Gjennomført anskaffelse

Driftsportal for styring av lys, varme, ventilasjon og sikring av bygg

Stavanger kommune ønsket å samle alle tekniske systemer i en ny driftssentral. Anskaffelsen ble lagt på is, fordi eksterne konsulenter estimerte 40 mill i kostnader. Gjennom en innovativ offentlige anskaffelsesprosess endte kostnaden på kun 1,25 mill.

Investeringer 2015
1,25 millioner
mot tidligere estimerte 40 millioner
Økonomisk gevinst
9–24 millioner
gjennom redusert energiforbruk

Prosess

Vurdere behov

Stavanger kommune ønsket å etablere en ny driftssentral som skal styre flere av kommunens tekniske systemer. Sentralen skal bidra til mer effektiv drift av kommunen og energibesparelse

Planlegge og organisere

Kommunen utarbeidet en beskrivelse av hvilke systemer sentralen skulle drifte og leverandørutfordringer.

Les mer

En innovativ anskaffelsesprosess ble forankret i egen organisasjon.

Kommunen satt sammen en tverrfaglig arbeidsgruppe for å arbeide med anskaffelsen.

Kommunen søkte bistand i aktuelle fagmiljøer og Nasjonalt program for leverandørutvikling.

Dialog med markedet

Høsten 2010 ble det gjennomført en åpen dialogkonferanse med representanter for 22 leverandører og aktuelle bransjer.

Les mer

Her presenterte kommunen hvilke tekniske systemer og funksjonsbehov den ønsket ivaretatt – m.a.o. leverandørutfordringene.

Dialogkonferansen ble kunngjort på Doffin, invitasjonen ble markedsført via kommunens hjemmeside og invitasjonen gikk ut til relevante bransjefora.

Kommunen ønsket ytterligere kunnskap om hva markedet kunne levere og inviterte leverandørene til en-til-en møter, der åtte leverandører presenterte sine løsningsforslag.

Gjennomføre konkurranser

Stavanger kommune brukte noe tid internt på å forberede konkurransen, bl.a. i forbindelse med å hente ut data som trengtes for anskaffelsen. Konkurransen ble gjennomført høsten 2013, med kåring av vinner våren 2014 – Stavangerbedriften F5 IT.

Kommunen har gjennom dialogaktivitetene fått god kunnskap om hva markedet kan tilby. De har fått innspill på systemer de ikke visste om, men som kan effektivisere driften av kommunen.

I tillegg fikk kommunen økonomisk støtte til prosessen fra Miljøverndepartementet gjennom en tilskuddsordning administrert av Difi.

Evalueringen viser at prosessen gav leverandørene mulighet til å levere bedre tilbud i tillegg til økt kunnskap om kunden og dens behov.

Innovasjoner

Prosess: Erfaringene fra prosessen bidrar til effektivisering av kommunens driftsseksjon.

Måten stat og kommune kjøper ting på, bestemmer hvor mye innovasjon vi får her i landet. Hvis de krever at leverandørene skal ha levert tre tilsvarende løsninger før, så får de svært lite innovasjon, uttaler Trond Furenes som er administrerende direktør i F5 IT.

Produkt: Resultatet av konkurransen er at et kjent produkt tas over i kommunal sektor for å spare energi.

Konkurransen gjaldt en sentral driftsportal for styring av lys, varme, ventilasjon og sikring i alle byggene sine. Denne teknologien fantes ikke. Løsningen fra F5 IT var at all styring og feilhåndtering i samtlige av Stavanger kommunes bygg skjer nå på en skjerm.

F5 IT melder om god kundetilstrømning i etterkant av Stavanger–kontrakten. I 2013 var 100% av omsetning fra oljesektoren, i dag er kun 20% av omsetningen fra olja. I samme periode har de gått fra 17 til 60 ansatte.

Anskaffelsesstrategi: Stavanger kommune har gjennomgått en organisatorisk innovasjon da bystyret i 2013 vedtok en revidert anskaffelsesstrategi, gjeldende fra 2014 til 2017. Her heter det bl.a. «Stavanger kommune skal være pådriver for leverandørutvikling innen anskaffelsesområdet. Dette ivaretas gjennom dialogmøter, tilbudskonferanser og ved å være en krevende kunde som stimulerer til utvikling og innovasjon.»