Anskaffelsesordbok

Alternativt tilbud

Et tilbud som på oppdragsgiverens oppfordring beskriver en annen løsning enn den som er beskrevet i anskaffelsesdokumentene.

Anbud

Bindende tilbud (inngitt i en anbudskonkurranse) om å levere en vare, yte en tjeneste eller utføre et bygg- og anleggs, som kan aksepteres av oppdragsgiver uten behov for forhandlinger, hvor presiseringer og avklaringer er tillatt, men hvor forhandlinger er forbudt.

Anbudskonkurranse

Anskaffelsesprosedyre som ikke tillater forhandling. Prosedyre for tildeling av oppdrag (også rammeavtale) om levering av varer, utførelse av en tjeneste eller entrepriseoppdrag for oppdragsgiver. Forbudt å forhandle om, og endre anbudet etter anbudsfristens utløp. To versjoner, henholdsvis åpen og begrenset anbudskonkurranse.

(FOA §4-2 Sml. Konkurransepreget dialog, Konkurranse med forhandling)

Anskaffelse

Aktivitet med sikte på å dekke et behov for varer, tjenester eller bygg og anleggsarbeider.

Anskaffelsesdokumentene

Fellesbetegnelse for kunngjøringen, konkurransegrunnlaget og det europeiske egenerklæringsskjemaet.

(FOA § 4-2.Dokumenter b))

Anskaffelsesprosess

Prosessmodell for gjennomføring av alle faser i en anskaffelse. Disse er: Avklare behov og forberede konkurransen – Konkurransegjennomføring – Kontraktsoppfølging.

Anskaffelsesprosedyrer

Anskaffelsesprosedyre er en formalisert fremgangsmåte for gjennomføring av en anskaffelsesprosess. De viktigste prosedyrene (konkurranseformene) er:

• Begrenset tilbudskonkurranse
• Åpen tilbudskonkurranse
• Åpen anbudskonkurranse
• Begrenset anbudskonkurranse
• Konkurranse med forhandling
• Konkurransepreget dialog
• Innovasjonspartnerskap

(FOA § 8-3. Tillatte anskaffelsesprosedyrer)

Anskaffelsesprotokoll

Virksomhetens dokumentasjon av anskaffelsen som skal beskrive og dokumentere alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen, inkludert begrunnelse for valg av leverandør. Protokoll skal føres for anskaffelser som overstiger 100.000 kroner eksl. mva, Protokollen er offentlig.

(FOA § 10-5. Anskaffelsesprotokoll)

Anskaffelsesstrategi

Viser virksomhetens overordnede veivalg og satsinger for anskaffelser. Den prioriterer endringer virksomheten skal gjennomføre for å nå sine overordnede og langsiktige mål.

Avrop

Bestilling av en vare eller tjeneste som en tidligere har inngått avtale om. Som for eksempel tildeling av kontrakt under en rammeavtale, eller løse ut en opsjon i en kontrakt.

Begrenset anbudskonkurranse

Anskaffelsesprosedyre som bare tillater de leverandører som er invitert av oppdragsgiver til å levere tilbud, men som ikke tillater forhandling.

(FOA § 23-6. Gjennomføring av åpen og begrenset anbudskonkurranse)

Begrenset tilbudskonkurranse

En to-trinnsprosedyre tillatt brukt under EØS-terskelverdi hvor alle interesserte leverandører kan levere en forespørsel om å delta i konkurransen. Bare de leverandørene som blir invitert av oppdragsgiveren, kan gi tilbud.

(FOA § 9-2. Gjennomføring av åpen og begrenset tilbudskonkurranse)

CPC-kode

Et referansenummer som viser til De forente nasjoners sentrale produktnomenklatur.

CPV-kode

Et referansenummer som viser til EU-kommisjonens felles klassifikasjon for offentlige innkjøp.

Dialog med markedet

Kontakt med markedet med formål om å innhente informasjon eller råd som er relevant for planlegging og gjennomføring av en anskaffelse. Dette kan være for eksempel markedsundersøkelse og dialogkonferanse. Ved innhenting av råd er forutsetningen at rådene ikke har konkurransevridende effekt eller fører til brudd på likebehandlingsprinsippet.

(FOA kapittel 12)

Dialogkonferanse

Dialogkonferanser er en konferanse mellom oppdragsgiver og ulike aktører. Målet er å få innspill om hva som finnes i markedet og ulike måter for å gjennomføre en fremtidig anskaffelse som løser virksomhetens behov.

Direkte anskaffelse

Avtaleinngåelse uten forutgående konkurranse.

DOFFIN

Database for offentlige innkjøp. Den norske offisielle databasen for kunngjøringer.

Dynamisk innkjøpsordning

En fullstendig elektronisk prosess som gir rask og enkel tilgang på tilbud fra et stort leverandørmarked.

(FOA §§ 26-4 – 26-7)

Egenerklæring

Foreløpig dokumentasjon som leverandøren skal levere sammen med tilbudet eller forespørselen om å delta i konkurransen på at han oppfyller kvalifikasjonskravene, at det ikke foreligger grunn for avvisning og at han oppfyller eventuelle utvelgelseskriterier.

(FOA § 8-10. Egenerklæring)

FOA

Forskrift 12. august 2016 nr. 974 om offentlige anskaffelser

Forskning- og utvikling (FOU)

Forskning og utviklingsarbeid (FoU) er skapende arbeid på systematisk grunnlag med henblikk på å øke den vitenskapelige og tekniske viten.

Funksjonskrav

Krav til funksjon ved ved vare- og tjenesteanskaffelser. Kravene inngår i kravspesifikasjonen.

Funksjonsspesifikasjon

Krav til funksjon ved ved vare- og tjenesteanskaffelser. Kravene inngår i kravspesifikasjonen.

Førkommersielle anskaffelser

Før-kommersielle anskaffelser brukes når det er behov for å utvikle løsninger som per i dag ikke finnes i markedet. Utviklingsprosessen organiseres som en innovasjonskonkurranse hvor markedet inviteres til å løse en konkret utfordring. (Se FOA § 1-3 (2) g (FoU-unntaket))

Grunnleggende prinsipper i LOA

De grunnleggende prinsippene i LOA (Lov om offentlige anskaffelser) er konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.

• Konkurranse – Offentlige oppdragsgivere skal opptre i samsvar med det grunnleggende prinsippet om konkurranse. Hovedregelen er at konkurranse skal avholdes. Det gjelder alle anskaffelser som er omfattet av lov og forskrift; både over og under terskelverdiene.
• Likebehandling – forbud mot diskriminering på grunnlag av nasjonalitet og usaklig forskjellsbehandling på annet grunnlag. Oppdragsgiver kan ikke fastsette krav eller kriterier, eller foreta handlinger eller unnlatelser, som gjør at utenlandske leverandører diskrimineres og/eller at norske leverandører favoriseres. Oppdragsgiver skal også sikre at alle potensielle leverandører gis like muligheter ved at like tilfeller skal behandles likt, og ulike tilfeller behandles ulikt, med mindre noe annet er saklig og objektivt begrunnet.
• Forutberegnelighet – Oppdragsgiver skal sikre at anskaffelsesprosessen er forutsigbar for leverandørene og skal sikre åpenhet om alle stadier i anskaffelsesprosessen. Skal gjøre det mulig for leverandørene å vurdere om de vil delta i konkurransen samt sikre at leverandørene kan stole på at de angitte opplysningene om konkurransen blir fulgt.
• Etterprøvbarhet – Kravet om etterprøvbarhet skal ivareta leverandørenes rettsikkerhet og gjøre det mulig å sjekke både om oppdragsgiver har fulgt reglene som gjelder for konkurransen, og om det offentlige har opptrådt på en måte som forvalter samfunnets ressurser effektivt.
• Forholdsmessighet – krav til at oppdragsgiver skal gjennomføre konkurransen på en måte som står i forhold til anskaffelsens art, omfang, verdi og kompleksitet.

Innkjøp

Aktivitet med sikte på å dekke et behov for levering av varer, utførelse av en tjeneste eller utførelse av bygg- og anleggsarbeider.

Innovasjon

Innføring av en ny eller betydelig forbedret vare, tjeneste eller prosess, inkludert produksjons-, bygge- eller anleggsprosesser, en ny markedsføringsmetode eller en ny organisasjonsmetode innen forretningspraksis, arbeidsplassorganisering eller eksterne relasjoner.

(FOA § 4-5.Andre definisjoner h))

Innovasjonspartnerskap

Anskaffelsesprosedyre som legger til rette for produkt- og tjenesteutvikling i en samarbeidsprosess mellom kjøper og utvikler/leverandør. Prosedyren brukes ved anskaffelser av løsninger som ikke finnes i markedet fra før.

(FOA § 13-1. Tillatte anskaffelsesprosedyrer)

Innovativ anskaffelse

Gjennomføring av en anskaffelse med formål om å stimulere til innovasjon.

Kategoristyring

Kategoristyring innebærer å inndele innkjøpene i grupper (kategorier) som understøtter behovene til virksomheten. Hver kategori styres for å utnytte markedets muligheter og oppnå reduserte kostnader.

Konkurranse med forhandling

Anskaffelsesprosedyre der oppdragsgiver har adgang til å forhandle med en eller flere leverandører.

(FOA § 13-1. Tillatte anskaffelsesprosedyrer)

Konkurransegrunnlag

Oppdragsgivers invitasjon til markedet om å delta i konkurranse om å gi tilbud på det som skal leveres, med beskrivelse av hva som skal anskaffes, hvordan konkurransen skal gjennomføres, krav til deltagelse og tilbud. Ved begrensede prosedyrer går konkurransegrunnlaget kun til de kvalifiserte og utvalgte.

Konkurransepreget dialog

Anskaffelsesprosedyre hvor oppdragsgiver i en eller flere runder fører dialog med leverandører før det gis konkurrerende tilbud. I etterfølgende prosess er det ikke anledning til å forhandle. Kun leverandører som er invitert av oppdragsgiver gjennom prekvalifisering kan delta.

(FOA § 23-8. Gjennomføring av konkurransepreget dialog)

Konkurransestrategi

En plan med valgte virkemidler for å skape best mulig konkurranse. Virkemidler er for eksempel valg av prosedyre, spesifikasjonstype og eventuelt oppdeling av kontrakt, risikofordeling, prismodell og kontraktsvilkår for anskaffelsene. (Se kontraktstrategi)

Kontrakt

Gjensidig bebyrdende avtale som en eller flere oppdragsgivere inngår skriftlig med en eller flere leverandører.

Kontraktsstrategi

En helhetlig plan for hvordan en konkret anskaffelse skal gjennomføres, følges opp og evalueres. Planen inneholder konkurransestrategien. I tillegg omfatter den en plan for kontraktsoppfølging og evaluering med rolle- og ansvarsfordeling.

Kontraktsvilkår

Partenes rettigheter og forpliktelser i kontraktsperioden. Krav til gjennomføring av kontrakten (inkludert avvikshåndtering).

Kravspesifikasjon

Kravspesifikasjonene skal angi kravene som stilles til egenskapene til varene, tjenestene eller bygge- og anleggsarbeidene som oppdragsgiveren skal anskaffe.

(FOA § 15-1. Kravspesifikasjoner)

Kvalifikasjonskrav

Oppdragsgiveren kan stille krav til leverandørens kvalifikasjoner. Kravene kan bare gjelde registrering, autorisasjoner mv., økonomisk og finansiell kapasitet og tekniske og faglige kvalifikasjoner. Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene og skal stå i forhold til den ytelse som skal leveres.

(FOA § 16-1. Kvalifikasjonskrav)

Kunngjøring

Publisering av informasjon om en konkurranse eller resultatet av den. Kunngjøring regnes som et av de viktigste virkemidlene for å sikre at oppdragsgiveren opptrer i samsvar med de grunnleggende prinsippene.  Kunngjøringen skal utarbeides på elektroniske skjemaer, som finnes på Doffin.no. Disse skjemaene er fastsatt av Nærings- og fiskeridepartementet.

Leverandørkonferanse

Orientering til leverandørmarkedet generelt om virksomhetens fremtidige behov.

LOA

Lov 17. juni 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser.

Livssyklus

Alle faser i hele varens, tjenestens eller bygge- og anleggsarbeidets levetid fra anskaffelsen av råvarer eller opparbeidingen av ressurser, til avhendingen, kasseringen eller opphøret. Dette inkluderer blant annet forskning og utvikling, produksjon, handel, transport, bruk og vedlikehold.

Livssykluskostnad (LCC)

De totale kostnadene for et produkt i løpet av hele dets definerte livssyklus.

Markedsdialog

Se dialog med markedet.

Markedsundersøkelse

Kartlegging av aktuelle leverandører, varer og tjenester, og konkurransesituasjonen i markedet.

Plan- og designkonkurranse

En plan- og designkonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som gjør det mulig for oppdragsgiveren å få utarbeidet et planleggings- eller prosjekteringsarbeid, inkludert en design, gjennom en konkurranse der en jury kårer en eller flere vinnere.

(FOA § 31-1. Definisjon)

Rammeavtale

Avtale som en eller flere oppdragsgivere inngår med en eller flere leverandører, og som har til formål å fastsette kontraktsvilkårene for de kontrakter som oppdragsgiveren skal inngå i løpet av en bestemt periode, særlig om pris og mengde.

TED-databasen

Tenders Electronic Daily (TED). Den europeiske offisielle databasen for kunngjøringer.

Terskelverdi

Terskelverdier er beløpsgrenser som angir hvilken del av forskriften (FOA) som kommer til anvendelse for en anskaffelse som skal kunngjøres. Det er den anslåtte verdi for hver anskaffelse (som kan bestå av flere delkontrakter) inklusive opsjoner som skal medregnes.

(FOA § 5-3. EØS-terskelverdier)

Tilbud

Tilbud, den mengde av et gode som blir frembudt for salg.

Tildelingskriterier

Kriterier for kontraktstildeling som oppdragsgiver skal vurdere tilbudene etter. Kriteriene må ha tilknytning til det som skal leveres og være egnet til å skille tilbudene fra hverandre.

(FOA § 8-11. Tildelingskriterier)

Veiledende kunngjøring

Oppdragsgiveren kan gjøre sine planlagte anskaffelser kjent ved å publisere en veiledende kunngjøring. Kunngjøringen skal inneholde en kort beskrivelse av anskaffelsene.

(FOA § 21-3. Veiledende kunngjøring)

Ytelses- eller funksjonskrav

Krav til ytelse- eller funksjon ved ved vare- og tjenesteanskaffelser. Kravene inngår i kravspesifikasjonen.

Åpen tilbudskonkurranse

Anskaffelsesprosedyre tillatt brukt under EØS-terskelverdi for klassisk sektor hvor alle interesserte leverandører gi tilbud. Fleksibel anskaffelsesprosedyre hvor oppdragsgiver kan tildele kontrakt kun basert på tilbudene slik de forelå ved tilbudsfristens utløp, eller etter å ha en dialog/forhandling med tilbydere før tildeling.