prosjektblogg

Upphandlingsklar

av Harald Aas

I dag besøkte programmet Upphandlingsmyndigheten i Sverige for å dele tanker om digital starthjelp for virksomheter som vil prøve seg på innovative anskaffelser på egenhånd. Det ble et fruktbart møte for begge parter.

Upphandlingsklar er svensk og betyr «anskaffelsesklar». Våre svenske venner i Upphandlingsmyndigheten brukte ordet for beskrive hvordan de oppfattet formålet med en digitale starthjelpen for innovative anskaffelser. De har helt rett – om man legger til innovativ i front.

Upphandlingsmyndighetene er det som tilsvarer Difi i Sverige. Både Difi og Nasjonalt program for leverandørutvikling har et etablert samarbeid med våre svenske venner, og det var naturlig å dele erfaringer når vi fikk vite at begge jobber med økt selvbetjening som gjøre det mulig å hjelpe flere offentlige virksomheter i gang med innovative anskaffelser.

Etter en kort statusoppdatering presenterte vi hvordan vi i Norge ser for oss en mulig løsning. Upphandlingsmyndigheten presenterte sine verktøy, og hvilke løsninger som står på «ønskelisten». Noen innsikter fra møtet:

  • En digital starthjelper for innovative anskaffelser kan hjelpe offentlige virksomheter i gang og lære seg tilnærmingen, men for å få til virkelige innovative løsninger (nye løsninger og utviklingsprosjekter) må det i tillegg jobbes med ledelse og innovasjonskultur. Det kan man kanskje ikke løse digitalt?
  • Den digitale starthjelpen skal gjøre virksomhetene «upphandlingsklar» foreslo våre svenske venner. Det syns vi var en god beskrivelse. (Anskaffelsesklar på norsk, og om vi kan få presisere: «innovativ anskaffelsesklar» selv om det ikke klinger like bra)
  • Det er krevende å nå frem til målgruppen «politisk ledelse og virksomhetsledelse» med budskapet om å ta i bruk innovative anskaffelser. Disse er imidlertid sentrale for at offentlige virksomheter tar metoden i bruk. En mulig tilnærming er å bruke anskaffelsesleder/anskaffelsesteam som budbringere dersom vi i løsningen utstyrer dem med verktøy for innsalg og forankring av innovative anskaffelser. Ideen ville i så fall være å lage et digitalt kit som de kunne bruke i kommunikasjonen og diskusjonen med ledelsen.
  • En annen idé er at den digitale starthjelpen kjøres samlet for et anskaffelseteam i stedet for at hver enkelt skal kjøre gjennom på egenhånd. I så fall bør det lages gruppeøvelser i stedet for individuelle.
  • En tredje idé er at man kan bruke spørsmål for å avdekke hvor «innovativ anskaffelses-klar» man er. På den måten kan kommunikasjon og verktøy tilpasses situasjonen. Dette er et grep for å «sile» hva man formidler og hva den offentlige virksomheten må gjennom for å bli «innovativ anskaffelses-klar»

Vi takker Upphandlingsmyndigheten for møtet og innspill, og fortsetter å holde hverandre gjensidig orientert.