Felles digitale løsninger for oppvekstsektoren
1.januar 2020 slås kommunene Hurum, Røyken og Asker seg sammen til ny felles kommune, Asker kommune. I den forbindelse er det opprettet flere prosjekter - deriblant Prosjekt Digitale Asker 2020. Dette prosjektet omfatter integrasjon av kommunenes digitale plattformer og systemer. Nye Asker kommune har mottatt statlige midler til dette arbeidet og det er forventninger til at den nye kommunen blir en foregangskommune på digitale tjenester og løsninger i Norge.
Kjernesystemer som skal utfordres tidlig i prosessen er hovedsakelig oppvekstadministrative systemer og løsninger som i dag omfattes av læringsplattformer.
Målsetningen er at samtlige tre kommuner skal være på felles plattformer ved skolestart skoleåret 2019/2020.
Aktører
Ansvarlig pådriver
Om anskaffelsen
Det overordnede målet med anskaffelsen er at Nye Asker
- får digitale løsninger som i størst mulig grad skal overta og ivareta administrative funksjoner som trengs for å administrere alle barn i alderen 0 – 16 år + elever knyttet til voksenopplæringen og ansatte innenfor oppvekstsektoren.
- ønsker å anskaffe systemer som ivaretar samhandling mellom oppvekstsektoren og hjem på en måte som oppleves fremtidsrettet, brukervennlig, effektivt og funksjonelt.
- anskaffer løsninger som utfyller behovene for undervisning, læring og vurdering som ikke ivaretas av eksisterende skytjenester og samhandlingsløsninger (Vi bruker G-Suite for education).
- bruker løsninger som oppleves brukervennlige og samhandler godt med kommunens øvrige løsninger.
- tilbyr alle brukere av systemene, ansatte, elever, foresatte og andre, nye systemer som oppleves som ressurser som forenkler hverdagen.
- tilbyr løsninger som forenkler kommunikasjon, planlegging og samhandling.
- anskaffer løsninger som gir oss mulighet til å være fleksible når behov oppstår og nye tjenester tilbys.
De primære interessegruppene som skal ivaretas i forespørselen er
- foresatte
- barnehagebarn og elever (skole, SFO og VO),
- ansatte (Skoleledelse, barnehageledelse, pedagogisk personale (skole og barnehage), SFO leder, administrasjon, assistenter og veiledere)
Sekundære interessegrupper vil være bl.a.
- helsesøster, ppt, barnevern, kulturskole
Se link til veiledende kunngjøring på DOFFIN
Prosess
Behovskartlegging
Det sluttføres en grundig behovskartlegging nå i oktober som vil bli lagt ut så fort den er ferdigstilt.
Dialog
Det legges opp til dialog og samspill med leverandører og fagmiljø i forkant av konkurransen. Dialogfasen vil bestå av en dialogkonferanse med mulighet for å gi innspill i etterkant. I tillegg vil det bli vurdert å legge konkurransegrunnlaget ut på høring. Dialogkonferansen legges opp slik at den skal skape best mulig dialog mellom leverandørene og kommunene, samt motivere til dialog mellom leverandører. Det er en forventning om at løsninger blir videreutviklet slik at de tilfredsstiller fremtidige behov hos brukere og tjeneste.
Dialogkonferansen deles opp i tre deler:
- Første del av konferansen brukes til å beskrive kommunenes behov og utfordringer knyttet til anskaffelse av felles digitale løsninger for oppvekstsektoren i Nye Asker
- I den andre delen av konferansen vil leverandørene få mulighet til å
-
- presentere sine løsninger i en én til én-dialog med grupper fra kommunene på et organisert leverandørtorg. Det settes av 25 minutter til hver dialog. NB! Her vil også deltagere fra andre kommuner (andre kommuner enn kommunene i Nye Asker) med likelydende behov delta
- speed-date med andre leverandører hvis behovet er meldt inn
- I tredje del vil vi ha en workshop hvor vi i grupper på tvers av kommuner og leverandører vil diskutere konkrete behov og utfordringer i tilknytning til anskaffelsen til Nye Asker. Her har vi en ambisjon om å få nyttig innspill og idéer til løsninger på konkrete, kartlagte utfordringer vi har registret i behovskartleggingen
Nasjonal møteplass - workshop med konkuransegrunnlaget til Nye Asker som case
Flere kommuner samler seg om digitale løsninger i oppvekstsektoren som skal dekke administrative og pedagogiske behov. Løsningene skal i størst mulig grad overta og ivareta administrative funksjoner, bidra til å ivareta samhandling mellom oppvekstsektoren og hjemmet samt utfylle behovene for undervisning, læring og vurdering. Løsningene skal oppleves fremtidsrettet, brukervennlig, effektivt og funksjonelt.
På møteplassen vil vi blant annet dele erfaringer fra anskaffelser som er gjennomført på området, høre om KS sin finansieringsordning for digitaliseringsprosjekter og diskutere hvordan valg av prosedyre/konkurranseform og utforming av konkurransegrunnlaget påvirker mulighetsrommet for å få de mest fremtidsrettede, brukervennlige, effektive og funksjonelle løsningene. Her vil vi bruke Nye Askers utkast til konkurransegrunnlag som et reelt case.
Se vedlagt invitasjon og program.
Konkurranse
Benyttet konkurranse med forhandling. Leverandør som vant konkurransen: Vigilo AS.
Beskrev behovet i konkurransegrunnlaget med brukerhistorier – fokus på gevinster.
Kun på IKT-kravene at det var detaljert.
Se link til utlysningen her: https://doffin.no/Notice/Details/2018-916395
Evaluering
Noen refleksjoner/læringspunkter fra prosessen:
- Opplevde at det var lettere å evaluere på behovsbeskrivelse enn detaljert konkurransegrunnlag
- Fikk vurdere andres konkurransegrunnlag (som hadde anskaffet tidligere) – nyttig
- Behovsbeskrivelsen må ha en sentral plass i konkurransegrunnlaget
- Pris var vektet 25% – veldig viktig! Kunne vært vektet ytterligere ned.
- Viktig å tørre å benytte HELE evalueringsskalaen.
- Gevinstrealisering – viktig å bygge på det i anskaffelsesprosessen – hvilke effekter skal oppnås? Eks. spare inn 5 årsverk (leverandør bidrar til at det blir en realitet; off.aktør villig til å dele på gevinsten – eks at leverandør får verdien av ett årsverk ved gevinstoppnåelse)