på banen som ikke hadde vært aktuelle i «tradisjonelle» konkurranser. De hadde ikke alle kunnet delta i konkurranse med totalentreprise som valg; til det var de ikke store nok.

EU erfarte gjennom InnoBuild–prosjektet at språkbarrierer er en utfordring, ikke så mye mellom nordiske land, men ellers i Europa. Man så også at det fortsatt er utilstrekkelig informasjonsflyt mellom innkjøpere, og at det ligger spesielle utfordringer for de mindre virksomhetene i grenseoverskridende innkjøpssamarbeider.

Også mellom Norge og Sverige merket man kulturelle forskjeller, bl.a. på styringsformer (sterkere politikerinvolvering i Sverige).

Anskaffelser har/kan ha betydning for faglig utvikling («Jeg hadde ikke trodd at arbeidet med et anskaffelsesprosjekt skulle gi meg faglig utvikling – på mitt eget fagområde», som en leder på helsefaget sa).

Innovasjoner

Prosess: Å dele anskaffelsen opp i mindre deler, slik Falun gjorde, har vært positivt ved at flere små og mellomstore bedrifter kunne være blant tilbyderne og dermed bidra til økt konkurranse. Metoden med delte anskaffelser har dessuten bidratt til å øke Faluns bestillerkompetanse.

Gjennomføringen etter den såkalte Falumodellen har gitt innovasjoner så vel i prosess som produkt. Modellen går ut på et prosjektarbeid som involverer personalet, beboere, kommunale virksomheter, ledende leverandører og produsenter. Byggeprosessen er bl.a. blitt bedre og mer målrettet, det er kommet et godt underlag for forvaltning og drift og byggetiden er blitt kortere.

Etter InnoBuild–programmet etablerte svenske myndigheter pilotprosjektet «Smartare inköp genom tidig dialog», etter erfaringene med Nasjonalt program for leverandørutvikling. InnoBuild–prosjektet er brukt som eksempel.

Produkt:

På den velferdsteknologiske siden ble et etablert en «trådløs trygghetspakke», bestående bl.a. av:

  • Automatisk åpning av dører
  • Lys–og varmestyring
  • Fallsensor og fallalarm
  • Digital fotoramme (lagt til rette for å kunne dele bilder med slekt og venner)
  • Smart programvare
  • Brannalarm som kan til– og frakoples automatisk