Gjennomført anskaffelse

Kundeinformasjon til reisende med tog

Omfanget og kompleksiteten i offentlig transport er konstant økende – stadig flere mennesker benytter offentlig kommunikasjon noe som setter store krav til logistikk og nøyaktig planlegging. I et moderne informasjons samfunn har brukere av offentlig kommunikasjon stadig økende forventninger til punktlighet og forventer løpende oppdatert og korrekt informasjon om eventuelle avvik i trafikken.

Erfaring
Jernbaneverket tar med seg nyttig erfaring for gjennomføring av flere innovative anskaffelser

Prosess

Vurdere behov

Omfanget og kompleksiteten i offentlig transport er konstant økende – stadig flere mennesker benytter offentlig kommunikasjon. I et moderne informasjonssamfunn har brukere av offentlig kommunikasjon stadig økende forventninger til punktlighet og forventer løpende oppdatert og korrekt informasjon om eventuelle avvik i trafikken. Tiden var inne til å utfordre markedet til å utvikle ny og fremtidsrettet teknologi for kundeinformasjon.

Planlegge og organisere

Jernbaneverket planla å utlyse konkurranse på kundeinformasjonselementer på jernbanestasjoner og terminaler i løpet av første halvår 2015. Det gjaldt dynamiske elementer og stolper, galger og opphengsmateriell.

Les mer

I samarbeid med Nasjonalt program for leverandørutvikling la Jernbaneverket derfor opp til en dialogkonferanse i forkant av planlagt konkurranse. I tillegg til dialogkonferansen ble også en–en–møter med interesserte leverandører planlagt. Interesserte leverandører ville i tillegg bli invitert til å komme med en kort beskrivelse av sine løsninger på utfordringene som presenteres på dialogkonferansen.

Dialog med markedet

Formålet med dialogkonferansen var å få innspill fra deltakerne på de foreløpige planene og hvordan behovet til Jernbaneverket kan nås på best mulig måte. Målet var å få best mulig kunnskap om mulighetsrommer og alternative løsninger, slik at det kan utarbeides en kravspesifikasjon som er fremtidsrettet.

Les mer

På dialogkonferansen møtte 23 leverandører fra inn– og utland, og 15 av disse ønsket en–til–en–møte.

Jernbaneverkets hensikt med konferansen var å sjekke ut om deres egen kunnskap om aktuell teknologi på dette området ute i markedet var på høyden. De var usikre på hva markedet kunne tilby – var det noe fagkompetansen i Jernbaneverket ikke visste/kjente til? Det var m.a.o. en avsjekking ut mot markedet.

Innspill fra markedsdialogen, inklusive aktuelt skriftlig innsendt materiale fra leverandørene, ble bidrag til utviklingen av konkurransegrunnlaget.

Gjennomføre konkurranse

Det ble gjennom ført konkurranse med forhandling med sikte på å inngå rammeavtale. Jernbaneverket er med i kvalifikasjonsordningen TransQ. Tilbydere som ikke var forhåndskvalifisert i denne ordningen, måtte registrere seg der for å kunne delta i konkurransen.

Les mer

Det ble stillet miljøkrav blant kvalifikasjonskravene.

Seks tilbud kom inn før fristens utgang. Noen av disse var produsenter av løsninger, andre hadde valgt samarbeid med en eller flere partnere og leverte en «tilbudspakke» sammensatt av ulike elementer.

Jernbaneverket har tildelt kontrakt til en av tilbyderne, men karensperioden er p.t. ennå ikke over, slik at signering av kontrakt ennå ikke har funnet sted.

Erfaringer fra dialogen med markedet

Jernbaneverket kjenner godt til de fleste leverandørene i det aktuelle markedet, og har/har hatt flere av dem inne på tidligere/nåværende avtaler. Tilbudene var således i hovedtrekk etter de forventningene Jernbaneverket hadde. Noen overraskelser bød hverken tilbudene eller markedsdialogen i forkant på.

I hvilken grad resultatet i denne sammenheng ville blitt det samme uten dialogen med markedet før konkurransen, er vanskelig å si. Det er ikke kunnskap som tilsier at samarbeidende tilbydere hadde knyttet kontakt underveis i dialogfasen før konkurransen.

Tilbudene inneholdt kjent teknologi og hverken inneholdt eller inspirerte til innovasjon. At flere leverandører går sammen om tilbud er ikke nytt eller enestående, men i slike sammensatt tilbud kan det selvsagt finnes spirer til innovative løsninger senere.

Prisene i tilbudet lå lavere enn prisene i tilsvarende konkurranse tidligere. I hvilken grad prisnivået nå skyldes den alminnelig prisnedgang på produktene eller konkurransen, er det for tidlig å si noe bestemt om.

I lys av resultatene gjør Jernbaneverket seg en refleksjon knyttet til hva og hvordan man kommuniserer ut budskapet til markedet. På den ene siden kan budskapet kommuniseres på en måte som skaper urealistiske forventninger i markedet, på den annen «underpresentere» slik at konkurransen interesserer i mindre grad enn ønskelig. En vanskelig balanse å treffe.

Jernbaneverket har i kjølvannet av denne konkurransen også satt i gang to andre innovative anskaffelser – om kjøp av droner og om elektrifisering av Trønderbanen. Dermed vinner de erfaring med bruken av metoden for markedsdialog og innovative anskaffelser.