prosjektblogg

Kick-off, digital starthjelp for innovative anskaffelser

av Harald Aas

Til sammen 15 personer fra stat, kommune, virkemiddelapparatet, programmets pådrivere og leverandøren Agens var samlet til kick-off. Etter en kort introduksjonsrunde, og formålet med dagen, startet vi med prosjektets formål:

Hvordan kan vi gjøre offentlige virksomheter mer selvhjulpne på å ta i bruk og implementere innovative anskaffelser?

Innkjøpssjef Bård Sandbæk fra Statsbygg tar ordet om behov. Foto: Andreas Rønningen, Agens

Bakgrunn

Siden Nasjonalt program for leverandørutvikling startet arbeidet i 2010 har vi bistått nærmere 80 offentlige virksomheter med til sammen 125 innovative anskaffelser. I første programperiode, som varte frem til 2015, hadde vi som mål å demonstrere at innovative anskaffelser virker. I den andre programperiode, som varer frem til 2020, har vi satt oss som mål å rulle ut metoden i hele landet og introdusere alle offentlige virksomheter for metoden. For å få det til er vi avhengig av å kunne betjene flere, samtidig. Til nå har vi fulgt de offentlige virksomhetene tett i forberedelsene og gjennomføringen av innovative anskaffelser. Det skal vi også fortsette med, men samtidig må vi utvide vår rekkevidde og gi offentlige virksomheter verktøy som gjør at de kan sette i gang på egenhånd.

Se introduksjonen med formål og antatte utfordringer

Mer enn en metode

Det er gledelig å registrere at flere offentlige virksomheter allerede er i gang på egenhånd. De fortjener all mulig ros. Det er ikke alltid enkelt å overbevise ledelse eller kolleger om å konsentrere seg om å beskrive behovet, og overlate løsningen til leverandørene. De som har satt i gang på egenhånd har kanskje snappet opp innovative anskaffelser i artikler eller på seminar, og har funnet grundig veiledning på anskaffelser.no med metodebeskrivelse, veiledere og eksempler. Programmet erfarer, fra samtaler med disse selvdrevne offentlige virksomhetene, er at vi kan gjøre en bedre jobb i veiledning på nett. Særlig på innsalget mot ledelsen (bakgrunn, formål, effekter, eksempler og prinsippene bak metoden) og videre hvordan den offentlige virksomheten forbereder og tilrettelegger for innovativ anskaffelse.

En innovativ anskaffelser er nemlig mer enn en metode for anskaffelser (på samme måte som det å kjøre bil er mer enn trafikkregler). For å lykkes med det innovative i anskaffelsen må virksomheten legge til rette for det. Det handler om toppforankring (en tydelig etterspørsel etter nye løsninger fra ledelsen), om tverrfaglig samarbeid om anskaffelsen (mellom ledelse, fag og innkjøp), om grundig behovskartlegging og ikke minst innstilling; åpenhet og mot til å forsøke nye løsninger. Den digitale starthjelpen skal hjelpe offentlige virksomheter i fasen som leder frem til den innovative anskaffelsen.

«FÅ LEDELSEN TIL Å BRENNE FOR INNOVATIVE ANSKAFFELSER» står det med store bokstaver. Dette poenget trekkes frem som den aller viktigste forutsetningen for å lykkes med innovative prosesser i en artikkel publisert på Harvard Business Review. Foto: Andreas Rønningen, Agens

Om behovet

En god løsning krever at man tilbringer nok tid med problemet.

Utfordringene som kom frem under den første runden rundt bordet var mange og viktige. Det blir opp til prosjektgruppen å velge ut hvilke man forsøker å løse og ikke minst hvilke mål vi skal sette for prosjektet. I denne første runden handler det om å få opp både erfaringer og antakelser på bordet. I neste omgang skal behovene valideres, og kanskje dukker det opp flere, når vi besøker de kommunale og statlige virksomhetene i brukerundersøkelsen. Den digitale starthjelpen skal både avhjelpe programmets utfordringer (nå ut til flere offentlige virksomheter med det glade budskap), men først og fremst hjelpe den eller de som tar initiativ til å selge inn innovative anskaffelser i egen virksomhet.

Det som ble nevnt rund bordet var forankring i ledelse, fokus på ledelse som målgruppe (ikke bare innkjøpere), oppmerksomhet og spredning, argumentere ut i fra økonomiske kriterier, fokus på innovasjon, og et verktøy for innsalg for å nevne noen.

Seniorrådgiver Idun Lyngstad fra Forskningsrådet og prosjektleder Hilse Sætertrø i Nasjonalt program for leverandørutvikling, region Midt-Norge. Foto: Andreas Rønningen, Agens

Løsningen

En ting er å være enig om behovet. En annen ting er enighet om løsningen. Selv om den endelige løsningen ikke vil være kjent for oss før tidligst i juni er det å «begynne med slutten» en god øvelse for å se om vi er enig om hvor vi skal. Deltakerne gikk sammen to-og-to og ble utfordret til å tegne en skisse som beskrev løsning. Fem nokså ulike løsninger ble presentert; reklamefilm + test + planlegger, starte med gevinstene av innovative anskaffelser (effekt) og vis hvordan man kommer dit, starthjelp tilpasset ulike målgrupper, multiple choice der svarene avgjør om du trenger innovative anskaffelser eller ikke, og et story line som drar deg gjennom en prosess fra a til å.

Delt førsteplass mellom klimagevinster, offentlige besparelser og bedre tjenester! Foto: Andreas Rønningen, Agens
Gjennomføringen av en innovative anskaffelser gjøres i et samarbeid mellom fag og innkjøp, men beslutningen om å ta metoden i bruk involverer ledelsen. Den digitale starthjelpen bør derfor tilpasses ulike målgrupper og starte med å spørre hvem du er og hva du vil? Foto: Andreas Rønningen, Agens

Veien videre

Det er utrolig hva man får tid til på tre timer inkludert lunsj (kanskje fordi prosesslederen tok tiden på innleggene våre 🙂 ). I neste uke starter vi på arbeidet med å rekruttere respondenter for å teste ut hypoteser og grave dypere i behovet; hvordan kan vi gjøre det enklere for offentlige virksomheter å ta i bruk innovative anskaffelser? Dersom du har lyst å bidra er det bare å ta kontakt! Vi vil snakke med ansatte i innkjøp, fagavdelinger og med ledelsen. De som er godt i gang (og som må tenke tilbake på hvordan deg gikk til) og de som står i startgropen for å ta metoden i bruk. Har du andre innspill eller forslag er det bare å bruke kommentarfeltet under; det er nå det er mulig å påvirke veien videre.

Takk til Riche Vestby, Tore Andre Sines, Lystad, Hanne, Hilde Sætertrø, Jan Håvard Ryen, Anne Romsaas, Idun Lyngstad, Jonny Rune Indrevåg, Bård Sandbæk og hele teamet fra Agens.

Vi gleder oss til fortsettelsen!