prosjektblogg

Vil suksessivt hente ut digitaliseringsgevinster

av Cecilie Endresen

Skien kommune skal, som mange andre kommuner, benytte digitalisering til å forbedre, utvikle og tilby nye tjenester til innbyggere, organisasjoner og næringsliv. Det har kommunen en intensjon om at skal skje i et tilpasset tempo i organisasjonen, slik at kommunen videreutvikler seg der hvor det er lønnsomt og formålstjenlig.  Derfor inviterte de leverandører til dialog for å få innspill på sin digitaliseringsstrategi; både i forhold til om de konkrete tjenestene de har valgt å starte med er de mest hensiktsmessige, og om det er mulig å innfri det drømmescenarioet de har utarbeidet for de enkelte tjenestene. Interessen var stor og samlet over 80 deltagere på dialogkonferansen 10.oktober  – med presentasjon fra et 20-talls leverandører. Om de får oppfylt sine drømmer vil ytterligere dialog med markedet synliggjøre.

Bred involvering

Hvert kommunalområde har gjennomført prosjekter der det er prioritert, og valgt ut to tjenester for innbyggere eller næringsliv hvor man ønsker å digitalisere arbeidsprosessen. Den brede involveringen i prosjektet var ganske så synlig på dialogkonferansen med leverandørene hvor hele 35 ansatte i kommunen deltok fra alle fagavdelinger, administrative funksjoner og ledelse. – Medvirkning fra alle fagområdene har vært uvurderlig og fører også til et eierskap til anskaffelsen og ikke minst når digitalisering av tjenestene skal settes «ut i livet», uttalte en i prosjektteamet.

Bevisste krav

Tjenestene skal digitaliseres i best mulig grad, og kunne behandles av tjenestemottaker på en enkel måte, på digitale flater. Alt som er regelstyrt skal automatiseres. Det skal tilrettelegges for et rammeverk og teknisk løsning, som skal kunne ivareta videre implementering av andre tjenester. Rammeverket skal fungere plattformuavhengig.

Utvalgte tjenester

Det er gjennomført prosessanalyse og vurdering av ulike tjenester i Skien kommune. Tjenester som planlegges for utvikling og digitalisering i første fase, og som Skien ønsker å gå til anskaffelse av i 2018 er barnehagesøknad med dertil tjeneste for moderasjonsbetaling, matbestilling med dertil fakturering og levering, samt  kontingentkassa; en tilskuddsordning for innbyggere med dårlig økonomi så de kan delta i fritidsaktiviteter.

Tjenestene er valgt på bakgrunn av følgende kriterier:

  • Egnethet for digital selvbetjening, straks-avgjørelser og automatisert saksbehandling.
  • Evne til å ta ut gevinst og nytteeffekt.
  • Tjenesten er lite kostnadseffektiv i dag.
  • Bidrar til utvikling av ytterlige tjenestedigitalisering

Nå gjenstår det å se om drømmescenarioet de har utarbeidet for de enkelte tjenestene blir en realitet.